Quittung für Freelancer-Honorare
Quittung für Freelancer: Zahlung des Kunden je Rechnungsnummer bestätigen, Auslagenersatz, einbehaltene Steuern und Eingangsdatum. Als PDF, Excel oder Word.
Vorlagen nach Branche
- Zahlung zu Rechnung INV-031: Markenillustrationen
- Zahlung zu Rechnung INV-034: zweite Korrekturrunde
- Auslagenersatz: Andrucke
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Zahlung der Rechnung zuordnen
Beispiel: Gleichen Sie die Zahlung für „Zahlung zu Rechnung INV-031: Markenillustrationen“ mit der beglichenen Rechnung ab: Rechnungsnummer, erhaltener Betrag und offener Rest.
Zahlung erfassen
Tragen Sie Zahlungsdatum, Zahlungsart und erhaltenen Betrag ein und prüfen Sie jede Position, die diese Zahlung abdeckt, bis „Auslagenersatz: Andrucke“.
Quittung senden
Senden Sie die Quittung an den Kunden und markieren Sie die Rechnung als bezahlt; bleibt ein Rest offen, bleibt auch die Rechnung offen.
Viele Freelancer stellen nie Quittungen aus, weil die Rechnung schon sagt, was geschuldet ist. Dann bittet die Buchhaltung eines Kunden um einen Zahlungsnachweis, eine Auszahlung einer Plattform muss zugeordnet werden, oder ein Eilauftrag wird bar bezahlt. Die Quittung beantwortet das auf einer Seite: welche Rechnungen beglichen sind, welche Auslagen erstattet wurden und ob der Kunde Steuern einbehalten hat. Die Vorlage gibt jeder Rechnung eine Zeile und trennt Auslagen vom Honorar.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Zahlung zu Rechnung INV-031: Markenillustrationen, Zahlung zu Rechnung INV-034: zweite Korrekturrunde, Auslagenersatz: Andrucke: die Positionen, die diese Zahlung abdeckt, so wie sie auf der beglichenen Rechnung stehen.
- Zahlung zu Rechnung INV-031: Markenillustrationen
- Nennen Sie Rechnungsnummer und Projekt und, falls abweichend, den eingegangenen statt des berechneten Betrags.
- Zahlung zu Rechnung INV-034: zweite Korrekturrunde
- Korrekturen, die auf einer späteren Rechnung standen, behalten ihre eigene Zeile, damit der Kunde jede Zahlung einer Freigabe zuordnen kann.
- Auslagenersatz: Andrucke
- Führen Sie Auslagen getrennt vom Honorar und legen Sie den Beleg des Lieferanten bei, damit der Kunde sieht, was er erstattet hat.
- Angaben zur Zahlung
- Tragen Sie Zahlungsdatum, Zahlungsart (Überweisung, Karte oder bar) und den tatsächlich erhaltenen Betrag ein.
- Bezug zur Rechnung
- Nennen Sie die Nummer der Rechnung, die diese Zahlung begleicht; bei einer Teilzahlung vermerken Sie den offenen Restbetrag.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Bestätigen Sie, welche Rechnung die Zahlung begleicht, wann und wie sie einging und ob der Kunde Steuern einbehalten hat, damit beide Seiten am Jahresende übereinstimmen.
Vor dem Versand prüfen
- Entspricht „Zahlung zu Rechnung INV-031: Markenillustrationen“ der Position auf der Rechnung, die diese Zahlung begleicht?
- Ist das Geld für „Zahlung zu Rechnung INV-034: zweite Korrekturrunde“ tatsächlich eingegangen, ganz oder teilweise?
- Steht „Auslagenersatz: Andrucke“ mit dem erhaltenen Betrag da, und ist ein offener Rest vermerkt?
3 weitere anzeigen
- Stellen Sie die Quittung erst aus, wenn das Geld tatsächlich eingegangen ist.
- Prüfen Sie, ob der erhaltene Betrag der Rechnung entspricht, und vermerken Sie eine Differenz als Restbetrag oder Überzahlung.
- Nennen Sie die beglichene Rechnungsnummer und führen Sie die Quittungsnummern als eigene Folge.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Zahlung zu Rechnung INV-031: Markenillustrationen | 1 × 1.200,00 € | 1.200,00 € |
| Zahlung zu Rechnung INV-034: zweite Korrekturrunde | 1 × 240,00 € | 240,00 € |
| Auslagenersatz: Andrucke | 1 × 35,00 € | 35,00 € |
| Zwischensumme | 1.475,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 280,25 € | |
| Gesamt | 1.755,25 € | |
Erhaltener Betrag 1.755,25 €, darin Umsatzsteuer 280,25 €.
- Beglichene Rechnung: INV-031.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Quittung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Quittung schreiben: Pflichtangaben und Kleinbetragsrechnung
Häufige Fragen
Der Kunde hat Steuern von meinem Honorar einbehalten. Was steht auf der Quittung?
Das volle Honorar in der Position, der einbehaltene Betrag und der Nettoeingang in den Anmerkungen. Lassen Sie sich den Einbehalt vom Kunden bescheinigen und bewahren Sie die Bescheinigung mit dieser Quittung auf.
Eine Plattform hat nach Abzug ihrer Provision ausgezahlt. Welchen Betrag quittiere ich?
Fragt der Kunde, quittieren Sie, was er an die Plattform gezahlt hat, und vermerken Sie, dass die Provision vor der Auszahlung abgezogen wurde. Die Abrechnung der Plattform bewahren Sie für Ihre eigenen Unterlagen auf.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 1.475,00 € netto 280,25 €, zusammen 1.755,25 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Kann ich Layout und Farbe ändern?
Ja. Im Editor wählen Sie ein anderes Layout und eine Dokumentfarbe für die gedruckte Seite. An den Zahlen ändert das nichts: Positionen und Summen bleiben, und PDF, Word- und Excel-Datei folgen dem gewählten Layout.
Wie wird das Dokument nummeriert?
QuoteBill vergibt für jedes neue Dokument automatisch eine eindeutige Nummer. Als Mitglied stellen Sie in den Einstellungen auf fortlaufende Nummern um, etwa REC-2026-0001: eine Folge je Dokumentart, die jedes Kalenderjahr neu beginnt. Eine selbst eingetippte Nummer bleibt, wie sie ist.
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Lesen Sie zu „Quittung für Freelancer-Honorare“ auch: Quittung schreiben: Pflichtangaben und Kleinbetragsrechnung und Rechnung drucken oder als PDF speichern: Anleitung. Zum Prüfen von Summe und Steuer: MwSt.- und GST-Rechner.