Offene Rechnung: Zahlungserinnerung, Teilzahlung und Kontoauszug

Was nach Teilzahlungen und Korrekturen offen ist, wann Verzug eintritt, welche Verzugszinsen und Pauschale gelten und wann ein Kontoauszug hilft.

Was noch offen ist

Die Rechnung hält fest, was Sie berechnet haben, und bleibt unverändert, wenn Geld eingeht. Offen ist der Rechnungsbetrag abzüglich aller Zahlungen und aller Rechnungskorrekturen, die sich auf sie beziehen. Bekommt jede Zahlung eine eigene Quittung mit dem Tag des Geldeingangs, erklären die Belege den offenen Betrag von selbst.

Beispiel: Die Rechnung RE-2026-0042 über 40 Displayständer zu je 25 € und 80 € Verpackung lautet auf 1.080 € netto, mit 19 % Umsatzsteuer 1.285,20 €. Der Kunde zahlt die Hälfte, also bleiben 1.285,20 € − 642,60 € = 642,60 € offen.

Zahlungserinnerung und Mahnung

Ob Ihr Schreiben „Zahlungserinnerung“ oder „Mahnung“ heißt, ist rechtlich gleich: Eine eindeutige Aufforderung zu zahlen, die nach Fälligkeit kommt, ist eine Mahnung und setzt den Kunden in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB). Schreiben Sie freundlich, mit Rechnungsnummer, offenem Betrag und Zahlungsziel, und legen Sie die Rechnung unverändert bei.

Ohne Mahnung tritt Verzug ein, wenn ein vereinbarter Zahlungstermin nach dem Kalender verstreicht (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB), spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (§ 286 Abs. 3 BGB). Gegenüber Verbrauchern gilt die 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung besonders auf diese Folge hinweist. Steht der Termin nur auf der Rechnung, mahnen Sie nach Ablauf sicherheitshalber.

Verzugszinsen und 40-Euro-Pauschale

Im Verzug schulden Verbraucher Zinsen von fünf, Unternehmen von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 und 2 BGB). Der Basiszinssatz liegt laut Bundesbank seit 1. Juli 2026 bei 1,52 %, der Verzugszins zwischen Unternehmen also bei 10,52 % im Jahr. Ist der Kunde kein Verbraucher, kommen 40 Euro Pauschale hinzu (§ 288 Abs. 5 BGB).

Beispiel: Sind 642,60 € zwischen zwei Firmen 30 Tage im Verzug, ergibt das 642,60 € × 10,52 % × 30 ÷ 365 = 5,56 € Zinsen. Hilft auch die Mahnung nicht, ist das gerichtliche Mahnverfahren der nächste Schritt (§ 688 ZPO).

Teilzahlungen und Prozente

Quittieren Sie jede Zahlung einzeln, etwa „Teilzahlung 50 % zu RE-2026-0042, offen 642,60 €“. Die letzte Quittung sagt dann, dass die Rechnung vollständig bezahlt ist.

Prozente gehen selten glatt auf: 30 % von 1.234,55 € sind 370,365 €, gerundet 370,37 €. Die letzte Zahlung nimmt den Rest von 864,18 €, so stimmt die Summe auf den Cent. Weist jede Quittung ihre eigene Steuer aus, kann trotzdem ein Cent Rundungsdifferenz bleiben.

Wenn sich der Betrag ändert

Kommt Ware zurück oder vereinbaren Sie einen Nachlass, ändern Sie die verschickte Rechnung nicht. Eine Rechnungskorrektur mit Bezug auf die Rechnung senkt den offenen Betrag. War schon alles bezahlt, erstatten Sie den Betrag oder verrechnen ihn schriftlich mit der nächsten Rechnung.

Mehrere offene Rechnungen: der Kontoauszug

Hat ein Kunde mehrere Rechnungen offen, listet ein Kontoauszug Rechnungen, Zahlungen und Korrekturen eines Zeitraums mit dem Saldo auf; eine neue Zahlung fordert er nicht. Bestimmt der Kunde nicht, welche Rechnung er bezahlt, legt § 366 Abs. 2 BGB eine Reihenfolge fest, die mit der fälligen Schuld beginnt. Fragen Sie im Zweifel nach.

Forderungen verjähren in der Regel in drei Jahren ab dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind (§§ 195, 199 BGB); eine Rechnung aus 2026 meist mit Ablauf des Jahres 2029.

In QuoteBill nachhalten

Oben im Formular zeigt der Bereich „Verknüpfte Dokumente“, woraus die Rechnung entstand, welche Quittungen und Korrekturen dazugehören und was noch offen ist. „Zahlung erfassen“ legt die Quittung an, über den ganzen offenen Betrag oder einen Prozentsatz. Sie zählt sofort, weil sie als gesendet angelegt wird; prüfen Sie Zahlungsdatum und Zahlungsart und speichern Sie.

Entwürfe werden nicht nachverfolgt: Setzen Sie den Status beim Versand auf „Gesendet“, nach vollständiger Zahlung auf „Bezahlt“. Das Formular schlägt beides vor, ändert aber nichts von selbst. Im Arbeitsbereich zählt „Was Ihre Aufmerksamkeit erfordert“ überfällige und erwartete Zahlungen, und das Kundenmenü einer Rechnungszeile bietet „Kontoauszug für diesen Kunden“. QuoteBill verschickt nichts und erzeugt PDF-Dokumente, keine E-Rechnungen.

  • Das Geld ist nicht schon unter anderem Namen eingegangen.
  • Die Mahnung nennt Rechnungsnummer, offenen Betrag und Zahlungsziel.
  • Jede Zahlung hat eine eigene Quittung mit dem Tag des Geldeingangs.
  • Jede Änderung des Betrags steht in einer Rechnungskorrektur.

Quellen

Vorlagen für Angebot, Rechnung, Quittung kostenlos

  • Kostenloser Rechnungsgenerator

    Erfassen Sie Positionen, Mengen, Einzelpreise und Steuern, prüfen Sie die Vorschau und speichern Sie das Dokument als PDF. Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum lassen sich direkt ergänzen.

  • Quittungsvorlage

    Erfassen Sie eine erhaltene Zahlung mit Datum, Zahlungsart, der beglichenen Rechnung und dem Betrag und speichern Sie sie als PDF.

  • Vorlage für Kundenkontoauszüge

    Listen Sie Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften nach Datum mit laufendem Saldo auf und zeigen Sie dem Kunden den offenen Betrag.

  • Vorlage für Gutschrift und Rechnungskorrektur

    Mindern oder stornieren Sie eine bereits ausgestellte Rechnung mit deren Nummer und dem Grund, statt das Original zu ändern.