청구서 작성법: 10가지 항목과 계산 예시

청구서란 무엇이고 무엇을 적어야 하나

청구서(인보이스)는 합의한 상품이나 용역의 대금을 지급해 달라고 요청하는 문서입니다. 가격을 제안하는 견적서와도, 돈을 받았다는 사실을 남기는 영수증과도 다릅니다. 잘 쓴 청구서는 거래처 담당자가 다시 묻지 않고 바로 결재할 수 있도록 누가 누구에게, 무엇을, 얼마에, 언제까지, 어떻게 받을지를 모두 담고 있습니다.

국내 과세사업자끼리 거래한다면 청구서와 별도로 세금계산서를 발급해야 하는 경우가 많습니다. 청구서는 지급을 요청하는 거래 문서이고, 세금계산서는 부가가치세법이 정한 증빙이라 역할이 다릅니다. 이 가이드는 어느 나라에서나 통하는 청구서의 기본 구성과 계산 예시를 먼저 보여 주고, 나라별로 달라지는 점을 정리합니다.

청구서에 들어가는 10가지 항목

위에서 아래로 이 순서대로 채우면 빠지는 항목이 없습니다.

• 문서 제목: ‘청구서’ 또는 ‘인보이스’라고 적어 견적서나 영수증과 헷갈리지 않게 합니다.
• 청구서 번호: INV-2026-014처럼 자기만의 순서를 정하고, 한 번 쓴 번호는 다시 쓰지 않습니다.
• 발행일과 공급일: 작업 기간이 따로 있으면 ‘9월 28일~10월 2일 작업분’처럼 함께 적습니다.
• 공급자 정보: 상호, 주소, 이메일, 사업자등록번호를 적습니다.
• 공급받는 자 정보: 거래처의 정식 상호와 청구서를 받을 주소, 담당 부서, 받은 발주 번호가 있으면 그 번호.
• 품목: 계약서나 견적서와 대조할 수 있는 품목명, 수량이나 시간, 단가, 금액을 한 줄에 하나씩 적습니다.
• 공급가액과 세액: 할인은 별도 금액으로 보이게 하고, 세금이 붙는다면 세율과 세액을 적습니다.
• 합계 금액: 해외 거래처라면 USD, EUR처럼 통화 코드를 함께 씁니다.
• 지급기한: ‘발행 후 14일’이라고만 쓰지 말고 날짜로 적습니다.
• 입금 방법: 은행과 계좌번호, 예금주, 입금할 때 적어 달라고 할 참조 번호.

계산 예시: 사진 작가의 청구서

제품 사진 작가가 소규모 브랜드에 반일 촬영과 보정 이미지를 청구하는 경우입니다. 금액은 설명용 예시이며 권장 단가가 아닙니다. 부가가치세 10%는 일반과세자의 국내 과세 거래를 가정한 것입니다.

청구서 번호는 INV-2026-014, 발행일은 2026-10-05, 지급기한은 14일 뒤인 2026-10-19입니다. 비고에는 ‘견적서 Q-2026-031에 따른 9월 30일 촬영분’, ‘입금하실 때 INV-2026-014를 적어 주세요’라고 씁니다. 예약할 때 선금 300,000원을 받았다면 합계 1,111,000원은 그대로 두고 ‘9월 20일 선금 입금 300,000원’과 ‘남은 금액 811,000원’을 따로 적어 양쪽 모두 금액을 따라갈 수 있게 합니다. 세금계산서도 발급해야 하는 거래라면 그것은 홈택스나 전자세금계산서 발급 서비스에서 따로 발급합니다.

• 제품 촬영(반일): 1 × 650,000원 = 650,000원
• 보정 이미지(JPEG 납품): 24 × 15,000원 = 360,000원
• 공급가액: 650,000 + 360,000 = 1,010,000원
• 부가가치세 10%: 1,010,000 × 0.1 = 101,000원
• 합계: 1,010,000 + 101,000 = 1,111,000원

나라별로 달라지는 점

위 항목만 갖추면 상거래용 청구서로는 충분합니다. 다만 공급자나 거래처가 부가가치세·GST 사업자로 등록되어 있으면 각국 세무 당국이 정한 항목이 더해집니다. 해외 거래처에 청구할 때 참고할 요약이며, 대부분 별도 가이드가 있습니다.

• 미국: 연방 차원의 부가가치세가 없고 판매세는 주와 지방정부가 정합니다. 어디에 파느냐에 따라 과세 여부가 달라지므로 판매세는 별도 줄로 표시합니다.
• 영국: VAT 등록 사업자는 VAT 등록 거래처에 VAT 인보이스를 주며, VAT 번호와 품목별 세율·세액, 파운드화로 적은 VAT 합계가 들어갑니다.
• EU: 부가가치세 지침이 정식 인보이스의 기재사항을 정하며, 국경 간 사업자 거래에는 양쪽 VAT 번호와, 거래처가 세금을 신고하는 경우 ‘Reverse charge’ 문구가 필요합니다.
• 호주: GST 등록 사업자는 ABN과 GST가 적힌 택스 인보이스를 발행하고, 1,000호주달러 이상이면 구매자의 신원이나 ABN도 적습니다.
• 일본: 등록 사업자의 적격청구서에는 T로 시작하는 13자리 등록번호와 세율별로 나눈 세액이 들어갑니다.
• 한국: 과세사업자 간 거래는 대부분 전자세금계산서로 증빙하며, 일반 청구서는 대금 지급 요청일 뿐 세금계산서를 대신하지 않습니다.

QuoteBill에서 만들기

무료 청구서 생성기나 업종에 맞는 템플릿을 열고 로그인한 뒤 ‘공급자’와 ‘공급받는 자’ 정보, 필요한 ‘사업자등록번호’를 채웁니다. 품목마다 수량과 단가를 입력하세요. QuoteBill 문서는 ‘세율 (%)’ 하나를 문서 전체에 적용하며, 인쇄하기 전에 세율을 묻습니다. 세금이 없는 거래라면 0을 입력하면 됩니다. 세율이 다른 품목은 청구서를 나눠 만듭니다.

‘지급기한’을 정하고 입금 계좌와 참조 번호는 ‘거래 조건’에 적은 다음 ‘클라우드 저장’과 ‘인쇄 / PDF’를 누릅니다. 번호는 번호 매기기 설정을 따르고, 클라우드의 다른 문서가 이미 쓰는 번호는 저장되지 않습니다. QuoteBill은 선금을 자동으로 빼 주거나 청구서를 대신 보내거나 대금을 받아 주지 않으며, PDF는 인쇄용 청구서일 뿐 세금계산서나 전자세금계산서가 아닙니다.

보내기 전 체크리스트

편집 화면이 아니라 PDF를 열어 거래처가 받을 모습 그대로 확인하세요.

• 번호가 새것이고, 발행일이 예전 사본을 저장한 날이 아니라 오늘 날짜인가요?
• 모든 품목이 거래처가 승인한 견적서, 발주서, 작업 시간 기록과 맞나요?
• 세율과 거래처 사업자등록번호가 이 거래에 맞나요? 세금이 없다면 그 이유를 비고에 적었나요?
• 합계, 통화, 지급기한이 PDF와 함께 보내는 메일에서 똑같이 읽히나요?
• 계좌 정보가 최신이고, 계좌를 바꿨다면 메일만이 아니라 전화로도 알렸나요?
• 보낸 PDF를 날짜와 함께 거래처 폴더에 그대로 보관했나요?

자주 묻는 질문

청구서를 몇 장 안 보내도 번호가 꼭 필요한가요? 필요합니다. 고유 번호가 있어야 양쪽이 같은 문서를 헷갈리지 않고 가리킬 수 있고, 입금 확인과 정정도 쉬워집니다. INV-2026-001 같은 형식을 정해 같은 번호를 두 번 쓰지 마세요.

세금계산서를 발급하면 청구서는 따로 안 보내도 되나요? 거래처가 무엇을 요구하는지에 달려 있습니다. 세금계산서에도 공급가액과 세액이 적히지만, 지급기한과 입금 계좌, 작업 내역까지 한 번에 전하려면 청구서를 함께 보내는 편이 편합니다.

이미 보낸 청구서가 틀렸으면 어떻게 하나요? 보낸 사본을 몰래 고치지 말고 취소나 감액을 알리는 크레딧 노트를 보낸 뒤 필요하면 새 청구서를 보냅니다. 세금계산서까지 발급했다면 수정세금계산서 절차를 따로 밟아야 합니다.

PDF 청구서만으로 충분한가요? 많은 거래에서는 충분합니다. 다만 한국의 전자세금계산서나 EU에서 단계적으로 도입되는 전자 인보이스처럼 정해진 형식의 전자 문서를 요구하는 경우에는 PDF가 그 요건을 채우지 못합니다.

샘플 계약서와 도구

• VAT·GST 계산기: 세전·세후 금액 계산
• 통화 환산기

참고 자료

• 국세청: 부가가치세 세율(일반과세자와 간이과세자)

무료 견적서·청구서·영수증 양식 250종

• 무료 인보이스 생성기

  로고, 거래처, 품목, 세율을 넣어 온라인에서 청구서를 만드는 무료 인보이스 생성기입니다. 수식이 살아 있는 엑셀·워드로 내려받거나 미리보기를 확인하고 PDF로 저장하세요. 무료 계정으로 씁니다.

• 빈 인보이스 템플릿

  품목 한 줄만 둔 빈 인보이스 양식입니다. 상품이나 서비스 이름, 수량, 단가를 직접 적고 필요한 만큼 줄을 늘리세요. 온라인에서 작성하거나 엑셀·워드로 내려받을 수 있습니다.

• 사진 촬영 인보이스 템플릿

  사진작가·스튜디오를 위한 인보이스 양식입니다. 사진 촬영, 사진 보정, 사진 사용권 항목이 예시로 들어 있습니다. 수량과 단가를 바꾸면 세액과 합계가 다시 계산됩니다. 온라인에서 작성하거나 엑셀·워드로 내려받으세요.