Rechnungsvorlage für freie Autoren

Erfassen Sie Positionen, Mengen, Einzelpreise und Steuern, prüfen Sie die Vorschau und speichern Sie das Dokument als PDF. Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum lassen sich direkt ergänzen.

Vorlagen nach Branche

  • Artikel, je Wort
  • Eilzuschlag für Lieferung
  • Korrekturschleifen über das Vereinbarte hinaus

Leitfaden zur Erstellung

Legen Sie neben Menge und Korrekturschleifen auch offene Quelldateien, Endformate und den Nutzungsumfang fest, um Nacharbeit nach der Lieferung zu vermeiden.

Leistungen und Positionen
Artikel, je Wort, Eilzuschlag für Lieferung, Korrekturschleifen über das Vereinbarte hinaus: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
Menge und Ausgabeformat
Halten Sie Seiten, Motive, Wortzahl oder Laufzeit fest sowie die Endformate und ob offene Quelldateien enthalten sind.
Abstimmung und Nutzungsumfang
Legen Sie fest, wer den Entwurf freigibt, wie viele Korrekturschleifen vorgesehen sind, für welche Medien und wie lange genutzt wird und wer Fremdmaterial beschafft.
Konkret abzustimmender Umfang
Nennen Sie je Beitrag Wortzahl oder Pauschale, die vereinbarten Korrekturschleifen und einen etwaigen Eilzuschlag. Geben Sie an, welche Nutzungsrechte das Honorar abdeckt, etwa die Erstveröffentlichung, und führen Sie weitergehende Rechte in einer eigenen Zeile auf. Prüfen Sie, wie Steuern für Ihre Tätigkeit an Ihrem Arbeitsort gelten.
  • Vereinbaren Sie, ab wann ein Richtungswechsel nach der Entwurfsfreigabe als Zusatzarbeit gilt.
  • Prüfen Sie getrennt, ob offene Quelldateien und finale Lieferdateien enthalten sind.
  • Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.

  1. Umfang und Mengen klären

    Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Artikel, je Wort“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.

  2. Lieferung und Abnahme dokumentieren

    Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Korrekturschleifen über das Vereinbarte hinaus“, ob sie abgeschlossen ist. Übergeben Sie die freigegebenen Fassungen und eine Dateiliste und bestätigen Sie Nutzungsumfang und abgeschlossene Korrekturen.

  3. Abrechnung übermitteln

    Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.

Was auf dem Dokument stehen muss

Mit diesen Angaben lässt sich eine Rechnung leichter freigeben und ablegen.

  • Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. Ihres Unternehmens
  • Name und Anschrift des Kunden
  • Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Dokumentnummer
  • Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Betrag
  • Steuer getrennt vom Nettobetrag ausgewiesen, dazu der Gesamtbetrag
  • Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, Bankverbindung oder akzeptierte Zahlungsarten
  • § 14 UStG verlangt zusätzlich die Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Zeitpunkt der Lieferung. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus und nimmt stattdessen einen entsprechenden Hinweis auf.

Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.

Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates

Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG

Häufige Fragen

Rechnungsvorlage für freie Autoren: Was gehört hinein?
Beginnen Sie mit den Positionen, die die Vorlage mitbringt – Artikel, je Wort, Eilzuschlag für Lieferung, Korrekturschleifen über das Vereinbarte hinaus – und ersetzen Sie sie durch das tatsächlich Gelieferte. Prüfen Sie danach die Pflichtangaben oben, besonders die Dokumentnummer und die getrennt ausgewiesene Steuer.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Wie nummeriere ich Rechnungen?
Verwenden Sie je Unternehmen eine lückenlose Folge und nie dieselbe Nummer zweimal. Eine bereits versendete Rechnung wird nicht gelöscht, sondern durch eine Korrektur berichtigt.
Ist diese Vorlage kostenlos?
Ja. Bearbeiten und PDF-Export sind mit einem Konto kostenlos, ohne Bezahlschritt und ohne Wasserzeichen im Dokument.
Kann ich die Vorlage als Excel, Word oder PDF herunterladen?
Ja. Die Excel- und die Word-Datei laden Sie direkt auf dieser Seite herunter, und in der Excel-Datei bleiben die Formeln erhalten: Wenn Sie eine Menge ändern, werden Steuer und Gesamtbetrag neu berechnet. Für PDF öffnen Sie die Vorlage und speichern über Drucken / PDF.
Kann ich sie in einer anderen Sprache oder Währung nutzen?
Ja. Die Dokumentsprache lässt sich auf eine von 33 Sprachen stellen, und mit der Länderauswahl wechseln Währung, Datumsformat und Steuersatz mit.