무료 청구서 양식: 엑셀·워드·PDF로 받는 방법

엑셀, 워드, PDF 중 청구서에 맞는 형식을 고르는 법. 내려받지 않고 온라인에서 작성하는 순서와 엑셀 계산 확인 예시, 보내기 전 체크리스트를 담았습니다.

무료 청구서 양식은 어떤 형식이 좋을까요?

엑셀, 워드, PDF는 쓰이는 순간이 서로 다릅니다. 엑셀은 숫자가 자주 바뀌는 청구서에 맞습니다. 숫자를 고치면 합계가 따라 바뀌기 때문입니다. 워드는 문구를 자유롭게 고치고 싶을 때, PDF는 어느 화면에서나 똑같이 보이므로 고객에게 보내는 사본에 맞습니다. 회계 담당자에게는 스프레드시트를, 문구를 다듬을 때는 워드 파일을, 고객에게는 PDF를 쓰는 식으로 세 가지가 모두 필요한 경우가 많습니다.

QuoteBill은 하나의 문서에서 세 형식을 모두 만들어 주므로 양식을 세 벌 따로 관리하지 않아도 됩니다. 청구서를 한 번만 채운 뒤 형식을 고르세요.

QuoteBill에서 형식마다 담기는 내용

엑셀과 워드 파일은 버튼을 누르면 브라우저 안에서 만들어지며, 입력한 숫자는 파일을 만들려고 업로드되지 않습니다. 디자인과 로고, 문서 색상, 문서 언어는 세 형식 모두에 반영됩니다.

  • 엑셀(.xlsx): 문서 모양은 그대로이고 수식이 살아 있습니다. 각 줄은 수량 × 단가에서 할인을 뺀 값을 통화의 소수 자릿수에 맞춰 반올림하고, 소계는 줄 금액의 합, 세금은 세율 칸으로 계산하며, 합계는 소계와 세금을 더해 자동으로 계산됩니다.
  • 워드(.docx): 같은 레이아웃과 색상, 로고, 당사자 정보, 표, 합계를 고칠 수 있는 글로 담습니다. 합계는 수식이 아니라 입력된 숫자입니다.
  • PDF: "인쇄 / PDF"를 누른 뒤 브라우저 인쇄 창에서 PDF로 저장합니다. 파일은 브라우저가 만들므로 페이지 나눔을 직접 확인하세요.

내려받지 않고 온라인에서 청구서 작성하기

청구서를 끝내려고 무언가를 내려받을 필요는 없지만, 내용을 채우려면 무료 계정이 필요합니다. 순서는 다음과 같습니다.

  • 무료 청구서 생성기 같은 템플릿을 엽니다. 가입하지 않아도 양식을 보고 빈 양식을 PDF로 인쇄할 수 있습니다.
  • 내용을 채우려면 Google 계정이나 이메일로 무료 계정을 만든 뒤 내 정보, 고객, 품목, 국가와 통화를 입력합니다.
  • "클라우드 저장"을 누르면 어느 기기에서든 청구서를 열 수 있습니다. 그 전에는 이 기기에만 있는 초안입니다.
  • PDF는 "인쇄 / PDF"로, 엑셀과 워드는 "다운로드" 메뉴의 "엑셀 (.xlsx)"과 "워드 (.docx)"로 받습니다.

예시: 엑셀에서 계산 확인하기

설명용 청구서에 세 줄이 있다고 해 보겠습니다. 로고 디자인 1 × 400 = 400, 브랜드 가이드 페이지 8 × 45 = 360, 인쇄용 파일 1 × 200에 10% 할인을 적용한 180입니다. 소계는 940이고, 예시 세율 10%를 적용하면 세금은 94, 총액은 1,034입니다.

엑셀 파일에서 브랜드 가이드 페이지를 8에서 10으로 바꿔 보세요. 그 줄은 450, 소계는 1,030, 세금은 103, 총액은 1,133이 되며 다른 곳은 고치지 않아도 됩니다. 워드 파일에서는 같은 변경을 하려면 줄 금액과 소계, 세금, 총액을 직접 다시 입력해야 합니다. 금액과 세율은 예시일 뿐 권장 가격이나 세무 조언이 아닙니다.

보내기 전에 확인할 것

무료 양식은 입력을 줄여 줄 뿐, 확인까지 대신해 주지는 않습니다. 파일을 보내기 전에 아래를 확인하세요.

  • 청구서 번호가 새 번호이고, 발행일과 지급기한이 맞나요?
  • 국가, 통화, 세금 설정이 이번 거래와 맞나요? 세금 계산은 보조 도구이며 세무 조언이 아닙니다.
  • 고객이 쓸 프로그램에서 파일을 열어 첫 페이지뿐 아니라 마지막 페이지도 읽어 보세요.
  • PDF와 워드, 엑셀 파일을 미리보기와 비교하세요. 프로그램에 따라 글꼴과 페이지 나눔이 다를 수 있습니다.
  • 보낸 버전과 보낸 날짜를 기록해 두세요.

시작하기 전에 알아 둘 한계

저장과 편집, 워드·엑셀 다운로드에는 무료 계정이 필요하고, 가입하지 않은 방문자는 템플릿을 보고 빈 양식을 인쇄하는 것까지만 할 수 있습니다. QuoteBill은 청구서를 대신 보내거나, 대금을 받아 주거나, 기한이 지난 청구서를 독촉하지 않습니다. 또한 만들어지는 문서는 인쇄할 수 있는 사본일 뿐 등록된 전자청구서나 회계 시스템이 아닙니다. 어떤 양식이든 믿기 전에 내 나라가 청구서에 요구하는 항목을 확인하세요.

어디서 시작할까요

템플릿 페이지에서 무료 청구서 생성기나 다른 청구서 템플릿을 열거나, 아래의 "청구서 만들기"를 누르세요. 청구서를 보낸 뒤 대금을 확인하는 방법은 미수금 관리 가이드에 정리해 두었습니다.

무료 견적서·청구서·영수증 양식 225종