스프레드시트로 청구서 자동 만들기: API 연동

요약: 스프레드시트를 청구서로 바꾸는 세 가지 방법

스프레드시트의 행을 QuoteBill 청구서로 만드는 방법은 세 가지입니다. 몇 장뿐이라면 편집기에 직접 입력하는 것이 가장 빠릅니다. 가끔 목록을 한꺼번에 처리한다면 QuoteBill에 연결한 AI 어시스턴트에게 행을 붙여 넣고 초안을 부탁합니다. 시트에 정기적으로 청구 내역이 쌓인다면 Make, Zapier, n8n 같은 자동화 도구로 QuoteBill API에 연결해 새 행이 생길 때마다 초안을 만듭니다.

어느 방법이든 결과는 내 QuoteBill 계정에 생기는 초안이고, 직접 열어 확인한 뒤 직접 보냅니다. 고객에게 자동으로 발송되지 않으므로 시트의 실수가 고객에게 그대로 가지 않습니다.

물량에 맞는 방법 고르기

청구서를 얼마나 자주, 얼마나 일정하게 만드는지로 대략 고를 수 있습니다.

• 한 달에 몇 장, 매번 내용이 다르다: 템플릿이나 그 거래처의 지난 청구서로 시작해 편집기에서 작성
• 가끔 목록을 한꺼번에 처리한다: 연결한 AI 어시스턴트가 말로 부탁한 대로 초안을 만들고 내가 검토
• 청구 내역이 이미 시트, 설문 양식, 데이터베이스에 있다: 개인 API 키로 자동화
• 같은 거래처에 매달 청구한다: 자동화, 또는 내 문서에서 지난달 청구서를 복사

자동화 전에 시트부터 설계하기

자동화는 읽어 들이는 시트만큼만 정확합니다. 청구 품목 하나를 한 행으로 하고 모든 행에 같은 열을 두며, 어떤 품목들이 같은 청구서에 들어가는지 알려 주는 열을 만드세요. 숫자는 원 기호를 붙인 글자가 아니라 숫자로, 날짜는 연-월-일 형식으로 적습니다.

자동화가 ‘준비됨’ 행만 가져가도록 상태 열을 두고, 만든 초안의 주소를 되적을 열도 만드세요. 그러면 같은 행이 두 번 청구되지 않고, 어느 행에 초안이 있는지 한눈에 보입니다.

• 청구서 묶음 ID: 한 청구서에 들어갈 행들이 공유하는 값이며, 요청의 Idempotency-Key로도 씁니다.
• 거래처명, 거래처 이메일, 필요하면 거래처 사업자등록번호
• 품목, 수량, 단가(수량과 단가는 숫자로만)
• 상태(초안·준비됨·완료)와 자동화가 되적는 초안 편집 주소

예시: 세 행으로 청구서 두 장

작은 대행사가 청구 내역을 시트로 관리합니다. ‘준비됨’ 행이 셋 있는데, 두 행은 Acme, 한 행은 Beta 스튜디오이고, 대한민국에서 원화로 청구하며 QuoteBill 세율 데이터의 10%를 씁니다. 자동화는 청구서 묶음 ID로 행을 모아 청구서마다 요청을 하나씩 보내고, QuoteBill은 초안별 합계를 돌려줍니다.

시간 초과로 자동화가 다시 실행돼도 24시간 안에 같은 Idempotency-Key를 보내면 두 번째 초안을 만들지 않고 같은 초안을 돌려줍니다. 대행사는 두 초안을 열어 확인한 뒤 자기 메일로 보냅니다.

• Acme 1행: 웹사이트 디자인 1 × 1,500,000 = 1,500,000원
• Acme 2행: 호스팅 12개월 × 10,000 = 120,000원
• Acme 청구서: 공급가액 1,620,000원, 세액 162,000원, 합계 1,782,000원
• Beta 스튜디오 3행: 로고 디자인 1 × 400,000 = 400,000원, 세액 40,000원, 합계 440,000원

자동화가 돌아가는 방식

회사 설정에서 30일, 90일, 365일 중 기간을 골라 개인 API 키를 만들고, 자동화 도구의 자격 증명 저장소에 넣습니다. 도구는 시트를 지켜보다가 준비된 청구서마다 문서를 만드는 요청을 보내고, 응답에 담긴 초안 번호, 합계, 편집 주소를 시트에 되적습니다. 정확한 요청 형식과 Make, Zapier, n8n 설정은 API 안내 페이지에 있으며, 이 페이지는 영어로만 제공됩니다.

API 키는 내 계정에 문서를 만드는 비밀번호와 같습니다. 작업마다 키를 따로 만들고, 시트에 붙여 넣지 말고, 키가 든 시나리오를 공유하거나 내보내지 말며, 노출됐을 수 있다면 회사 설정에서 바로 폐기하세요.

미리 알아 둘 한도

키 하나로 분당 60건, 하루 5,000건의 요청을 보낼 수 있고, 계정 하나가 API로 만들 수 있는 문서는 하루 500건입니다. 모든 초안은 클라우드 문서 한도에 포함됩니다. API는 문서를 만들고 읽을 뿐 보내거나, 서명하거나, 고치거나 지우거나, 잔액 명세서를 만들 수 없고, QuoteBill 문서는 세율 하나를 씁니다. 만들어진 문서는 인쇄용 청구서이지 세금계산서나 등록된 전자 인보이스가 아니며, 나라별로 채워지는 세율은 확인이 필요한 출발점입니다.

자동화를 켜기 전 체크리스트

시트의 한 행으로 먼저 시험해 보세요.

• 시험 행이 거래처, 품목, 합계가 맞는 초안을 정확히 하나 만들었나요?
• 같은 묶음 ID로 다시 실행해도 두 번째 초안이 생기지 않았나요?
• 초안 주소가 행에 되적히고 상태가 바뀌었나요?
• 수량과 단가가 글자가 아니라 숫자로 들어갔나요?
• 키가 이 작업 이름으로 도구의 자격 증명 저장소에 들어 있나요?

자주 묻는 질문

QuoteBill이 구글 시트를 직접 읽나요? 아닙니다. 자동화 도구가 시트를 읽고 요청을 보냅니다. QuoteBill은 시트나 노션에 직접 연결되지 않습니다.

고객에게 청구서가 자동으로 발송되나요? 아닙니다. 모든 청구서는 직접 열어 메일 등으로 보내기 전까지 내 계정의 초안으로 남습니다.

코딩을 할 줄 알아야 하나요? Make, Zapier, n8n은 일반 HTTP 요청 단계만으로 충분하므로 필요 없습니다. 원한다면 스크립트로도 됩니다.

무료 회원도 API를 쓸 수 있나요? QuoteBill 회원용이며, 회사 설정에서 직접 키를 만들고 폐기합니다. 현재 한도는 API 안내 페이지에 있습니다.

샘플 계약서와 도구

• QuoteBill API 안내

무료 견적서·청구서·영수증 양식 250종

• 무료 인보이스 생성기

  로고, 거래처, 품목, 세율을 넣어 온라인에서 청구서를 만드는 무료 인보이스 생성기입니다. 수식이 살아 있는 엑셀·워드로 내려받거나 미리보기를 확인하고 PDF로 저장하세요. 무료 계정으로 씁니다.

• 판매 인보이스 템플릿

  매장과 온라인 판매자를 위한 인보이스 양식입니다. 판매 상품, 상품 배송, 선물 포장 항목이 예시로 들어 있습니다. 수량과 단가를 바꾸면 세액과 합계가 다시 계산됩니다. 온라인에서 작성하거나 엑셀·워드로 내려받으세요.

• 타임시트 청구서 양식

  항목마다 날짜, 작업 내용, 시간을 적고 시간 단가를 곱해 총 시간과 세금까지 계산하는 무료 타임시트 청구서 양식입니다. 엑셀·워드·PDF를 지원합니다.