着手金・前金の請求書の書き方：残金の請求と領収書まで

請求する前に着手金の条件を決める

見積書の取引条件と契約書に、着手金の割合か金額、支払期日、何に対する着手金か、取引先が取りやめたときの扱いを書いておきます。請求書で初めて出てくる着手金は、取引先が合意していない要求になります。

返金するのか、どんな条件なら返金しないのかも書きます。消費者に販売する場合は、支払いの一部を「返金不可」と呼ぶ前に、販売する地域の消費者保護の決まりを確認してください。

• 着手金は代金の何％か、それとも定額で決めるか。
• 支払期日はいつで、入金を待ってから作業を始めるのか。
• 着手金に税金を載せるのか、載せるなら税率は何％か。
• 作業の完了前にどちらかが取りやめたとき、着手金をどう扱うか。

残金を請求する2つの方法

残金の請求書を代金の全額で作り、すでに請求した着手金を差し引きとして見せる方法と、残金だけを請求して着手金の請求書を参照する方法があります。どちらでも、数字をたどれれば問題ありません。着手金と残金を足すと合意した金額になり、同じ段階を2回請求していないことが取引先に見えることが条件です。

どちらの方法でも、着手金の請求書の番号と、着手金が入金された日を書きます。作業の途中で金額が変わったなら、残金を黙って調整するのではなく、残金の請求書に変更の内容を書いて説明します。

着手金に税金がかかる時期

着手金がいつ課税されるかは、税の制度ごとに決まっています。受け取った時点を基準にする国もあれば、引渡しや役務の完了を基準にする国もあります。損害に備えて預かる保証金は、代金の一部になる着手金とは別の扱いになるのがふつうです。

事業者間の取引では、着手金の段階で税務上の書類が必要になることもあります。着手金の請求書に税金を載せるかどうかを決める前に、税金が生じる場所の決まりを確認してください。日本の消費税や適格請求書での扱いは、国税庁の案内と適格請求書の記載事項のガイドで確認し、判断に迷う場合は税理士に相談してください。