Sind elektronische Unterschriften wirksam? So arbeitet QuoteBill

Was eine E-Signatur bei QuoteBill aufzeichnet, wann eine einfache elektronische Signatur genügt, wann § 126 BGB Schriftform verlangt und was nicht digital geht.

Die kurze Antwort

Für viele alltägliche Geschäftsverträge ja. In Deutschland ist ein Vertrag grundsätzlich formfrei, und die eIDAS-Verordnung verbietet, einer Signatur die Wirkung nur deshalb abzusprechen, weil sie elektronisch ist. Es gibt aber Ausnahmen, und wie viel eine Unterschrift im Streitfall beweist, hängt von den Belegen ab. Dieser Leitfaden erklärt, was QuoteBill aufzeichnet und wie verschiedene Rechtsordnungen damit umgehen. Er ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

Was QuoteBill erzeugt

QuoteBill erzeugt eine einfache elektronische Signatur mit Ereignisprotokoll. Es ist keine qualifizierte und keine fortgeschrittene elektronische Signatur, und QuoteBill prüft nicht, wer unterschreibt: Protokolliert wird die Nutzung des Links und des Zugangscodes, die der Absender übermittelt hat. Zu jedem Vertrag bleiben:

  • Der genaue Vertragstext, beim Senden festgeschrieben, mit seinem SHA-256-Fingerabdruck. Jede Änderung am Inhalt ändert den Fingerabdruck.
  • Zu jeder Unterschrift der getippte Name, die gezeichnete oder getippte Unterschrift, der Text der Zustimmung, Zeit, IP-Adresse und Browser.
  • Ein Ereignisprotokoll, in dem jeder Eintrag den Hash des vorigen enthält, sodass eine Änderung die Kette unterbricht.
  • Ein Signaturprotokoll mit Referenz, Fingerabdruck und Protokoll-Hash, das jeder mit einer Kopie prüfen kann.

Was das Recht dazu sagt

Schreibt ein Gesetz die Schriftform vor, muss die Urkunde eigenhändig unterschrieben werden (§ 126 BGB). Elektronisch ersetzen lässt sie sich nur durch die elektronische Form des § 126a BGB, also mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Die Textform (§ 126b BGB) und Verträge ohne gesetzliche Form können dagegen elektronisch geschlossen werden.

Nach Art. 25 Abs. 1 der eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist oder die Anforderungen an qualifizierte Signaturen nicht erfüllt. Die Wirkung einer handschriftlichen Unterschrift hat nur die qualifizierte elektronische Signatur (Art. 25 Abs. 2).

Ähnliche Regeln gelten in den USA (ESIGN Act und Uniform Electronic Transactions Act), in Korea (Art. 3 des Gesetzes über elektronische Signaturen) und in Japan, wo ein Vertrag ohne besondere gesetzliche Form durch Einigung zustande kommt (Art. 522 Abs. 2 des Zivilgesetzbuchs).

Dokumente, die eine andere Form brauchen

Manche Erklärungen lassen sich so nicht oder nur mit zusätzlichen Schritten abgeben. Beispiele, keine vollständige Liste:

  • Testamente: Ein eigenhändiges Testament muss von Hand geschrieben und unterschrieben sein (§ 2247 BGB).
  • Grundstücke: Verträge über den Erwerb oder die Übertragung eines Grundstücks bedürfen der notariellen Beurkundung (§ 311b BGB).
  • Bürgschaften: Die Bürgschaftserklärung muss schriftlich erteilt werden; die elektronische Form ist ausgeschlossen (§ 766 BGB).
  • Arbeitsverhältnisse: Kündigung und Auflösungsvertrag bedürfen der Schriftform, die elektronische Form ist ausgeschlossen (§ 623 BGB).

So stärken Sie Ihre Beweislage

Weil der Absender die Links selbst übermittelt, kann QuoteBill nicht nachweisen, wer einen Link benutzt hat. Das Signaturprotokoll nennt jeden ausgestellten Link und jede IP-Adresse und vermerkt, wenn eine unterzeichnende Person die IP-Adresse des Absenders nutzte. Diese Schritte helfen:

  • Lassen Sie den Zugangscode eingeschaltet und teilen Sie ihn auf einem anderen Weg mit als den Link, etwa telefonisch.
  • Prüfen Sie bei wichtigen Verträgen die Identität der Gegenseite zusätzlich, zum Beispiel per Anruf oder Videogespräch.
  • Lesen Sie Namen genau: Ähnlich aussehende Zeichen, etwa ein kyrillisches „а“ statt eines lateinischen „a“, werden nicht erkannt.
  • Speichern Sie das unterschriebene PDF mit Signaturprotokoll, sobald der Vertrag abgeschlossen ist.

Einen unterschriebenen Vertrag später prüfen

Jedes Signaturprotokoll enthält die Referenz des Vertrags und seinen Fingerabdruck. Geben Sie beides auf der Prüfseite von QuoteBill ein: Eine Übereinstimmung bestätigt, dass ein Vertrag mit genau diesem Text abgeschlossen wurde, wann und mit wie vielen Unterschriften, und zeigt den Protokoll-Hash, der mit Ihrer Kopie übereinstimmen muss. Namen oder Inhalte zeigt die Prüfung nicht, und sie funktioniert auch, nachdem der Absender den Vertrag gelöscht hat.

Quellen

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