계약서 온라인 서명 받는 법: 단계별 안내
계약서를 온라인으로 서명받는 단계별 방법. 링크와 인증 코드 보내기, 상대방에게 보낼 메시지, 독촉과 기한 연장, 서명 후 보관과 청구까지 정리했습니다.
요약: 온라인 계약 서명의 흐름
계약서를 준비하고, 내가 먼저 서명하고, 서명자마다 링크와 별도의 인증 코드를 보내고, 모두 서명할 때까지 챙긴 뒤, 서명된 PDF와 서명 확인서, 증거 파일을 보관하면 됩니다. QuoteBill 전자계약에서는 상대방이 계정 없이 휴대전화나 컴퓨터로 서명합니다.
이렇게 만들어지는 것은 감사 기록이 남는 단순 전자서명입니다. 고급 전자서명이나 적격 전자서명이 아니며, QuoteBill은 서명자가 누구인지 확인하지 않고 전달한 링크와 인증 코드의 사용을 기록합니다. 그것으로 충분한지는 계약과 나라에 따라 다르며, 이 글은 법률 자문이 아닙니다.
초안부터 서명본까지 단계별로
전자계약 화면에서 만나는 순서대로 적었습니다.
- 샘플 계약서, ‘내 문서로 시작하기’로 고른 내 견적서나 발주서, 또는 빈 페이지에서 시작합니다.
- 당사자, 조항, 가격표, 지급 조건을 채웁니다. 직접 문구를 넣어야 하는 [[…]] 빈칸이 남아 있으면 보낼 수 없습니다.
- ‘서명 요청 보내기’를 누르면 본문이 SHA-256 지문과 함께 고정되고, 내가 갑(당사자 A)으로 먼저 서명합니다.
- 서명자별 링크와 인증 코드는 한 번만 보이므로 그 창에서 바로 복사합니다.
- 링크는 메일이나 메신저로, 인증 코드는 문자나 전화처럼 다른 경로로 보냅니다.
- 열람, 서명, 거절 상태를 확인합니다. 모두 시각과 함께 감사 기록에 남습니다.
- 모두 서명하면 서명 확인서가 붙은 PDF를 저장하고 증거 파일을 내려받습니다.
상대방에게 보낼 메시지
QuoteBill은 메일을 직접 보내지 않습니다. 메일 초안 열기를 누르면 링크만 들어 있고 코드는 들어 있지 않은 메일이 열립니다. 메시지는 짧을수록 좋습니다. 예: “안녕하세요, 대표님. 말씀드린 용역 계약서를 서명하실 수 있게 보내 드립니다: [링크]. 인증 코드는 문자로 따로 보내 드릴게요. 휴대전화에서도 열리니 읽어 보시고 10월 16일(금)까지 서명 부탁드립니다. 궁금한 점은 전화 주세요.”
그다음 8자리 인증 코드를 다른 경로로 보내세요. 둘을 나눠 보내면 메일만 가로챈 사람은 서명할 수 없습니다. 인증 코드는 기본으로 켜져 있고, 끄면 링크를 가진 누구나 서명할 수 있다는 경고가 나옵니다.
독촉, 기한 연장, 잃어버린 링크
서명이 늦어지면 ‘다시 알리기’가 계약서 언어로 된 안내 문구를 만들어 줍니다. 직접 메일이나 메신저에 붙여 보내며, 링크와 코드는 들어 있지 않고, 복사하면 감사 기록에 남습니다(서명자당 최대 20회). ‘서명 기한 변경’은 지금부터 1~60일 사이로 기한을 옮기며, 보낸 날부터 180일을 넘을 수 없고 최대 10번까지 바꿀 수 있습니다. 본문과 링크는 그대로입니다.
서명자가 링크를 잃어버렸거나 코드를 여러 번 틀려 잠겼다면 ‘새 링크 발급’을 쓰세요. 이전 링크와 코드는 바로 막힙니다. 본문 자체가 틀렸다면 ‘수정해서 다시 보내기’가 계약을 무효로 하고, 옛 링크를 연 서명자에게 무효가 되었음을 보여 주며, 같은 본문의 새 초안을 엽니다. 모두가 새 계약서에 다시 서명합니다.
예시: 기한을 늘려야 할 때
컨설턴트가 2026-10-05에 서명 기한 14일로 용역 계약서를 보내 서명은 2026-10-19에 마감됩니다. 거래처 대표가 출장 중이라 컨설턴트는 2026-10-15에 ‘서명 기한 변경’으로 그날부터 11일을 지정합니다. 새 기한은 2026-10-26이며 보낸 날부터 180일 안입니다.
대표는 2026-10-22에 서명합니다. 컨설턴트는 완료 안내를 복사해 보냅니다. 서명 링크는 완료 후 30일이 지나면 닫히므로 대표는 2026-11-21까지 서명본을 저장해야 합니다. 그다음 계약서로 선금 청구서를 만듭니다.
모두 서명한 뒤의 체크리스트
모두 서명한 날 네 가지를 처리하세요.
- ‘인쇄 또는 PDF 저장’으로 서명 확인서가 붙은 PDF를 거래처 폴더에 보관합니다.
- ‘증거 파일 받기’로 정확한 본문, 감사 기록, 모든 서명이 담긴 파일을 받습니다. 누구나 확인 페이지에서 검증할 수 있습니다.
- ‘완료 안내 복사’로 안내 문구를 보내 서명자마다 자기 사본을 저장하게 합니다.
- ‘이 계약서로 청구서 만들기’로 전액이나 선금 같은 일부를 청구합니다. 청구서에 계약 참조번호가 들어갑니다.
보내기 전에 알아 둘 한계
계약서 하나의 서명자는 최대 세 명이고, 전자계약은 회원에게 무료이되 하루 새 계약 50건, 발송 20건, 동시 보관 100건의 공정 이용 한도가 있습니다. 대량 발송과 신원 확인 기능은 없습니다. 유언, 개인 자격의 보증, 공증이 필요한 문서, 많은 부동산 이전처럼 나라에 따라 다른 형식이 필요한 문서가 있고, 소비자와의 계약은 소비자 보호 규칙부터 확인해야 합니다. 확신이 없으면 전자서명에 기대기 전에 법률 전문가와 상의하세요.
자주 묻는 질문
상대방도 QuoteBill 계정이 있어야 하나요? 아닙니다. 서명자는 링크를 열고 인증 코드를 넣은 뒤 계약서를 읽고, 이름을 그리거나 입력하거나 도장 이미지로 서명합니다. 어떤 기기에서든 33개 언어로 쓸 수 있습니다.
상대방이 인증 코드를 잃어버렸다면요? ‘새 링크 발급’으로 새 링크와 코드를 만들어 다시 서로 다른 경로로 보내세요. 이전 링크와 코드는 바로 쓸 수 없게 됩니다.
보낸 뒤에 조항을 고칠 수 있나요? 그 자리에서는 고칠 수 없습니다. 모두가 같은 문구에 서명하도록 본문이 고정되기 때문입니다. ‘수정해서 다시 보내기’로 기존 계약을 무효로 하고 새 초안을 고쳐 보내세요.
이렇게 서명한 계약이 법적으로 유효한가요? 많은 나라에서 전자적이라는 이유만으로 서명의 효력이 부정되지는 않지만, 무엇을 증명하는지는 증거에 달려 있고 다른 형식이 필요한 문서도 있습니다. 나라별 기준은 전자서명 가이드에서 설명합니다.
샘플 계약서와 도구
무료 견적서·청구서·영수증 양식 250종
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작업 범위, 수량, 단가, 유효기간을 넣어 온라인에서 견적서를 만드는 무료 견적서 생성기입니다. 엑셀·워드로 내려받을 수 있고, 승인된 견적서는 그대로 청구서로 바꿉니다. 무료 계정으로 씁니다.
프로젝트 제안서 양식
범위, 결과물, 일정, 가격을 단계별 항목으로 적는 짧은 프로젝트 제안서 양식입니다. 제안서는 확정 견적이 아니므로 승인 후 견적서로 확정하세요.
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