Rechnungsvorlage Excel, Word, PDF kostenlos: welches Format?
Rechnungsvorlage als Excel mit Formeln, als Word zum Umformulieren oder als PDF zum Versenden: welches Format wann passt, mit Beispiel und Checkliste.
Auf einen Blick
Kurz gesagt: welches Format für welche Rechnung
Excel, Word und PDF passen zu verschiedenen Momenten. Excel eignet sich für eine Rechnung, deren Zahlen sich noch ändern, weil die Summen den Zahlen folgen. Word eignet sich, wenn Sie den Text frei umformulieren wollen. Das PDF ist das Exemplar, das Sie verschicken, weil es auf jedem Bildschirm gleich aussieht. Oft braucht man alle drei: die Tabelle für die eigene Buchhaltung oder das Steuerbüro, die Word-Datei für die Formulierungen und das PDF für den Kunden.
QuoteBill erzeugt alle drei aus einem einzigen Dokument, Sie pflegen also nicht drei Vorlagen nebeneinander. Sie füllen die Rechnung einmal aus und wählen danach das Format. Ausfüllen und drucken können Sie ohne Konto; zum Speichern im Konto und für die Word- und Excel-Dateien brauchen Sie ein kostenloses Konto. Dieser Ratgeber hilft beim Erstellen der Datei und ist keine Steuerberatung.
Was in jeder Datei steckt
Excel- und Word-Dateien entstehen beim Klick in Ihrem Browser; Ihre Zahlen werden dafür nicht hochgeladen. Design, Logo, Ihre Farbe und die Dokumentensprache gehen in alle drei Formate über.
- Excel (.xlsx): das Layout mit lebenden Formeln. Jede Position ist Menge × Einzelpreis abzüglich eines Rabatts, auf den Cent gerundet; die Zwischensumme ist eine Summenformel, die Steuer kommt aus einer Zelle mit dem Steuersatz, und der Gesamtbetrag folgt daraus.
- Word (.docx): dasselbe Layout mit Farben, Logo, Absender und Empfänger, Tabelle und Summen als Text, den Sie bearbeiten können. Die Summen sind eingetippte Zahlen, keine Formeln.
- PDF: Sie wählen „Drucken / PDF“ und speichern im Druckdialog des Browsers als PDF. Die Datei erzeugt der Browser, prüfen Sie deshalb die Seitenumbrüche. Wie das unter Windows, am Mac und auf dem Handy geht, zeigt der Ratgeber „Rechnung drucken oder als PDF speichern“.
Online ausfüllen, ohne etwas herunterzuladen
Um eine Rechnung fertigzustellen, müssen Sie nichts herunterladen, und ausfüllen können Sie sie auch ohne Konto. Die Schritte sind:
- Öffnen Sie eine Vorlage, etwa die leere Rechnungsvorlage oder den kostenlosen PDF-Rechnungsgenerator, und wählen Sie „Jetzt ausfüllen, ohne Konto“. Wer von Hand schreiben will, druckt mit „Leeres Formular drucken / PDF“ das leere Formular.
- Tragen Sie Ihre Angaben, den Kunden, die Positionen und unter „Land / Währung“ Land und Währung ein. Ohne Konto bleibt die Rechnung nur in diesem Browser; um sie zu behalten, melden Sie sich an oder legen ein kostenloses Konto mit Google oder einer E-Mail-Adresse an; dann wird sie in Ihr Konto übernommen.
- Mit „In der Cloud speichern“ öffnen Sie die Rechnung später auf jedem Gerät. Bis dahin ist sie ein Entwurf, der nur auf diesem Gerät liegt.
- „Drucken / PDF“ liefert das PDF; unter „Herunterladen“ finden Sie „Excel-Datei (.xlsx)“ und „Word-Datei (.docx)“.
Rechenbeispiel: die Summen in Excel prüfen
Eine Beispielrechnung hat drei Positionen: Logodesign, 1 × 400 Euro = 400 Euro; Seiten für das Markenhandbuch, 8 × 45 Euro = 360 Euro; Druckdaten, 1 × 200 Euro mit 10 % Rabatt = 180 Euro. Die Zwischensumme beträgt 940 Euro. Mit 19 % Umsatzsteuer kommen 940 × 0,19 = 178,60 Euro hinzu, der Gesamtbetrag ist 1.118,60 Euro.
Ändern Sie in der Excel-Datei die Seiten des Markenhandbuchs von 8 auf 10. Die Position wird zu 450 Euro, die Zwischensumme zu 1.030 Euro, die Umsatzsteuer zu 195,70 Euro und der Gesamtbetrag zu 1.225,70 Euro, ohne dass Sie sonst etwas anfassen. In der Word-Datei müssten Sie für dieselbe Änderung Positionsbetrag, Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag selbst neu eintippen. Die Beträge sind ein Beispiel, keine Preisempfehlung, und welcher Steuersatz für Sie gilt, prüfen Sie selbst; für Kleinunternehmer gibt es den eigenen Ratgeber „Rechnung als Kleinunternehmer“.
Checkliste vor dem Versenden
Eine kostenlose Vorlage spart Tipparbeit, nicht die Kontrolle. Bevor die Datei Ihr Büro verlässt:
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Grenzen, die Sie vorher kennen sollten
Das Speichern im Konto und die Downloads als Word und Excel setzen ein kostenloses Konto voraus; ohne Konto füllen Sie eine Vorlage aus und drucken sie oder speichern sie als PDF, und sie bleibt nur in Ihrem Browser. QuoteBill verschickt die Rechnung nicht, zieht kein Geld ein und mahnt nicht, wenn sie überfällig ist. Ein Dokument aus QuoteBill ist eine druckbare Rechnung, keine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD und keine Buchhaltung.
Prüfen Sie, was in Ihrem Land auf eine Rechnung gehört, bevor Sie sich auf irgendeine Vorlage verlassen. Für Deutschland geht der Ratgeber „Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG“ die Angaben mit ihren Quellen durch, und ob Sie zwischen Unternehmen eine E-Rechnung brauchen und ab wann, erklärt der Ratgeber „E-Rechnung ab 2027“.
Womit Sie anfangen
Öffnen Sie auf der Vorlagenseite die leere Rechnungsvorlage, den Rechnungsgenerator oder eine Vorlage für Ihre Branche, oder wählen Sie unten „Rechnung erstellen“. Was nach der fertigen Datei kommt, beschreiben die Ratgeber „Rechnungsnummer vergeben“ und „Offene Rechnung“; für Angebote gibt es den Ratgeber „Angebotsvorlage Excel, Word, PDF“.
Häufige Fragen
Brauche ich für die Rechnungsvorlage ein Konto?
Zum Ausfüllen, Drucken und Speichern als PDF nicht; bis zur Anmeldung bleibt die Rechnung nur in Ihrem Browser. Zum Speichern im Konto und für die Dateien in Excel und Word brauchen Sie ein kostenloses Konto, das Sie mit Google oder einer E-Mail-Adresse anlegen.
Ändert sich die Rechnung in QuoteBill, wenn ich die Excel-Datei bearbeite?
Nein. Die heruntergeladene Datei ist eine Kopie; was Sie darin ändern, bleibt in der Datei. Halten Sie fest, welche Fassung die gültige ist, und ändern Sie im Zweifel die Rechnung im Editor und laden Sie sie neu herunter.
Warum rechnet die Word-Datei nicht mit?
Word ist für Text gedacht, deshalb schreibt QuoteBill die Summen dort als feste Zahlen. Nach einer Änderung von Menge oder Preis rechnen Sie sie selbst neu oder nehmen gleich die Excel-Datei, deren Formeln das übernehmen.
Reicht ein PDF als Rechnung?
Ein PDF zeigt die Rechnung auf jedem Gerät gleich und ist das übliche Exemplar zum Verschicken. Ob es für Ihren Kunden genügt, besonders zwischen Unternehmen, hängt von den Regeln zur E-Rechnung ab; der Ratgeber „E-Rechnung ab 2027“ erklärt sie mit amtlichen Quellen.
Musterverträge, Formulare und Werkzeuge
Kostenlose Vorlagen: Angebot, Rechnung, Quittung
Kostenloser Rechnungsgenerator
Rechnung online erstellen – mit Logo, Kundendaten, Positionen und Steuersatz. Vorschau prüfen und als PDF speichern. Kostenloses Konto genügt.
Leere Rechnungsvorlage
Leere Rechnungsvorlage: Artikel oder Leistung. Steuer und Summe werden automatisch berechnet. Online ausfüllen oder als Excel- und Word-Datei laden.
Kostenloser PDF-Rechnungsgenerator
Rechnung vorbereiten, Seitenumbrüche in der Vorschau prüfen und über Drucken / PDF direkt aus dem Browser als PDF speichern. Kostenloses Konto genügt.
Rechnungsvorlage für den Warenverkauf
Rechnungsvorlage für den Warenverkauf: verkaufte Waren, Warenversand und Geschenkverpackung. Mengen, Preise und Steuersatz eintragen und als PDF speichern.