支払督促状（お支払いのお願い）
未払いの代金を、確認のお願い・再度のお願い・最終のご連絡の3段階で伝える督促状です。延滞している請求書の表で超過日数と残高が計算され、遅延損害金はご自身で入力します。法的効力は主張しません。
無料です。アカウントなしで入力・印刷・PDF保存ができ、Wordもダウンロードできます。アカウントに保存するには、無料のアカウントが必要です。
国別の書式
- 国際共通 *
- アメリカ合衆国 *
- イギリス *
- 韓国 *
- 日本 *
- ドイツ *
* 現地の専門家に確認
テンプレートであり、助言ではありません。
詳しく読む
どんな書式か
督促状は、すでに支払期日を過ぎた代金のお支払いをお取引先にお願いする書類です。支払いが遅れる原因の多くは拒否ではなく、請求書の紛失、承認の遅れ、担当者の不在といった単純な事情です。そのため、段階を踏んで送るのが効果的です。最初の連絡は、うっかり漏れたものとして受け止め、支払いやすくします。2回目は前回の連絡に触れ、期日を示し、問題があればご連絡いただくようお願いします。最終のご連絡では、入金もご連絡もない場合に何をするのかを、はっきり伝えます。
この書式は、スイッチ1つで段階を選び、ほかの部分は変えません。自社の情報、お取引先、超過日数と合計が計算される未払い請求書の表、振込先、お支払い期限が入ります。遅延損害金や利息を請求する場合は、金額とその根拠をご自身で入力します。規則は国や契約によって異なるため書式は計算せず、法的効力も主張しません。裁判所に出す書類ではなく、業務上の書状です。
国を切り替えると、その国の慣行に合わせた形になります。韓国版は段階に合ったタイトルと押印欄、日本版は拝啓・敬具などの格式ある書き出しと結び、振込手数料に関する一文、ドイツ版は支払督促の段階を表す用語、米国版と英国版はそれぞれの敬辞と結びを備えています。
使う場面
- 請求書の支払期日を数日過ぎ、丁寧に確認をお願いしたいとき
- 最初の連絡に返事がなく、期日を示した明確な2回目のお願いが必要なとき
- 回収業者や専門家に引き継ぐ前に、日付の残る最終のご連絡が必要なとき
- お取引先ごとに書き起こさず、落ち着いた同じ文面で送りたいとき
- いつ、どんな内容で連絡したのかを記録として残したいとき
書き方
- 段階を選びます。2回目と最終のご連絡では、前回ご連絡した日付を入力します。
- 保存済みの会社情報から入る自社の情報を確認し、お取引先と宛名のご担当者を入力します。
- 未払いの請求書ごとに、番号、日付、まだ残っている金額を記入します。超過日数と合計は自動で計算されます。
- お支払い期限を決めます。遅延損害金や利息を請求する場合は、金額とその根拠を入力します。
- 振込先を確認し、参照番号を書いて署名し、請求書の写しとともに送ります。送った日付とともに控えを保管します。
よくある間違い
- 確認のお願いで足りる場面で、いきなり最終のご連絡を送り、良好な取引関係を損なうこと
- 契約や法令で認められていない遅延損害金や利息を請求すること。根拠を示せる金額だけを入力しましょう。
- お取引先がすでに支払った、または異議を出している請求書を表に載せること。まず帳簿を確認しましょう。
- 自分でも守る気のない支払期限を設定すること。実行しない警告は、その後のすべての督促状の力を弱めます。
- 非難や脅しめいた表現を書くこと。請求書、金額、日付、次に行うことという事実だけを書きましょう。
操作の流れ
- 入力
- プレビューで確認
- PDF・Word・Excelで保存
国別の書式
必要な国を選んでください。それぞれの書式は、その国で一般的な文言とレイアウトに沿っています。「現地の専門家に確認」と表示された書式は、使う前に現地の規則に詳しい人に読んでもらってください。
- 国際共通 (XX): 記載言語：英語, 韓国語, 日本語, ドイツ語 – 現地の専門家に確認
- アメリカ合衆国 (US): 記載言語：英語 – 現地の専門家に確認
- イギリス (GB): 記載言語：英語 – 現地の専門家に確認
- 韓国 (KR): 記載言語：韓国語, 英語 – 現地の専門家に確認
- 日本 (JP): 記載言語：日本語, 英語 – 現地の専門家に確認
- ドイツ (DE): 記載言語：ドイツ語, 英語 – 現地の専門家に確認
デザイン
同じ書式を複数のデザインで使えます。入力欄と文言は同じで、見た目だけが変わります。
- クラシック
- モダン
- ミニマル
- ウォーム
- 白黒（シンプル）
- 公文書
- サイドバンド
- バナー
- エグゼクティブ
- レッジャー
- コンパクト
- 枠付き書式
自分の情報が自動で入ります
氏名、住所、会社情報を尋ねる欄は「自分の情報」から入るため、毎回入力する必要はありません。1つの書式だけ欄を変えることもできます。ログインしていればアカウントに、していなければこのブラウザにだけ保存されます。パスポート番号、本人確認番号、社会保障番号は保存されません。
よくある質問
- 次の措置の前に、必ず督促状を送る必要がありますか。
- 国や契約によって異なります。請求や遅滞の開始の前に督促が必要、または少なくとも有益とされる国もあれば、不要な国もあります。この書式が判断するものではありません。国ごとの案内を読み、金額が大きい場合は専門家にご相談ください。
- 利息や遅延損害金を請求できますか。
- 契約、取引条件、法令で認められる場合に限られ、金額や利率は異なります。この書式には金額とその根拠を入力する欄があるだけで、何も計算しません。何を請求するかはご自身で決めることになります。
- お客様が消費者の場合はどうなりますか。
- この書式は事業者間の請求書向けです。消費者からの回収は、多くの国で、言葉遣い、費用、通知について、より厳しい規制があります。消費者の債務に使う前に、専門家にご相談ください。
- 最終のご連絡はどのように送ればよいですか。
- 確認のお願いはメールで足ります。最終のご連絡は、発送と内容の証拠が残る方法、たとえば書留、韓国や日本の内容証明郵便、受領の署名をもらう手渡しなどを選び、日付のある控えを保管してください。
- 法的助言ですか。
- いいえ。一般的な書式です。支払遅延に関する規則、利息、書状の効果は国や契約によって異なるため、大きな請求に頼る前に専門家にご相談ください。
- この書式は法律・税務・会計の助言ですか。
- いいえ。一般的な構成と文言を示すテンプレートであり、助言ではありません。規則は国や事案によって異なるため、署名・送付・提出の前に重要な点は資格のある人に確認してもらってください。
- どの国とデザインがありますか。
- 6か国の書式があります：国際共通、アメリカ合衆国、イギリス、韓国、日本、ドイツ。デザインは12種類。
書式はテンプレートであり、法律・税務・会計の助言ではありません。規則は国や事案によって異なります。