선금·잔금 청구서 작성법: 계약금 받고 잔금 청구

선금(착수금) 조건 합의부터 선금 청구서, 영수증, 잔금 청구서까지. 30% 선금 계산 예시와 세금이 생기는 시점, 계약금이라는 이름의 의미를 정리했습니다.

요약: 선금 청구서와 잔금 청구서

선금(착수금) 청구서는 작업을 시작하거나 상품을 보내기 전에 대금의 일부를 요청하는 청구서입니다. 일이 끝나면 잔금 청구서로 나머지를 청구하고, 두 청구서를 합치면 합의한 금액이 되어야 합니다. 선금은 먼저 서면으로 합의하고, 입금되면 영수증을 주고, 잔금 청구서에는 잔금을 어떻게 계산했는지 보이게 하세요.

세금은 마지막이 아니라 선금을 받을 때 생길 수도 있습니다. 국내 과세사업자 간 거래라면 선금을 받을 때 세금계산서를 발급할지, 공급이 끝난 뒤 발급할지가 부가가치세법의 공급시기 규정에 따라 정해지므로 세무사와 확인하고, 세금계산서 가이드도 함께 보세요.

청구 전에 선금 조건부터 합의하기

견적서의 거래 조건과 계약서에 선금의 비율이나 금액, 입금일, 취소할 때의 처리를 적어 두세요. 청구서에서 처음 등장하는 선금은 거래처가 합의한 적 없는 요구가 됩니다.

‘계약금’이라는 이름에도 주의하세요. 민법 제565조는 매매에서 계약금을 주고받으면 다른 약정이 없는 한 이행에 착수하기 전까지 준 사람은 계약금을 포기하고, 받은 사람은 두 배를 돌려주고 계약을 해제할 수 있다고 정합니다. 용역 계약에서도 이런 해석을 둘러싼 다툼을 피하려면 ‘착수금(선금)’의 성격과 취소 시 정산 방법을 계약서에 분명히 적으세요.

  • 선금은 대금의 몇 %인지, 또는 정액인지
  • 입금 기한과, 입금 후에 작업을 시작하는지
  • 선금에 부가세를 붙이는지, 붙인다면 그 세율
  • 작업 전 어느 한쪽이 취소하면 선금을 어떻게 처리하는지

잔금을 청구하는 두 가지 방법

잔금 청구서를 전체 금액으로 쓰고 이미 청구한 선금을 빼서 보여 주는 방법과, 잔금만 청구하고 선금 청구서를 참조로 적는 방법이 있습니다. 어느 쪽이든 선금과 잔금을 더하면 합의 금액이 되고 같은 단계를 두 번 청구하지 않았다는 것이 보이면 됩니다.

어느 방법이든 선금 청구서 번호와 선금이 입금된 날짜를 적으세요. 작업 중에 금액이 바뀌었다면 잔금을 조용히 고치지 말고 잔금 청구서에 변경 내용을 설명합니다.

계산 예시: 계약금 30%인 웹사이트 제작

스튜디오가 웹사이트 제작을 공급가액 4,000,000원, 부가세 10% 별도(합계 4,400,000원)에 수주하고, 작업 전에 대금의 30%를 받기로 했습니다. 금액은 설명용 예시입니다. 계약할 때 선금 청구서 INV-101을, 작업을 마친 뒤 INV-101을 참조한 잔금 청구서 INV-118을 발행합니다.

  • 선금 청구서 INV-101: 4,000,000원의 30% = 1,200,000원, 부가세 120,000원, 합계 1,320,000원
  • 잔금 청구서 INV-118: 4,000,000 − 1,200,000 = 2,800,000원, 부가세 280,000원, 합계 3,080,000원
  • 확인: 1,320,000 + 3,080,000 = 4,400,000원(부가세 포함 합의 금액)
  • 영수증: 선금이 들어오면 1,320,000원, 잔금이 들어오면 3,080,000원

선금에 세금이 붙는 시점

선금에 언제 세금이 생기는지는 나라마다 다릅니다. 예를 들어 영국 정부 안내는 보증금을 제외하면 대금의 일부가 될 선금은 받은 날이나 VAT 인보이스를 발행한 날 중 빠른 날에 공급 시기가 생긴다고 설명합니다.

국내 거래에서는 세금계산서 발급 시기를 놓치면 불이익이 있을 수 있으므로, 선금 청구서에 세금을 붙일지와 세금계산서를 언제 발급할지 미리 세무사와 정해 두세요. QuoteBill 청구서는 세금계산서를 대신하지 않습니다.

QuoteBill에서 하는 방법

가격표가 있는 전자계약이 서명 완료되었다면 ‘이 계약서로 청구서 만들기’에서 ‘일부만’을 고르고 ‘금액 중 비율(%)’에 30을 넣으세요. 청구서에 계약 참조번호가 들어가고 세금도 계약서 금액과 맞게 계산됩니다. 승인된 견적서에서 시작한다면 ‘청구서 만들기’로 별도 초안을 만든 뒤 품목을 견적서 번호를 적은 선금 한 줄로 바꿉니다.

선금이 들어오면 선금 청구서에서 영수증을 만드세요. 잔금 청구서에는 ‘웹사이트 제작 잔금: 4,000,000원에서 INV-101 선금 차감’처럼 잔금을 한 줄로 적습니다. QuoteBill은 선금을 자동으로 빼지 않고 마이너스 금액 줄도 없으므로, 품목명과 ‘비고’의 문구로 계산 근거를 설명해야 합니다.

잔금 청구서 보내기 전 체크리스트

선금 청구서와 잔금 청구서를 나란히 놓고 확인하세요.

  • 선금과 잔금을 더하면 부가세 포함 합의 금액과 같나요?
  • 잔금 청구서에 선금 청구서 번호와 입금일을 적었나요?
  • 선금에 붙인 세금을 잔금에서 다시 받지 않았나요?
  • 금액이 바뀌었다면 잔금에 숨기지 않고 설명했나요?
  • 선금과 잔금, 받은 금액마다 영수증을 발행했나요?

자주 묻는 질문

선금 청구서와 프로포마 인보이스는 같은 건가요? 아닙니다. 프로포마 인보이스는 거래가 확정되기 전에 내용을 미리 보여 주는 문서이고, 선금 청구서는 대금 일부를 실제로 청구하는 청구서입니다. 거래처가 선금을 지급하려면 청구서가 필요한 경우가 많습니다.

선금을 받으면 영수증을 줘야 하나요? 주는 것이 좋습니다. 받은 금액과 날짜, 어떤 청구서에 대한 입금인지 적고 부분 입금이라는 점을 밝힙니다.

거래처가 취소하면 선금을 돌려주지 않아도 되나요? 계약서와 적용되는 법이 허용하는 만큼만 가능합니다. 취소 조건은 선금을 받기 전에 정해 두세요.

선금 청구서에도 부가세를 붙이나요? 선금을 받을 때 세금이 생기는 거래라면 붙입니다. 국내 과세 거래의 세금계산서 발급 시기는 세무사와 확인하세요.

참고 자료

다음 단계: 전자계약으로 서명받기

무료 견적서·청구서·영수증 양식 250종

  • 선금 영수증 양식

    계약서나 견적서에 따라 받은 선금·선급금을 적고, 전체 금액 중 비율과 이후 청구서에서 공제하는 방법을 밝히는 선금 영수증 양식입니다.

  • 프로포마 인보이스(PI) 양식

    선적 전에 품목·단가·인도 조건과 유효기간을 알리는 프로포마 인보이스(PI) 양식입니다. 선결제나 수입 허가용으로 쓰고, 정식 인보이스는 따로 발행하세요.

  • 예약금 영수증 양식

    행사장, 케이터링, 이벤트 업체가 예약한 날짜, 받은 예약금, 남은 잔금과 취소 시 처리 기준을 적는 예약금 영수증 양식입니다.