Vertrag über Veranstaltungsplanung: Vorlage

Eckdaten, Planungsumfang, Dienstleisterbuchungen, Budgetfreigaben, Absage und Veranstaltungstag. Ein Mustervertrag, den Sie vollständig lesen, in QuoteBill anpassen und über einen sicheren Link online unterschreiben lassen können.

Muster – anwaltlich prüfen lassen · Einfache elektronische Signatur mit Ereignisprotokoll

Für wen sie gedacht ist

Für Veranstaltungsagenturen, die für einen Auftraggeber eine Konferenz, Produkteinführung oder Firmenfeier planen und durchführen und Umfang, Buchungen, Budget und Storno festhalten wollen.

Was sie regelt

15 Paragrafen in dieser Reihenfolge. Jeder steht im Mustertext weiter unten, und Sie können Paragrafen vor dem Senden ändern, streichen oder ergänzen.

  • § 1 Gegenstand

    Wofür der Vertrag da ist: Die Veranstaltungsagentur plant, organisiert und führt die unten beschriebene Veranstaltung für den Auftraggeber durch.

  • § 2 Eckdaten der Veranstaltung

    Felder für Name, Termin und Uhrzeiten, Ort und erwartete Teilnehmerzahl. Änderungen brauchen die Zustimmung beider Seiten, einschließlich der Folgen für Vergütung und Buchungen.

  • § 3 Umfang der Planungsleistungen

    Ein Feld für die Planungsleistungen und eines für das, was nicht dazugehört. Leistungen außerhalb des Umfangs kommen nur durch Vereinbarung hinzu, zu den Sätzen der Preisaufstellung.

  • § 4 Buchung von Veranstaltungsort und Dienstleistern

    Die Agentur schlägt Orte und Dienstleister vor und vergleicht Angebote. Verträge mit ihnen schließt und bezahlt der Auftraggeber selbst, sofern nicht vereinbart ist, dass die Agentur bucht. Vor der Freigabe wird nichts gebucht.

  • § 5 Budget und Freigaben

    Ein Feld für das Budget. Die Agentur hält es aktuell, warnt bei drohender Überschreitung und holt vor Verpflichtungen über einem festgelegten Betrag und vor jeder Erhöhung die Freigabe ein.

  • § 6 Mitwirkung des Auftraggebers

    Der Auftraggeber benennt eine entscheidungsbefugte Person und liefert Informationen, Inhalte, Gästeliste und Entscheidungen rechtzeitig. Verspätete Entscheidungen können Zeitplan und Preise ändern; dafür haftet die Agentur nicht.

  • § 7 Vergütung und Zahlung

    Die Vergütung steht in der Preisaufstellung. Ein festgelegter Anteil wird bei Vertragsschluss angezahlt, der Rest eine festgelegte Zahl von Tagen vor der Veranstaltung. Auslagen nur nach vorheriger Genehmigung.

  • § 8 Absage und Verschiebung

    Was der Auftraggeber bei einer Absage zahlt, gestaffelt nach dem Vorlauf, zuzüglich zugesagter Kosten. Ort und Dienstleister behalten ihre Stornobedingungen. Eine Verschiebung in einer festgelegten Frist ist einmal kostenfrei.

  • § 9 Höhere Gewalt

    Fällt die Veranstaltung aus Gründen aus, die keine Seite beherrscht, suchen beide zuerst einen neuen Termin. Gelingt das in einer festgelegten Frist nicht, kann jede Seite kündigen; geleistete Arbeit wird vergütet, die Anzahlung erstattet.

  • § 10 Dienstleister und Haftung

    Die Agentur wählt Dienstleister sorgfältig aus, haftet aber nicht für Ausfälle, die sie nicht verursacht hat. Die Haftung jeder Seite ist auf die Vergütung der Agentur begrenzt, außer bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit und Personenschäden.

  • § 11 Aufgaben vor Ort

    Am Tag selbst ist die Agentur mit einer festgelegten Zahl von Teammitgliedern vor Ort, leitet den Ablauf und koordiniert die Dienstleister. Der Auftraggeber verantwortet seine Gäste, sein Eigentum und die Hausordnung.

  • § 12 Vertraulichkeit und Referenznennung

    Gästeliste, Teilnehmerdaten und Budget bleiben für eine festgelegte Zahl von Jahren vertraulich; Teilnehmerdaten dienen nur der Veranstaltung. Die Agentur darf die Veranstaltung als Referenz zeigen, wenn der Auftraggeber nicht widerspricht.

  • § 13 Laufzeit und Kündigung

    Der Vertrag endet, wenn die Schlussrechnung bezahlt und die Nacharbeiten erledigt sind. Nach einer erheblichen, nicht fristgerecht beseitigten Verletzung kann jede Seite kündigen; geleistete Arbeit wird vergütet, Unterlagen übergeben.

  • § 14 Selbstständigkeit der Parteien

    Beide Seiten sind selbstständige Unternehmen. Es entsteht kein Arbeits-, Gesellschafts- oder Vertretungsverhältnis; gegenüber Dienstleistern handelt die Agentur für den Auftraggeber nur mit einer Vollmacht in Textform.

  • § 15 Anwendbares Recht und Streitigkeiten

    Es gilt das genannte Recht. Die Parteien versuchen zunächst, Streitigkeiten einvernehmlich beizulegen; im Übrigen gilt der genannte Gerichtsstand.

Eine Preisaufstellung (Positionen, Mengen und Preise) gehört zu diesem Vertrag. Sie beginnt leer, in Ihrer Währung, und die Klauseln zu Vergütung und Zahlung verweisen auf sie.

Der Mustertext

Das ganze Muster, so wie QuoteBill es anlegt. Text in doppelten eckigen Klammern, etwa [[10]], ist eine Lücke zum Ausfüllen oder Prüfen; solange eine übrig ist, lässt sich der Vertrag nicht senden. Der Klauseltext liegt auf Englisch, Koreanisch, Japanisch und Deutsch vor; in anderen Sprachen beginnt ein Vertrag auf Englisch, damit Sie ihn übersetzen können.

Mustertext lesen

Vertrag über Veranstaltungsplanung und -durchführung

Vertragsparteien: Veranstaltungsagentur · Auftraggeber

§ 1 Gegenstand

Dieser Vertrag regelt die Bedingungen, zu denen die Veranstaltungsagentur die nachstehend beschriebene Veranstaltung für den Auftraggeber plant, organisiert und durchführt.

§ 2 Eckdaten der Veranstaltung

Veranstaltung: [[Name oder Arbeitstitel der Veranstaltung]]

Termin: [[Veranstaltungsdatum]], von [[Beginn]] bis [[Ende]]

Ort: [[Name und Anschrift des Veranstaltungsorts oder „noch auszuwählen“]]

Erwartete Teilnehmerzahl: etwa [[100]] Gäste.

Änderungen von Termin, Ort oder Teilnehmerzahl werden erst wirksam, wenn beide Parteien sie in Textform vereinbart haben, einschließlich der Folgen für die Vergütung und die Buchungen bei Dienstleistern.

§ 3 Umfang der Planungsleistungen

(1) Die Veranstaltungsagentur erbringt folgende Leistungen:

[[Leistungen und Arbeitsergebnisse beschreiben]]

(2) Soweit oben nicht aufgeführt, gehören folgende Punkte nicht zum Leistungsumfang: [[z. B. Reise und Unterkunft der Gäste, Druckerzeugnisse, Honorare für Referenten]]

(3) Leistungen außerhalb des Umfangs erbringt die Agentur nur, wenn die Parteien sie in Textform vereinbaren, zu den Sätzen der Preisaufstellung oder wie sonst vereinbart.

§ 4 Buchung von Veranstaltungsort und Dienstleistern

(1) Die Veranstaltungsagentur schlägt Veranstaltungsorte und Dienstleister (etwa Catering, Veranstaltungstechnik, Dekoration) vor und vergleicht Angebote.

(2) Verträge mit dem Veranstaltungsort und mit Dienstleistern werden im Namen des Auftraggebers geschlossen und von ihm unmittelbar bezahlt, es sei denn, die Parteien vereinbaren in Textform, dass die Agentur einen bestimmten Dienstleister im eigenen Namen bucht und die Kosten zum Selbstkostenpreis zuzüglich der Handling-Pauschale der Preisaufstellung weiterberechnet.

(3) Die Agentur bucht nichts, bevor der Auftraggeber das Angebot freigegeben hat.

§ 5 Budget und Freigaben

(1) Das Budget der Veranstaltung ohne die Vergütung der Agentur beträgt [[Budgetbetrag]].

(2) Die Agentur führt eine Budgetübersicht, aktualisiert sie mindestens [[alle zwei Wochen]] und informiert den Auftraggeber, sobald eine Position den freigegebenen Betrag voraussichtlich überschreitet.

(3) Vor jeder Verpflichtung über [[Betrag]] und vor jeder Änderung, die das Budget erhöht, holt die Agentur die Freigabe des Auftraggebers in Textform ein.

§ 6 Mitwirkung des Auftraggebers

(1) Der Auftraggeber benennt eine Person, die für ihn entscheiden kann, und stellt rechtzeitig die Informationen, Inhalte, Gästeliste, Markenunterlagen und Entscheidungen bereit, die die Agentur benötigt.

(2) Werden Entscheidungen, die mit Frist angefordert wurden, nicht fristgerecht getroffen, kann sich der Zeitplan verschieben oder Dienstleister können ihre Preise ändern; dafür ist die Agentur nicht verantwortlich.

§ 7 Vergütung und Zahlung

(1) Der Auftraggeber zahlt die Vergütung der Agentur laut Preisaufstellung dieses Vertrags nach den dort genannten Zahlungsbedingungen.

(2) Eine Anzahlung von [[30]] % der Vergütung ist bei Vertragsschluss fällig und wird auf die Schlussrechnung angerechnet. Der Restbetrag ist [[14]] Tage vor der Veranstaltung fällig.

(3) Auslagen werden nur erstattet, wenn der Auftraggeber sie vorher genehmigt hat, und nur gegen Beleg.

§ 8 Absage und Verschiebung

(1) Der Auftraggeber kann die Veranstaltung in Textform absagen. Geht die Absage mehr als [[90]] Tage vor der Veranstaltung zu, behält die Agentur die Anzahlung für die geleistete Arbeit; zwischen [[90]] und [[30]] Tagen vorher sind [[50]] % der Vergütung fällig; weniger als [[30]] Tage vorher die volle Vergütung.

(2) In jedem Fall trägt der Auftraggeber zusätzlich die Kosten, die die Agentur mit seiner Freigabe bereits aufgewendet oder verbindlich zugesagt hat und nicht mehr stornieren kann.

(3) Verträge mit dem Veranstaltungsort und mit Dienstleistern folgen ihren eigenen Stornobedingungen, die die Agentur dem Auftraggeber vor jeder Buchung vorlegt.

(4) Der Auftraggeber kann die Veranstaltung einmal ohne Stornogebühr auf einen Termin innerhalb von [[12]] Monaten verschieben, sofern die Agentur verfügbar ist. Zusätzliche Planungsarbeit für den neuen Termin wird zu den Sätzen der Preisaufstellung berechnet.

§ 9 Höhere Gewalt

(1) Kann die Veranstaltung wegen eines Ereignisses außerhalb des zumutbaren Einflussbereichs beider Parteien nicht wie geplant stattfinden, etwa bei Naturkatastrophe, Epidemie, behördlicher Anordnung oder einem Ausfall des Veranstaltungsorts, den keine Partei zu verantworten hat, bemühen sich die Parteien zunächst um einen neuen Termin.

(2) Wird die Veranstaltung verlegt, gilt dieser Vertrag für den neuen Termin fort. Gelingt eine Verlegung innerhalb von [[6]] Monaten nicht, kann jede Partei den Vertrag in Textform kündigen; der Auftraggeber vergütet dann die bis dahin geleistete Arbeit und die nicht mehr vermeidbaren Kosten, und die Agentur erstattet den verbleibenden Teil der Anzahlung.

§ 10 Dienstleister und Haftung

(1) Die Agentur wählt Dienstleister mit der verkehrsüblichen Sorgfalt aus und koordiniert sie, haftet aber nicht für deren eigene Leistung, Verzögerung oder Ausfall, es sei denn, sie hat diese verursacht. Ansprüche wegen der Leistung eines Dienstleisters richten sich nach dessen Vertrag gegen ihn; die Agentur unterstützt den Auftraggeber bei ihrer Durchsetzung.

(2) Die Haftung jeder Partei aus diesem Vertrag ist auf die Höhe der Vergütung der Agentur begrenzt. Die Haftung für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie in allen Fällen, in denen eine Beschränkung gesetzlich nicht zulässig ist, bleibt unberührt.

§ 11 Aufgaben vor Ort

(1) Am Veranstaltungstag ist die Agentur von [[Uhrzeit]] bis zum Ende des Abbaus mit [[2]] Mitgliedern ihres Teams vor Ort, leitet den Ablauf, weist die Dienstleister ein und koordiniert sie und ist erste Ansprechpartnerin für den Veranstaltungsort.

(2) Der Auftraggeber ist verantwortlich für das Verhalten seiner Gäste und Referenten, für sein eigenes Eigentum und seine Exponate sowie für die Einhaltung der ihm übergebenen Hausordnung des Veranstaltungsorts.

(3) Jede Partei unterhält die für ihre Rolle üblichen Versicherungen; eine Veranstaltungshaftpflichtversicherung schließt der Auftraggeber ab, wenn der Veranstaltungsort sie verlangt.

§ 12 Vertraulichkeit und Referenznennung

(1) Jede Partei behandelt nicht öffentliche Informationen der anderen Partei, einschließlich Gästeliste, Teilnehmerdaten und Budget, während der Vertragslaufzeit und [[2]] Jahre danach vertraulich und nutzt sie nur für diesen Vertrag.

(2) Teilnehmerdaten werden nur zur Durchführung der Veranstaltung verwendet und danach gelöscht oder zurückgegeben, sofern der Auftraggeber nichts anderes verlangt.

(3) Die Agentur darf den Auftraggeber als Referenz nennen und Fotos der Veranstaltung ohne vertrauliche Inhalte in ihrem Portfolio zeigen, sofern der Auftraggeber nicht in Textform widerspricht.

§ 13 Laufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag beginnt mit dem angegebenen Beginn und endet, wenn die Schlussrechnung bezahlt ist und die im Leistungsumfang genannten Nacharbeiten erledigt sind.

(2) Verletzt eine Partei diesen Vertrag erheblich und beseitigt sie die Verletzung nicht innerhalb von [[14]] Tagen nach Aufforderung, kann die andere Partei den Vertrag in Textform kündigen.

(3) Bei Kündigung vergütet der Auftraggeber die bis dahin geleistete Arbeit und die nicht stornierbaren zugesagten Kosten; die Agentur übergibt Buchungen, Kontakte und Planungsunterlagen, damit der Auftraggeber die Veranstaltung fortführen kann.

§ 14 Selbstständigkeit der Parteien

Die Parteien sind selbstständige Unternehmen. Durch diesen Vertrag entsteht kein Arbeits-, Gesellschafts-, Gemeinschafts- oder Vertretungsverhältnis; die Agentur handelt gegenüber Dienstleistern für den Auftraggeber nur im Rahmen einer von ihm in Textform erteilten Vollmacht.

§ 15 Anwendbares Recht und Streitigkeiten

Für diesen Vertrag gilt das unter „Anwendbares Recht“ genannte Recht. Die Parteien bemühen sich zunächst, Streitigkeiten einvernehmlich beizulegen. Gerichtsstand ist der unter „Gerichtsstand“ genannte Ort, soweit zwingendes Recht nichts anderes bestimmt.

Zahlungsbedingungen

Anzahlung von [[30]] % bei Vertragsschluss; Restbetrag [[14]] Tage vor der Veranstaltung; genehmigte Auslagen innerhalb von [[14]] Tagen nach Zugang der Rechnung, jeweils auf das in der Rechnung genannte Konto.

Anwendbares Recht

[[Anwendbares Recht, z. B. Recht der Bundesrepublik Deutschland]]

Gerichtsstand

[[Gerichtsstand, z. B. Sitz des Auftragnehmers]]

So verwenden Sie die Vorlage

  1. Vorlage wählen

    Drücken Sie die Schaltfläche, um diese Vorlage zu verwenden. Sind Sie nicht angemeldet, melden Sie sich zuerst an oder registrieren sich kostenlos und kommen direkt zu dieser Vorlage zurück.

  2. Entwurf anlegen

    Die Seite für neue Verträge öffnet sich mit markierter Vorlage. Mit einem Klick auf die Karte legen Sie einen Entwurf an. Partei A wird mit Ihren Firmendaten gefüllt; Lücken, die andere Partei und, wo die Vorlage eine hat, die Preisaufstellung füllen Sie selbst aus.

  3. Zur Unterschrift senden

    Sie unterschreiben zuerst und senden dann jeder unterzeichnenden Person einen sicheren Link und auf einem anderen Weg einen Zugangscode. Unterzeichnende brauchen kein Konto.

Nächste Schritte

  • Ihre Gegenseite öffnet den Link auf jedem Gerät und braucht kein Konto. Wie das Unterschreiben aussieht, zeigt die Seite zu E-Verträgen; welche Art elektronischer Signatur für welches Dokument genügt, erklärt der Leitfaden.

  • Schon unterschrieben? Erstellen Sie die Rechnung direkt aus dem unterschriebenen Vertrag: Parteien und Preispositionen werden übernommen, für den vollen Betrag oder eine Anzahlung. Wo die Rechnung im Ablauf vom Angebot bis zur Quittung steht, zeigt der Leitfaden zu den Rechnungsarten.

Was es ist – und was nicht

QuoteBill erzeugt eine einfache elektronische Signatur mit Ereignisprotokoll. In der EU, im Vereinigten Königreich, in den USA und in Korea wird einer Signatur die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen, weil sie elektronisch ist; in Japan brauchen die meisten Verträge gar keine besondere Form. Was eine einfache elektronische Signatur im Streitfall beweist, hängt von den Belegen ab, und manche Dokumente brauchen eine andere Form.

Es ist keine qualifizierte oder fortgeschrittene elektronische Signatur, und QuoteBill prüft die Identität der Unterzeichnenden nicht. Protokolliert wird die Nutzung des Links und des Zugangscodes, die Sie übermittelt haben – wer beides hat, kann unterschreiben. Das Signaturprotokoll nennt jeden ausgestellten Link und zu jeder Aktion des Absenders oder einer unterzeichnenden Person deren IP-Adresse und Browser, soweit sie ermittelt werden konnten.

Manche Dokumente brauchen eine andere Form. Testamente, viele Grundstücksgeschäfte, Bürgschaften und manche arbeitsrechtlichen Erklärungen verlangen je nach Land die eigenhändige Unterschrift, eine notarielle Beurkundung oder eine qualifizierte Signatur. Die Vorlagen sind Muster und keine Rechtsberatung: Lassen Sie sie anwaltlich prüfen.

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