請求書テンプレート Excel・Word・PDF：無料で使い分ける方法
請求書テンプレートをExcel・Word・PDFのどれで使うか。数式が生きるExcel、文面を直せるWord、送る控えのPDFの違いと、オンラインで作る手順、Excelでの計算例（合計103,400円）、送る前の確認項目をまとめました。
ひと目でわかる
結論：Excelは計算、Wordは文面、PDFは送る控え
Excel、Word、PDFは、使う場面が違います。数字が変わる請求書にはExcelが向いています。数量や単価を直すと、合計がついてきて変わるからです。文面を自由に直したいときはWord、取引先に送る控えには、どの画面でも同じに見えるPDFが向いています。経理の担当者にはExcel、文面の調整にはWord、取引先にはPDFというように、3つとも必要になることも少なくありません。
QuoteBillでは1つの請求書から3つの形式を作れるので、テンプレートを3種類そろえて内容を合わせ続ける必要はありません。請求書の中身を一度だけ入力し、最後に形式を選びます。
QuoteBillで形式ごとに入るもの
ExcelとWordのファイルは、ボタンを押したときにブラウザの中で作られ、入力した金額をファイル作成のためにアップロードすることはありません。デザイン、ロゴ、書類の色、書類の言語は、3つの形式すべてに反映されます。
- Excel（.xlsx）：レイアウトはそのままで、数式が入っています。各行は数量×単価から値引きを引いて通貨の桁で丸めた金額、小計は行の合計、税額は税率のセルから計算し、合計はそれに続いて自動で出ます。
- Word（.docx）：同じレイアウト、色、ロゴ、当事者、明細の表、合計を、編集できる文字として入れます。合計は数式ではなく、入力済みの数字です。
- PDF：「印刷／PDF」を押し、ブラウザの印刷画面でPDFとして保存します。ファイルを作るのはブラウザなので、改ページの位置は自分で確かめます。
ダウンロードせず、オンラインで請求書を作る手順
請求書を仕上げるために何かをダウンロードする必要はなく、内容はアカウントなしでも入力できます。手順は次のとおりです。
- 無料請求書作成ツールなどのテンプレートを開き、「アカウントなしで今すぐ作成」を押します。手書きにしたいときは、同じページの「白紙で印刷／PDF」で白紙の書式を印刷できます。
- 自分の情報、取引先、明細、「国 / 通貨」を入力します。アカウントがない間、請求書はこのブラウザにだけ保存されます。残しておくには、Googleアカウントかメールアドレスでログインするか、無料のアカウントを作ります。すると、請求書がアカウントに移ります。
- 「クラウドに保存」を押すと、どの端末からでもその請求書を開けます。それまでは、この端末にだけある下書きです。
- PDFは「印刷／PDF」から、ExcelとWordは「ダウンロード」メニューの「Excel（.xlsx）」と「Word（.docx）」から受け取ります。
計算例：Excelで合計を確かめる
説明用の請求書に3行あるとします。ロゴデザインが1×40,000円＝40,000円、ブランドガイドのページが8×4,500円＝36,000円、印刷用データが1×20,000円から10％値引きして18,000円です。小計は94,000円で、例として税率10％で計算すると、消費税は9,400円、合計は103,400円です。
Excelのファイルで、ブランドガイドのページを8から10に変えてみてください。その行は45,000円、小計は103,000円、消費税は10,300円、合計は113,300円になり、ほかのセルを直す必要はありません。Wordのファイルで同じ変更をするなら、行の金額、小計、消費税、合計を自分で打ち直します。金額と税率は説明用の例で、おすすめの価格でも税務上の助言でもありません。
送る前のチェックリスト
無料のテンプレートが省いてくれるのは入力の手間で、確認までは代わりにしてくれません。ファイルを送る前に、次の点を確かめます。
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日本の取引で使うときに確かめること
たとえば、取引先にはPDFをメールで送り、自分の控えと月ごとの集計にはExcelのファイルを残す、という使い分けができます。どの形式で送るかは、取引先の経理が受け取れる形を先に聞いておくと迷いません。
適格請求書（インボイス）として交付するのに必要な記載事項は、テンプレートの形式とは別の問題です。QuoteBillは、作った書類がその要件を満たすかどうかを確認しません。記載事項は「適格請求書（インボイス）の記載事項」、どの書類が適格請求書になるかは「インボイスは請求書・領収書・納品書のどれ？」、番号の決め方は「請求書番号の付け方」のガイドを見てください。
始める前に知っておく制限と、始め方
アカウントへの保存と、WordとExcelのダウンロードには無料のアカウントが必要です。アカウントがなくても、テンプレートに入力して印刷したりPDFで保存したりでき、書類はこのブラウザにだけ残ります。QuoteBillは請求書を代わりに送ったり、代金を回収したり、期日を過ぎた請求の催促をしたりはしません。作られる書類は印刷できる控えであり、登録された電子インボイスや会計システムではありません。
テンプレート一覧から無料請求書作成ツールなどの請求書テンプレートを開くか、このページの下の「請求書を作成」から始めてください。送ったあとの入金の確かめ方は「未入金の請求書への対応」のガイドにまとめています。
よくある質問
ExcelやWordの請求書テンプレートは、アカウントなしでダウンロードできますか?
できません。ExcelとWordのダウンロードには無料のアカウントが必要です。アカウントがなくても、テンプレートに入力して「印刷／PDF」で印刷したりPDFに保存したりはできます。
Wordのファイルで数量を変えると、合計も変わりますか?
変わりません。Wordのファイルの合計は数式ではなく入力済みの数字なので、金額を変えたら小計、消費税、合計を自分で直します。数字が動く請求書は、Excelで直すか、QuoteBillで直してから出し直すと確実です。
入力した金額は、ファイルを作るときにどこかへ送られますか?
ExcelとWordのファイルはブラウザの中で作られ、入力した金額をそのためにアップロードすることはありません。PDFも、ブラウザの印刷画面が作ります。「クラウドに保存」を押した書類は、自分のアカウントに保存されます。
このテンプレートで作った請求書は、そのまま適格請求書になりますか?
テンプレートだけでは決まりません。QuoteBillは書類が適格請求書の要件を満たすかを確認しないので、必要な記載事項を「適格請求書（インボイス）の記載事項」のガイドで確かめてから入力してください。
サンプル契約書・書式・ツール
無料の見積書・請求書・領収書テンプレート536種
無料請求書作成ツール
ロゴ、取引先、品目、税率を入力して請求書をオンラインで作成できます。プレビューで体裁を確かめたら、そのままPDFとして保存。無料の会員登録だけでお使いいただけます。
空白の請求書テンプレート
商品またはサービスなどの項目をあらかじめ用意した空白の請求書テンプレートです。数量と単価、税率を入力し、内容を確認したらPDFとして保存できます。
無料PDF請求書作成ツール
請求書を作成し、プレビューで改ページの位置を確認してから、印刷／PDF機能でブラウザからPDFを保存できます。無料の会員登録だけでお使いいただけます。
販売請求書テンプレート
販売商品、商品配送料、ギフト包装などの項目をあらかじめ用意した販売請求書テンプレートです。数量と単価、税率を入力し、内容を確認したらPDFとして保存できます。