支払い催促メールの例文と書き方：3段階で送る入金のお願い
支払期日を過ぎた請求書の入金を、角を立てずにお願いするメールの例文3通と送る時期、一部入金があったときの残額の書き方、遅延損害金を請求できる条件、QuoteBillの入金のお願い（残高明細書）テンプレートの使い方をまとめました。
ひと目でわかる
結論：催促メールは短く、具体的に
支払いが遅れる理由の大半は、支払いの拒否ではなく、担当者の失念か社内の承認待ちです。支払期日を過ぎて数日のうちに、請求書番号、未入金の金額、過ぎた支払期日、振込先を書いた短いメールを送れば、ほとんどはそれで解決します。それでも動きがなければ、2通目で新しい期日を1つだけ示し、3通目の最終のご連絡で最終期日と、その後どうするかを伝えます。
どのメールも、事実だけを丁寧に書きます。送り先はプロジェクトの担当者だけでなく、実際に支払いを処理する経理の担当者にも入れます。添付は過去のやり取りの全部ではなく、未入金の分だけをまとめた残高明細書にします。
- 見積書
- プロフォーマインボイス
- 請求書このガイド
- 領収書
- クレジットノート
角を立てない催促の間隔
よく使われる間隔です。少額の請求や長い付き合いの取引先なら、短くしてかまいません。法律上の決まりではなく、実務の目安です。
- 支払期日の3〜7日後
- 単なる見落としと考えて送る1通目の催促。
- その約2週間後
- 新しい支払期日を1つだけ示す2通目の催促。
- 支払期日の約1か月後
- 最終期日と、その後の対応を書いた最終のご連絡。
- 最終期日のあと
- 金額に見合うなら専門家に相談したうえで、作業の中断、債権回収サービスの利用、少額訴訟などの手続きを検討します。
そのまま書き換えて使える催促メール3通
1通目。件名：「請求書INV-2041のお支払いについて（支払期日9月15日）」。本文：「株式会社○○ 経理ご担当 田中様 いつもお世話になっております。9月15日を支払期日としてお送りした請求書INV-2041（185,000円）について、本日時点でご入金を確認できておりません。行き違いでお手続き済みでしたら、ご容赦ください。お振込みは請求書に記載の口座へお願いします。その際、振込名義にINV-2041を添えていただけますと幸いです。」
2通目。件名：「【再度のお願い】INV-2041 残額145,000円のお支払いについて」。本文：「田中様 9月25日に40,000円のご入金を確認しました。ありがとうございます。INV-2041の残額は145,000円です。10月13日までにお振込みいただけますでしょうか。請求書と入金を整理した残高明細書を添付します。お手続きに差し支えがあれば、お知らせください。」
最終のご連絡。件名：「【最終のご連絡】INV-2041 お支払いについて」。本文：「田中様 これまで2回ご連絡しましたが、INV-2041の145,000円のご入金を確認できておりません。10月27日までにお支払いください。期日までに確認できない場合は、作業を一時中断し、[あらかじめ決めた次の対応]に進ませていただきます。できれば直接お話しして解決したいと考えています。」
例：請求書1通、一部入金、催促3回
上の3通は、1通の請求書の流れを追ったものです。催促のたびに未入金の金額だけを書くので、取引先が残額を計算する必要はありません。
- 9月1日INV-2041を発行185,000円支払期日 9月15日
- 9月20日1通目の催促未入金 185,000円
- 9月25日40,000円を入金185,000 - 40,000 = 145,000円
- 10月6日2通目の催促残額 145,000円新しい期日 10月13日
- 10月20日最終のご連絡残額 145,000円最終期日 10月27日
- 9月1日：INV-2041を185,000円で発行。支払期日は9月15日。
- 9月20日：1通目の催促。未入金は185,000円。
- 9月25日：取引先が40,000円を入金。185,000円−40,000円＝145,000円が残ります。
- 10月6日：2通目の催促。残額145,000円、新しい期日は10月13日。
- 10月20日：最終のご連絡。残額145,000円、最終期日は10月27日。
遅延損害金や手数料は、契約か法律が認める分だけ
遅延損害金や手数料を請求できるのは、契約書にその条項があるか、取引に適用される法律が認める場合だけです。催促メールの中で思いついた金額を足すと、話がこじれるだけです。契約書に遅延損害金の条項を入れておけば、催促のときにその条項を根拠として示せます。
約定がない場合の遅延損害金や時効のような法律上の扱いは、金額や事情によって変わります。未払いの請求書への対応のガイドもあわせて読み、必要なら専門家に相談してください。海外の取引先なら、その国の決まりが別にあります。
QuoteBillから催促の書類を送る
QuoteBillには「入金のお願い（支払リマインダー）」「入金のお願い（再通知）」「最終のお支払い案内」の3つのテンプレートがあります。どれも残高明細書の形式で、未入金の請求書を番号と支払期日つきで並べ、受け取った入金を差し引いて、残額を1つの金額で示します。最終のお支払い案内には次の対応を自分で書き込む空欄があり、テンプレートには法令名も罰則も法的措置も書かれていません。
自分の書類の一覧では、請求書を支払期日が近い順に並べ、遅れている請求書の状態を「期限超過」にしておきます。QuoteBillはメールを送らず、支払いの催促も回収もしません。催促の書類はPDFで保存し、自分のメールに添付して送ってください。
催促を送る前のチェックリスト
気まずい返事を避けるための5つの確認です。
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よくある質問
支払期日からどれくらいで1通目を送ればよいですか?
数日後が一般的です。失礼にならず、請求書がまだ相手の記憶にあるうちなので効果があります。いつも遅れる取引先には、期日の前に一言知らせておくのも手です。
メールではなく電話でもよいですか?
1通目は短い電話が効くことも多いですが、電話のあとに合意した金額と期日をメールで残しておきます。
催促メールに遅延損害金を載せてもよいですか?
契約書か、取引に適用される法律が認めるときだけです。金額の横に、契約書の条項などの根拠を添えてください。
いつ催促をやめて次の対応に進みますか?
最終のご連絡に書いた最終期日を過ぎても、入金も返事もないときです。法的な手続きに入る前には、特に金額が大きければ専門家に相談してください。
サンプル契約書・書式・ツール
無料の見積書・請求書・領収書テンプレート536種
入金のお願い（支払リマインダー）テンプレート
支払期日を過ぎた請求書の番号、期日、未払いの金額とお支払い方法を、丁寧な言葉でお知らせする1回目の支払いリマインダー用テンプレート。取引上の連絡文書であり、法的な請求書面ではありません。エクセル・ワード・PDFに対応しています。
入金のお願い（再通知）テンプレート
1回目の連絡後も入金がないときに送る、2回目の支払いリマインダー用テンプレート。1回目の連絡日、未払いの金額、新しいお支払い期限を記載します。毅然としつつ丁寧な表現で、法的な請求ではありません。
最終のお支払い案内テンプレート
未払いの金額、最終の支払期限、期限までに入金がない場合の対応を記載する最終案内用テンプレート。対応の欄は空欄で、法令や法的措置の予告は含みません。取引上の連絡文書としてお使いください。