Rechnungsvorlage für Fotografen
Rechnungsvorlage für Fotografen: Fotoshooting, Bildbearbeitung und Nutzungsrechte an den Bildern. Mengen, Preise und Steuersatz eintragen und als PDF speichern.
Vorlagen nach Branche
- Fotoshooting
- Bildbearbeitung
- Nutzungsrechte an den Bildern
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Fotoshooting“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Nutzungsrechte an den Bildern“, ob sie abgeschlossen ist. Übergeben Sie die freigegebenen Fassungen und eine Dateiliste und bestätigen Sie Nutzungsumfang und abgeschlossene Korrekturen.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Eine Fotografenrechnung stellt meist drei verschiedene Dinge in Rechnung: die Zeit hinter der Kamera, die Stunden der Bildbearbeitung und das Recht, die Bilder zu nutzen. Wer ein Shooting für eine Website oder eine Kampagne beauftragt, muss diese Nutzungsrechte auf der Rechnung sehen, denn sie legen fest, wo und wie lange die Fotos erscheinen dürfen. Die Vorlage trennt Shooting, Bearbeitung und Lizenz, damit eine spätere Anfrage für weitere Medien als neue Lizenz kalkuliert werden kann.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Fotoshooting, Bildbearbeitung, Nutzungsrechte an den Bildern: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Fotoshooting
- Berechnen Sie das Shooting nach Stunden oder dem angebotenen halben Tag, mit Datum und Ort.
- Bildbearbeitung
- Nennen Sie die Zahl der bearbeiteten Bilder und den vereinbarten Retuscheumfang; eine Hautretusche dauert länger als eine Farbkorrektur.
- Nutzungsrechte an den Bildern
- Geben Sie Medien, Gebiet und Zeitraum der Nutzungsrechte an, zum Beispiel Website und soziale Medien für ein Jahr.
- Menge und Ausgabeformat
- Halten Sie Seiten, Motive, Wortzahl oder Laufzeit fest sowie die Endformate und ob offene Quelldateien enthalten sind.
- Abstimmung und Nutzungsumfang
- Legen Sie fest, wer den Entwurf freigibt, wie viele Korrekturschleifen vorgesehen sind, für welche Medien und wie lange genutzt wird und wer Fremdmaterial beschafft.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Halten Sie Aufnahmestunden, die Zahl der bearbeiteten Bilder sowie Medien und Dauer der Nutzungsrechte fest. Die Herausgabe der Originaldateien wird gesondert vereinbart.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Fotoshooting“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Bildbearbeitung“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Nutzungsrechte an den Bildern“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
3 weitere anzeigen
- Vereinbaren Sie, ab wann ein Richtungswechsel nach der Entwurfsfreigabe als Zusatzarbeit gilt.
- Prüfen Sie getrennt, ob offene Quelldateien und finale Lieferdateien enthalten sind.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Fotoshooting | 3 × 95,00 € | 285,00 € |
| Bildbearbeitung | 5 × 60,00 € | 300,00 € |
| Nutzungsrechte an den Bildern | 2 × 2.400,00 € | 4.800,00 € |
| Zwischensumme | 5.385,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 1.023,15 € | |
| Gesamt | 6.408,15 € | |
Nettobetrag 5.385,00 €, Umsatzsteuer 1.023,15 €, zu zahlender Gesamtbetrag 6.408,15 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Gehören die Rohdaten auf die Rechnung?
Nur wenn ihre Herausgabe vereinbart ist. Dann führen Sie sie in einer eigenen Zeile, denn Rohdaten werden oft getrennt von den bearbeiteten Bildern berechnet.
Der Kunde will die Fotos nun auch drucken. Was schicke ich?
Eine neue Rechnung für die zusätzlichen Nutzungsrechte, mit dem neuen Medium, dem Zeitraum und der Nummer der ursprünglichen Rechnung.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 5.385,00 € netto 1.023,15 €, zusammen 6.408,15 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Kann ich Logo und Unterschrift einfügen?
Ja. Im Absenderbereich des Editors gibt es Felder für Ihr Firmenlogo und für ein Bild Ihrer Unterschrift oder Ihres Stempels. Zum Hochladen brauchen Sie ein kostenloses Konto; als Mitglied hinterlegen Sie beides in den Einstellungen, dann beginnt jedes neue Dokument damit.
Kann ich es dem Kunden per E-Mail schicken?
Ja, über Ihr eigenes E-Mail-Programm. Mit einem kostenlosen Konto bietet das Download-Menü des Editors den Versand per E-Mail an: Ihr E-Mail-Programm öffnet sich mit einer vorbereiteten Nachricht zum Dokument. QuoteBill verschickt selbst nichts; speichern Sie das PDF und hängen Sie es vor dem Senden an.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Rechnungsvorlage für Fotografen“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Rechnungsnummer vergeben: fortlaufend, Beispiele, Korrektur. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.