領収書の書き方｜但し書き・収入印紙・インボイス対応のポイント

領収書に書く項目と但し書きの書き方、5万円以上で必要になる収入印紙と電子領収書の扱い、適格簡易請求書として使う場合の記載事項を、計算例とともにまとめました。

領収書と請求書の違い

請求書は支払いを求める書類、領収書はお金を受け取ったことを示す書類です。民法第486条により、支払う側は支払いと引換えに受取証書（領収書）の交付を求めることができます。同条第2項では、受け取る側に不相当な負担とならない限り、紙の代わりに電子データでの提供を求めることもできます。

同じ取引先と明細が並ぶので混同されがちですが、役割が違うため、請求書を領収書の代わりに渡すことはしません。領収書は入金を確認してから発行し、まだ届いていない振込や未決済の手形を「受領済み」と書かないようにします。

領収書に書く項目

領収書の様式は法律で決まっていません。あとで取引先の経理や税務調査で確認されるのは、次の項目です。

  • 宛名：支払った会社や人の正式な名称（経費精算では必須になることが多い）
  • 日付：請求日ではなく、実際にお金を受け取った年月日
  • 金額：税込金額と、そのうちの消費税額（「¥55,000-」のように書き足しにくい形で）
  • 但し書き：何の代金かを具体的に（「お品代」だけにしない）
  • 発行者：名称と住所、適格請求書発行事業者なら登録番号
  • 収入印紙：紙の領収書で、記載金額が5万円以上の場合

但し書きの書き方

但し書きは「何に対する支払いか」を示す欄です。「お品代として」だけでは、受け取った側の経理が経費の中身を説明できません。「9月分ウェブサイト保守料として」「展示台40台代として（請求書INV-2026-0042）」のように、品目や請求書番号まで書くと照合が簡単になります。

分割払いや前受金なら「内金として」「残金として」と書き、今回の受領額と残額が分かるようにします。請求書1通に領収書1通ではなく、入金1回ごとに1通を発行します。

収入印紙が必要になる金額

売上代金の領収書は印紙税の第17号文書にあたり、記載金額が5万円未満なら非課税です。5万円以上100万円以下は200円、100万円を超え200万円以下は400円の収入印紙を貼り、消印します。営業に関しない受取書、たとえば会社員が私物を売ったときの領収書は非課税です。

消費税額が区分して書かれていれば、記載金額は税抜金額で判定します。「（税込）」とだけ書いた場合は、税込金額がそのまま記載金額になります。

計算例：税込55,000円と54,780円

税抜50,000円、消費税5,000円、合計55,000円の領収書で消費税額を分けて書くと、記載金額は50,000円です。5万円未満ではないので、紙で渡すなら200円の印紙が必要です。

税抜49,800円、消費税4,980円、合計54,780円なら、消費税額を分けて書けば記載金額は49,800円で非課税です。同じ54,780円でも「54,780円（税込）」とだけ書くと記載金額は54,780円となり、200円の印紙が必要になります。

電子領収書に印紙はいらない

PDFの領収書をメールで送る場合、紙の文書が交付されないため課税文書は作成されず、印紙は不要とされています。受け取った側が印刷したものは写しであり、課税されません。

ただし、同じ内容の領収書をあとから紙で手渡すと、その紙が課税文書になります。電子で出すなら電子で完結させるのが確実です。

インボイスとして使う場合

小売業、飲食店業、写真業、旅行業、タクシー業など、不特定多数を相手にする事業では、領収書を適格簡易請求書として交付できます。記載事項は、発行者の名称と登録番号、取引年月日、取引内容（軽減税率の対象品目はその旨）、税率ごとに区分した対価の合計額、税率ごとの消費税額等または適用税率の5つで、宛名は要りません。

それ以外の事業者が領収書をインボイスとして使うなら、宛名を含む適格請求書の6つの記載事項が必要です。端数処理は1通につき税率ごとに1回です。

QuoteBillで領収書を作る

請求書を開き「この請求書の領収書を作成」を選ぶと、同じ取引先と明細、新しい番号、対象請求書の番号が入った下書きが開きます。日付欄は「支払日」、合計欄は「受領金額」と表示され、支払方法も書けます。元の請求書は変更されず、支払済みにもなりません。

QuoteBillは1通の書類に1つの税率しか適用できないため、8%と10%の品目が混在する取引の適格簡易請求書は作れません。PDFをメールで送れば印紙は不要ですが、印刷して手渡す場合は金額に応じて印紙を貼ってください。

  • 受領金額が入金や現金の記録と一致しているか
  • 日付が実際にお金を受け取った日になっているか
  • 但し書きに品目か請求書番号が書かれているか
  • 紙で渡す5万円以上の領収書に印紙を貼ったか

参考資料

無料の見積書・請求書・領収書テンプレート140種

  • 領収書テンプレート

    受け取った支払いの日付、支払方法、対象の請求書、金額を記録し、PDFとして保存できます。

  • 無料請求書作成ツール

    品目、数量、単価、税額を入力し、プレビューで確認してPDFとして保存できます。支払条件と支払期日もあわせて記載できます。