請求書番号の付け方：連番のルールと訂正の記録

端末やツールをまたいで1つの台帳で管理する

小さな共有の台帳に、請求書番号、発行日、取引先、金額、通貨、元になった書類、現在の状態を記録します。新しい請求書を作る前に、最後に割り当てた番号を確認します。複数の人が書類を出すなら、誰が番号を割り当てるかを決めておきます。別々の表計算で作業する2人は、同じ次の番号を選んでしまうことがあります。

ブラウザを変えた、パソコンを買い替えた、新しい作成ツールに移った、という理由で系列を1から始め直さないでください。既存の台帳を持ち越し、他の場所で発行した書類も数に入れます。1つのアプリの中だけの重複チェックでは、先週別のツールから送った請求書は見つけられません。

番号の付け方：3つのパターン

日本の中小企業でよく見るパターンを3つ並べます。どれを選んでもよいですが、決めたら書き留めて、途中で変えるときは切り替えの日と最後の番号を記録します。

暦年＋連番（2026-0001）

1月に数え直す。QuoteBillの「連番」はこの数え方です。

年度＋連番（FY2026-0001）

4月始まりの会計年度で数える会社向け。QuoteBillの連番は暦年で数え直すので、年度で管理するなら番号を自分で入力し、台帳で管理します。

取引先コード＋連番（A01-0007）

取引先ごとに系列を分ける。相手ごとの履歴は追いやすいが、全体の通し番号にはならない。

訂正があったときに記録を残す

まだ発行していない下書きなら、直して、番号の割り当てを決めた手順どおりに記録します。相手が受け取ったあとの請求書は、渡したファイルを黙って上書きして全員が同じ版を持っていると思い込まないでください。その取引に必要な訂正の手順やクレジットノートの流れを確かめ、元の書類と訂正した書類の関係が分かるようにしておきます。

QuoteBillの見積書から請求書を作る機能は、新しい請求書番号を付け、見積書を残します。提案をたどるには便利ですが、会計上の連番を確保するものでも、正式なクレジットノートを作るものでもありません。ファイル名を似せるために、見積番号を請求書番号として使い回さないでください。

• この番号が正しい系列のもので、他の場所で発行されていないことを確認する。
• 保存した書類、PDFのファイル名、メール、振込案内で番号をそろえる。
• 発行日、取引先、金額、通貨、元になった見積番号を記録する。
• 渡した原本を保管し、訂正は版の関係を隠さずに記録する。