프로포마 인보이스(PI)란? 커머셜 인보이스와 차이·작성법

프로포마 인보이스의 뜻과 쓰임, 커머셜 인보이스·견적서와의 차이, 선결제와 무상 샘플 통관, 세금계산서와의 관계와 작성할 때 확인할 점을 예시로 정리했습니다.

프로포마 인보이스(PI)의 뜻

프로포마 인보이스는 물품을 보내기 전에 품명, 수량, 단가, 거래 조건을 나중에 발행할 청구서와 같은 형식으로 보여 주는 문서입니다. KOTRA는 수출자가 바이어에게 물품의 명세와 가격을 적어 제시하는 서류로 설명하고, 미국 상무부 국제무역청은 수입자가 수입 허가 신청, 신용장 개설, 송금 준비에 쓸 수 있는 송장 형식의 견적이라고 설명합니다.

견적서와 다른 점은 보통 주문 내용이 정해진 뒤에 내고, 이후 발행할 청구서와 품목이 한 줄씩 맞는다는 점입니다. 선결제를 요청할 때 쓰기도 하지만, 실제 거래에 대해 발행하는 청구서(커머셜 인보이스) 자체는 아닙니다.

커머셜 인보이스와의 차이

커머셜 인보이스는 실제로 선적한 물품에 대해 판매자가 구매자에게 발행하는 대금 청구서이고, 수출입 통관에도 쓰입니다. 관세청의 「수입통관 사무처리에 관한 고시」는 서류 제출 대상으로 선별된 수입신고에 송품장을 제출하도록 정하고 있습니다.

프로포마를 낸 뒤 수량이나 포장이 바뀌는 일은 흔합니다. 선적할 때는 실제로 실은 내용으로 커머셜 인보이스를 새로 작성하고, 프로포마를 고쳐 쓰지 않습니다.

세금계산서와의 관계

프로포마 인보이스는 계약 전에 조건을 보여 주는 견적 성격의 문서이며 세금계산서가 아닙니다. 세금계산서는 공급시기에 부가가치세법이 정한 필요적 기재사항을 갖춰 발급하는 서류입니다.

수출하는 재화는 일부 경우를 빼고 세금계산서 발급 의무가 면제됩니다(부가가치세법 시행령 제71조). 내국신용장이나 구매확인서로 국내에서 공급하는 경우처럼 세금계산서가 필요한 거래도 있으니, 거래 형태를 먼저 확인하세요.

계산 예시: 진열대 40개 선결제 주문

진열대 40개를 개당 25달러, 수출 포장비 80달러에 주문받았습니다. 프로포마 합계는 40 × 25 + 80 = 1,080달러이고, 바이어는 이 금액으로 송금이나 신용장 절차를 진행합니다.

선적 직전에 2개가 모자라 38개를 보내게 되면 커머셜 인보이스는 38 × 25 + 80 = 1,030달러입니다. 선결제로 받은 1,080달러와의 차액 50달러는 환불할지 다음 거래에서 정산할지 바이어와 정하고 기록해 둡니다.

무상 샘플과 통관

무상으로 들어오는 물품은 거래가격으로 과세가격을 정할 수 없어, 관세법이 정한 다른 방법으로 과세가격을 정합니다. 가격이 없는 서류만 있으면 세관이 물품 가치를 확인하는 데 시간이 걸릴 수 있습니다.

과세가격이 미화 250달러 이하이고 견본품으로 쓰일 것으로 인정되는 물품은 관세가 면제되며(관세법 시행규칙 제45조), 상업용 견본품은 첨부서류 없이 간이신고할 수 있습니다. 그보다 비싼 샘플은 관세사나 운송사에 필요한 서류를 미리 확인하세요.

QuoteBill에서 만드는 방법

합의한 견적서를 열고 "이 견적서로 프로포마 인보이스 만들기"를 선택하면 같은 거래처와 품목, 새 번호를 가진 초안이 열립니다. 문서에는 "이 문서는 프로포마 인보이스이며 세금계산서가 아닙니다."라는 문장이 인쇄됩니다. 대금을 청구할 때는 "이 프로포마 인보이스로 청구서 만들기"를 씁니다. 원래 문서는 바뀌지 않습니다.

QuoteBill에는 통관 서류를 만드는 기능이 없고, 문서명을 바꿔도 커머셜 인보이스가 되지 않습니다. 수출용 커머셜 인보이스는 알맞은 양식으로 작성하고 관세사 등에게 기재 내용을 확인받으세요.

  • 상대가 원하는 것이 견적, 선결제 요청, 선적 서류 중 무엇인지 확인했는지
  • 수량, 단가, 통화, 포장 조건이 최신 주문과 같은지
  • 선적할 때 실제 내용으로 커머셜 인보이스를 작성했는지
  • 선결제 금액과 실제 청구 금액의 차액 정산 방법을 기록했는지

참고 자료

무료 견적서·청구서·영수증 양식 140종

  • 프로포마 인보이스(PI) 양식

    선적 전에 품목·단가·인도 조건과 유효기간을 알리는 프로포마 인보이스(PI) 양식입니다. 선결제나 수입 허가용으로 쓰고, 정식 인보이스는 따로 발행하세요.

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