세금계산서 필수 기재사항과 전자세금계산서

필요적 기재사항 네 가지

세금계산서에서 "필요적 기재사항"은 하나라도 빠지거나 사실과 다르면 서류의 효력 자체가 문제가 되는 항목입니다. 부가가치세법 제32조가 정하는 네 가지이며, 나머지 항목이 아무리 잘 적혀 있어도 이 네 가지를 대신하지 못합니다.

실무에서 가장 자주 어긋나는 것은 공급받는 자의 등록번호와 작성 연월일입니다. 이전 거래 서류를 복사해 쓰면 등록번호는 남고 날짜만 바뀌기 때문에, 상대가 바뀐 거래에서 조용히 틀립니다.

• 공급하는 사업자의 등록번호와 성명 또는 명칭 — 흔히 쓰는 줄임말이 아니라 사업자등록증에 적힌 명칭을 씁니다.
• 공급받는 자의 등록번호 — 상대가 사업자가 아니면 고유번호 또는 주민등록번호가 그 자리에 들어갑니다.
• 공급가액과 부가가치세액 — 합계 한 줄로 갈음할 수 없고, 두 금액을 나누어 표시해야 합니다.
• 작성 연월일 — 서류를 작성한 날짜이며, 임의적 기재사항인 공급 연월일과는 다른 항목입니다.

임의적 기재사항은 분쟁을 줄이는 쪽

공급하는 자의 주소, 공급받는 자의 상호·성명·주소, 양쪽의 업태와 종목, 공급 품목, 단가와 수량, 공급 연월일, 거래의 종류는 임의적 기재사항입니다. 빠져도 서류가 무효가 되지는 않습니다.

다만 나중에 "무엇에 대한 대금인지"를 다투게 되는 지점이 정확히 이 항목들입니다. 품목과 수량, 공급 연월일을 비워 두고 총액만 적은 서류는 요건은 채우지만 거래를 설명하지 못합니다.

전자세금계산서 발급과 전송 기한

법인사업자는 2011년 1월부터 전자세금계산서 발급이 의무입니다. 개인사업자는 직전 연도의 사업장별 재화 및 용역의 공급가액(과세와 면세를 합친 금액) 합계가 8천만 원 이상이면 의무 대상이고, 이 기준은 2024년 7월부터 적용됩니다(국세청 안내, 2026년 10월 6일 확인). 그 전에는 2023년 7월부터 1억 원, 2022년 7월부터 2억 원이었습니다.

기준을 넘긴 해의 다음 해 제2기 과세기간부터 계속 발급해야 합니다. 예를 들어 2025년 공급가액 합계가 9천만 원이면 2026년 7월 1일부터 의무 대상입니다. 이 기준 금액은 여러 차례 낮아져 왔으므로, 해마다 국세청 안내로 확인하세요.

발급은 원칙적으로 재화 또는 용역의 공급시기에 합니다. 거래처별로 한 달치를 묶는 월합계 세금계산서는 다음 달 10일까지 발급할 수 있습니다. 발급한 전자세금계산서의 발급명세는 발급일의 다음 날까지 국세청에 전송해야 합니다.

잘못 발급했다면 수정세금계산서로

이미 발급한 세금계산서를 없던 것으로 하고 새로 발급하는 방식은 원칙이 아닙니다. 기재사항을 착오로 잘못 적었을 때, 공급가액이 나중에 변동됐을 때, 물품이 환입됐을 때, 계약이 해제됐을 때는 각각 사유에 맞는 수정세금계산서를 발급합니다.

사유에 따라 수정세금계산서의 작성일자가 달라지고, 그에 따라 어느 과세기간에 반영되는지도 달라집니다. 당초 발급분을 음수로 적어 취소한 뒤 다시 발급하는 경우와, 변동분만 추가로 발급하는 경우가 나뉘므로, 사유를 먼저 확정한 다음 발급 방법을 고르세요.

세금계산서와 계산서는 다른 서류

부가가치세가 과세되는 거래에는 세금계산서를, 면세되는 재화나 용역에는 계산서를 발급합니다. 이름이 비슷해 같은 양식을 고쳐 쓰는 경우가 있는데, 면세 거래에 부가가치세액이 찍힌 서류가 나가면 정정 절차가 따라옵니다.

영세율이 적용되는 거래는 면세가 아니라 세율이 0%인 과세 거래입니다. 세금계산서를 발급하되 세액이 0으로 표시되며, 적용 요건은 거래 형태에 따라 다르므로 발급 전에 확인이 필요합니다.