미수금 관리: 입금 확인, 부분 입금 영수증, 거래처 잔액 명세서

청구서에서 받은 금액과 감액을 빼 남은 금액을 계산하는 법, 지급기한이 지난 뒤의 지연손해금과 소멸시효, 부분 입금 영수증과 거래처 잔액 명세서를 쓰는 법을 정리했습니다.

남은 금액 계산: 청구 금액 − 입금 − 감액

청구서는 무엇을 청구했는지 기록한 문서라서 돈이 들어와도 고치지 않습니다. 남은 금액은 청구 금액에서 지금까지 받은 금액과 발행한 크레딧 노트 금액을 뺀 값입니다. 입금이 있을 때마다 그날 받은 금액으로 영수증을 한 장씩 발급하면, 청구서를 고치지 않아도 서류만으로 잔액을 설명할 수 있습니다.

예시: 청구서 INV-2026-0042는 공급가액 1,000,000원, 부가가치세 100,000원, 합계 1,100,000원입니다. 계약금 30%인 330,000원이 들어와 영수증을 발급하면 남은 금액은 1,100,000원 − 330,000원 = 770,000원입니다.

지급기한 전후의 연락

지급기한 며칠 전에 청구서 번호, 금액, 기한, 입금 계좌를 짧게 알려 두면 깜빡해서 늦어지는 일이 많이 줄어듭니다. 기한이 지나면 먼저 통장을 확인하세요. 다른 이름으로 입금되었을 수 있습니다. 그다음 청구서 번호, 남은 금액, 원래 지급기한을 적어 정중하게 입금을 부탁하고, 청구서는 고치지 않은 그대로 다시 첨부합니다.

지급기한을 날짜로 정해 두었다면 기한이 도래한 때부터, 기한을 정하지 않았다면 이행 청구를 받은 때부터 채무자에게 지체책임이 생깁니다(민법 제387조). 그래서 견적서나 계약서에 지급기한을 날짜로 적어 두는 것이 좋습니다.

지연손해금과 소멸시효

대금이 늦어지면 약정한 이율이 없어도 법정이율로 지연손해금을 청구할 수 있고, 손해를 따로 증명할 필요가 없습니다(민법 제397조). 법정이율은 연 5%, 상행위로 생긴 채무는 연 6%입니다(민법 제379조, 상법 제54조). 사업자 사이에서 770,000원이 30일 늦었다면 770,000원 × 6% × 30 ÷ 365 = 약 3,797원입니다.

받을 돈에는 시효가 있습니다. 상인이 판 상품의 대가와 공사대금은 3년(민법 제163조), 그 밖의 상거래 채권은 대부분 5년(상법 제64조) 동안 권리를 행사하지 않으면 시효로 소멸합니다. 연락해도 받지 못하면 법원에 지급명령을 신청할 수 있습니다(민사소송법 제462조).

부분 입금과 계약금 영수증

영수증은 청구서 한 건에 한 장이 아니라 입금 한 번마다 한 장씩 발급하고, 받은 금액, 입금일, 관련 청구서 번호, 남은 금액을 적습니다. 마지막 영수증에는 완납이라고 적습니다.

비율로 나누면 원 단위가 딱 떨어지지 않을 때가 많습니다. 1,234,567원의 30%는 370,370.1원이므로 370,370원으로 적고, 잔금으로 나머지 864,197원을 받으면 합계가 1원도 어긋나지 않습니다. 영수증마다 세액을 따로 계산하면 반올림 때문에 1원 차이가 날 수 있습니다.

금액이 바뀌면 크레딧 노트와 수정세금계산서

반품이나 할인으로 금액이 줄면 보낸 청구서를 고치지 말고, 그 청구서를 참조하는 크레딧 노트를 발행합니다. 남은 금액은 크레딧 노트 금액만큼 줄어듭니다. 국내 과세 거래라면 감액분은 수정세금계산서로 반영합니다(부가가치세법 시행령 제70조).

청구서가 여러 건이면 거래처 잔액 명세서

한 거래처에 청구서가 여러 건 남아 있으면 거래처 잔액 명세서로 기간 중의 청구, 입금, 크레딧과 잔액을 한 장에 보여 주세요. 명세서는 새로 대금을 요청하는 문서가 아니라 서로의 장부를 맞춰 보는 문서입니다.

입금한 쪽이 어느 청구서에 대한 돈인지 정하지 않으면 받는 쪽이 정할 수 있고(민법 제476조), 둘 다 정하지 않으면 이행기가 도래한 채무부터 충당하는 등 민법 제477조의 순서를 따릅니다. 실제로는 거래처에 확인하고 그 내용을 기록해 두는 것이 가장 확실합니다.

QuoteBill에서 미수금 챙기기

청구서를 열면 편집 화면 위쪽의 "연결된 문서"에 원본 견적서, 이 청구서로 만든 영수증과 크레딧 노트, "남은 금액"이 보입니다. "입금 기록하기"에서 "남은 금액 전부"나 "일부만"과 비율을 고르면 영수증이 만들어집니다. 이 영수증은 발송된 상태로 만들어져 바로 받은 금액에 반영되므로, 결제일과 결제 수단을 확인한 뒤 저장하세요.

초안 상태의 청구서는 QuoteBill이 챙기지 않으므로, 청구서를 보냈다면 상태를 "발송됨"으로 바꾸세요. 보낸 것으로 보이는 초안에는 "발송됨으로 표시" 버튼이, 영수증과 크레딧 노트로 금액이 모두 정리되면 "결제 완료로 표시" 버튼이 나타납니다. QuoteBill은 상태를 스스로 바꾸지 않고 거래처에 아무것도 보내지 않습니다.

작업 공간의 "확인이 필요한 문서"는 "기한 지난 청구서", "입금 대기", "청구할 차례", "곧 끝나는 견적"의 개수를 보여 주고, 누르면 해당 문서만 나옵니다. 청구서 줄의 거래처 메뉴에서 "이 거래처 잔액 명세서"를 고르면 그 거래처에 발행한 청구서, 영수증, 크레딧 노트로 잔액 명세서가 만들어집니다. QuoteBill 영수증은 돈을 받았음을 확인하는 문서일 뿐 적격증빙이 아닙니다.

  • 다른 이름으로 이미 입금되지 않았는지 통장을 확인했는지
  • 청구서를 실제로 보냈고 상태가 "발송됨"인지
  • 연락할 때 청구서 번호, 남은 금액, 원래 지급기한을 적었는지
  • 입금마다 영수증을, 금액 변경마다 크레딧 노트를 발행했는지

참고 자료

무료 견적서·청구서·영수증 양식 225종

  • 무료 인보이스 생성기

    전문 서비스, 추가 작업, 프로젝트 경비 항목을 포함한 청구서입니다.

  • 영수증 양식

    결제일, 결제 수단, 관련 청구서 번호와 받은 금액을 적는 무료 영수증 양식입니다. 엑셀·워드로 내려받거나 온라인에서 작성해 PDF로 저장하세요.

  • 거래처 잔액 명세서 양식

    청구서, 입금, 크레딧을 날짜순으로 적어 누계 잔액과 미결제 잔액을 보여 주는 양식입니다. 저장한 청구서에서 항목을 불러올 수 있습니다.

  • 크레딧 노트 양식

    이미 보낸 인보이스를 감액·취소할 때 원 인보이스 번호와 사유를 적는 크레딧 노트 양식입니다. 국내 세금계산서 거래는 수정세금계산서로 처리합니다.