見積書と請求書の違い：役割・タイミング・書き方

見積書で提案の範囲と条件を決める

相手が価格と作業範囲を見て進めるかどうかを決める段階では、見積書を出します。発行者と宛名、見積番号、発行日、提示した条件を維持する期限としての有効期限を書きます。成果物、数量と単位、単価、割引、含まれないものを、相手が他社の見積と比べられる程度に具体的に書きます。

有効期限は「この条件で提案している期間」であって、支払期日ではありません。原稿は相手が用意する、修正は2回まで、出張費は別、といった前提も書いておきます。修正版を何度か出したときは、相手がどの版を承諾したかが分かるように、番号と承諾の記録を残します。

請求書で合意した金額を請求する

請求書は、相手と合意した請求のタイミングで作ります。着手金、工程の完了時、納品後の一括など、取り決めによって変わります。請求書には固有の番号と発行日を付け、今回請求する金額、支払期日、振込先を書きます。契約全体の金額と今回の請求額が違うときは、その理由が読み取れるようにします。

請求書を作ってPDFにしても、入金があったことの証拠にはなりません。入金の有無は通帳や決済サービスの記録で確認します。一部だけ請求するときは、どの作業の分かを書き、前回の請求や受け取った内金との関係を説明します。承諾された見積書をこっそり書き換えて、新しい請求額の根拠にしないでください。

注文書・納品書・領収書との関係

日本の商取引では、見積書と請求書の間に注文書（発注書）や注文請書、納品書が入り、入金後に領収書を出す流れがよくあります。見積書で条件を示し、注文書で相手が発注し、納品書で納めたものを示し、請求書で支払いを求め、領収書で受け取ったことを示す、という順番です。すべての取引にすべての書類が必要なわけではなく、相手の経理の慣行に合わせます。

どの書類にも共通して書くのは、発行者と宛名、日付、品目、金額です。書類が増えるほど、番号で相互に参照できるようにしておくと照合が楽になります。書類の種類ごとの役割は「請求書の種類一覧と使い分け」のガイドで、見積書と概算見積の違いは「見積書と概算見積の違い」のガイドで扱っています。

どちらを出すか：判断リスト

相手に次にしてほしいことから書類を選びます。送る前に、合意の内容とプロジェクトの記録と照らし合わせて確認してください。

作業範囲や価格を決めてほしいとき

前提条件と有効期限を書いた見積書を用意します。

合意した時期の支払いがほしいとき

今回の金額と支払期日を書いた請求書を用意します。

作業範囲が変わったとき

変更内容を記録し、合意を取ってから請求に反映します。

入金があったか知りたいとき

保存や印刷の有無ではなく、入金の記録を確認します。