견적서를 청구서로 변환하기: 원본을 보존하는 방법

견적서로 청구서를 만들면 무엇이 달라지나요?

견적서는 제안하는 작업과 가격을 정리하고, 청구서는 합의한 금액의 지급을 요청합니다. QuoteBill에서 견적서로 청구서를 만들면 원본 견적서는 그대로 두고 별도의 청구서 초안을 만듭니다. 거래처, 품목, 비고와 세금 설정을 복사하고 새 청구서 번호를 부여하며 원본 견적서와의 연결 정보를 남깁니다. 청구서를 만드는 것만으로 청구서가 발송되거나 결제가 기록되지는 않습니다.

고객이 실제로 승인한 버전을 기준으로 시작하세요. 청구 담당자, 합의한 작업 범위, 이번 청구가 선금인지 중간 단계 대금인지 전체 대금인지를 먼저 확인합니다. 승인 이메일이나 합의 기록은 프로젝트 자료와 함께 보관해 두면 이후 금액을 대조하기 쉽습니다.

1. 승인된 견적서를 열고 저장하기

로그인한 뒤 작업 공간에서 해당 견적서를 엽니다. 고객 정보, 문서번호, 수량, 단가, 할인, 메모와 결제 조건이 최종 합의와 일치하는지 확인하세요. 기기에만 저장된 초안이라면 상단의 "클라우드 저장"을 누르고 알아보기 쉬운 문서명을 입력해 저장을 완료합니다. 문서명은 이 첫 저장 때 한 번만 묻고, 그 뒤로는 클라우드에 있는 문서를 고치면 입력을 멈추고 잠시 뒤 자동으로 클라우드에 저장됩니다.

도구 모음 아래 줄에 문서가 어디에 보관되어 있는지 표시됩니다. "이 기기에 초안 저장됨"은 현재 브라우저에 보관된 상태이고, "클라우드에 저장됨"은 계정에 최신 내용이 저장되어 다른 기기에서도 원본을 찾을 수 있다는 뜻입니다. 저장 오류가 표시되면 해결한 뒤 다음 단계로 넘어갑니다.

2. 청구서를 만들고 날짜 확인하기

견적서 편집기 상단에서 "청구서 만들기"를 선택합니다. 새 문서번호와 초안 상태를 가진 청구서가 열리고, 작업 공간에서 견적서와 구분하기 쉽도록 "청구서 · 한빛디자인"처럼 거래처 이름이 들어간 문서명이 붙습니다. 기존 견적서는 그대로 남습니다.

발행일은 청구서를 만든 날로 정해지고, 지급기한은 그날로부터 30일 뒤로 초기 설정됩니다. 실제 합의가 7일 이내 지급이나 특정 날짜 지급이라면 반드시 수정하세요. 견적 유효기간은 청구서로 넘어가지 않습니다. 견적서가 클라우드에 저장되어 있다면 새 청구서도 클라우드에 저장하도록 안내합니다.

3. 이번 청구 범위와 금액 맞추기

설명용 웹사이트 프로젝트를 예로 들면 디자인 600,000원과 구현 900,000원의 합계는 세금 반영 전 1,500,000원입니다. 전체 작업 대금을 청구한다면 두 항목이 승인된 견적과 일치하는지 확인합니다. 여기의 금액은 계산 예시이며 권장 가격이나 세무 처리 기준이 아닙니다.

일부 단계만 청구한다면 해당 작업과 금액이 드러나도록 청구서 항목과 메모를 수정합니다. 이미 받은 선금은 별도 입금 기록과 대조하세요. 청구서를 만들 때 선금이 자동으로 빠지거나 미수금이 확정되지는 않습니다. 국가, 통화와 세율 설정도 해당 거래에 맞는지 확인하고 예시 값을 그대로 사용하지 마세요.

4. 청구서 저장과 PDF 검토하기

새 청구서도 클라우드에 저장하고 첫 저장 때 문서명을 한 번 확인합니다. 미리보기로 내용을 검토한 뒤 "인쇄 / PDF"를 선택하고 브라우저 인쇄 창에서 PDF로 저장합니다. 회사명이 비어 있으면 인쇄 전에 한 번 더 물어보므로 보낸 사람이 빠진 PDF가 나가지 않습니다. 저장한 파일을 직접 열어 확인한 후 평소 사용하는 전달 수단으로 고객에게 보냅니다.

• 새 청구서 번호, 고객명, 발행일, 지급기한과 입금 안내가 맞는지 확인합니다.
• 품목과 합계를 승인된 견적 및 추가 변경 합의와 대조합니다.
• 페이지 나눔, 긴 설명, 회사 정보와 PDF 파일명을 확인합니다.

원본으로 돌아가기와 기존 청구서에 가져오기

연결된 청구서에는 "원본 견적서 열기"가 표시됩니다. 원본을 찾을 수 있으면 그 문서를 열며 청구서를 취소하거나 삭제하지 않습니다. 원본을 찾을 수 없으면 청구서를 바탕으로 새 견적서 초안을 만들고 그 사실을 알려 주므로, 이 사본을 고객이 승인했던 원본으로 오인하지 않도록 문서번호와 내용을 확인하세요.

기존 청구서의 "더보기" 메뉴에 있는 "견적서 가져오기"는 계정에 저장된 견적서에서 고객, 품목, 메모, 결제 조건과 세금 설정 등 일부 정보를 가져와 바꾸는 별도 흐름입니다. 기존 항목에 단순히 추가하는 기능으로 생각하지 마세요. 가져온 뒤에도 청구서 날짜, 번호와 나머지 정보를 다시 확인합니다.