プロフォーマインボイスとは｜コマーシャルインボイスとの違いと書き方

プロフォーマインボイスの意味と使う場面、コマーシャルインボイスや見積書との違い、前払いや無償サンプルの通関での扱い、書き方の注意点を計算例とともに解説します。

プロフォーマインボイスとは

プロフォーマインボイス（見積送り状、仮送り状とも）は、商品を出荷する前に、あとで発行する請求書と同じ形式で品名・数量・単価・取引条件を示す書類です。米国商務省国際貿易局は「請求書形式の見積もり」と説明し、買手が輸入許可の申請、信用状の開設、外貨送金の手配に使うことがあるとしています。

見積書との違いは、ふつう注文内容が固まった段階で出し、このあと発行する請求書と行単位で一致させる点です。前払いの依頼に使われることもありますが、実際の取引について発行する請求書（コマーシャルインボイス）そのものではありません。有効期限を書いておけば、為替や運賃が変わったときに条件を見直すきっかけにもなります。

コマーシャルインボイスとの違い

コマーシャルインボイスは、実際に出荷した貨物について売手が買手に発行する請求書で、輸出入の通関にも使われます。税関の輸入手続では、輸入申告書のほかに仕入書（インボイス）、包装明細書、船荷証券などの書類の提出が必要とされています。

プロフォーマの段階から数量や梱包が変わることは珍しくありません。出荷時には、実際に積んだ内容でコマーシャルインボイスを作ります。税関の通達でも、インボイスがプロフォーマであることは、課税価格の確定に時間がかかる事情の一つとして挙げられています。

無償サンプルを送るとき

無償の商品見本であっても、輸入するときは関税や消費税の課税対象になります。東京税関は、受取人が輸出者に対してインボイスを郵便物に添付するよう依頼することを案内しています。

価格が書かれていない「No Commercial Value」のインボイスでは取引価格による評価ができず、税関は同種・類似の物品の価格や価格表などから課税価格を決めます。見本品でも実際の価値が分かる資料を用意しておくと、税関からの問い合わせに答えやすくなります。

計算例：展示台40台の前払い注文

展示台40台を1台25米ドル、輸出梱包を80米ドルで受注しました。プロフォーマの合計は40×25＋80＝1,080米ドルで、買手はこの金額で送金や信用状の手続を進めます。

出荷直前に2台が欠品し38台を出荷するなら、コマーシャルインボイスは38×25＋80＝1,030米ドルです。前払いの1,080米ドルとの差額50米ドルは、返金するか次回の取引で精算するかを買手と決めて記録します。プロフォーマを書き換えて辻褄を合わせることはしません。

適格請求書とは分けて考える

プロフォーマインボイスは、取引の条件を事前に示すための書類です。QuoteBillのプロフォーマには「適格請求書ではありません」という一文が印字されます。国内の取引で仕入税額控除に使ってもらう書類が必要なら、実際の取引について適格請求書を別に交付してください。

書類の題名を「インボイス」にしても、それだけで通関書類や適格請求書になるわけではありません。相手が何のためにその書類を求めているのか（社内稟議、送金、信用状、通関）を先に確認すると、必要な記載が決まります。

QuoteBillでの作り方

合意した見積書を開き「この見積書からプロフォーマインボイスを作成」を選ぶと、同じ取引先と明細、新しい番号を持つ下書きが開きます。支払いの段階になったら、プロフォーマを開いて「このプロフォーマインボイスから請求書を作成」を選びます。どちらの場合も元の書類は変更されません。

QuoteBillには通関書類を作る機能はなく、書類名を変えてもコマーシャルインボイスにはなりません。輸出のコマーシャルインボイスが必要な場合は、適切な様式を使い、記載内容を通関業者などに確認してもらってください。

  • 相手が求めているのが見積り、前払いの依頼、出荷書類のどれかを確認したか
  • 数量・単価・通貨・梱包条件が最新の注文と一致しているか
  • 出荷時に実際の内容でコマーシャルインボイスを作ったか
  • 前払い額と実際の請求額の差額の精算方法を記録したか

参考資料

無料の見積書・請求書・領収書テンプレート140種

  • プロフォーマインボイステンプレート

    供給前に価格と条件を買い手に提示して前払いや輸入許可の手続きに使い、その後に正式な請求書を発行します。

  • 無料見積書作成ツール

    作業範囲、数量、単価、有効期限を入力し、プレビューで確認してPDFとして保存できます。承認されたらそのまま請求書に変換できます。

  • 無料請求書作成ツール

    品目、数量、単価、税額を入力し、プレビューで確認してPDFとして保存できます。支払条件と支払期日もあわせて記載できます。