請求書をスプレッドシートから自動作成：3つの方法とAPI連携

量に合う方法の選び方

請求書をどのくらいの頻度で、どのくらい決まった形で作るかで、おおよそ選べます。

• 月に数通で、毎回内容が違う：テンプレートか、その取引先への前回の請求書から始めて、エディターで作る。
• ときどき一覧をまとめて処理する：接続したAIアシスタントが、言葉で頼んだとおりに下書きを作り、自分で見直す。
• 請求の明細がすでにシート、フォーム、データベースにある：個人用のAPIキーで自動化する。
• 同じ取引先に毎月請求する：自動化するか、書類の一覧で先月の請求書を複製する。

自動化の前にシートを設計する

自動化の正確さは、読み込むシートの正確さで決まります。請求書の1行をシートの1行にし、すべての行で同じ列を使い、どの行が同じ請求書に入るかを示す列を作ります。数量や単価は「円」や「¥」を付けた文字ではなく数値のまま、日付は年-月-日の形で入れます。

「準備完了」の行だけを自動化が拾うように状態の列を置き、作った下書きのアドレスを書き戻す列も用意します。そうすれば同じ行を二重に請求することがなく、どの行に下書きがあるかがひと目で分かります。

• 請求書グループ：1通の請求書に入る行が共有するID。リクエストのIdempotency-Keyとしても使います。
• 取引先名と取引先のメールアドレス。請求書に書く項目は「適格請求書（インボイス）の記載事項」のガイドも見て決めます。
• 品目、数量、単価。数量と単価は、記号を付けないただの数値で入れます。
• 状態（下書き、準備完了、完了）と、自動化が書き戻す下書きの編集アドレス。

自動化が動くしくみ

「会社設定」の「APIキー」で、有効期間を30日、90日、365日から選んで個人用のAPIキーを作り、自動化ツールの認証情報の保管場所に入れます。ツールはシートを見張り、準備のできた請求書ごとに書類を作るリクエストを1つ送ります。応答には下書きの番号、合計、編集アドレスが入っているので、ツールがそれをシートに書き戻します。正確なリクエストの形と、Make、Zapier、n8nの設定はAPIの案内ページにあり、このページは英語のみです。

APIキーは、自分のアカウントに書類を作るためのパスワードのようなものです。作業ごとに別のキーを作り、シートには貼り付けず、キーの入ったシナリオを共有したり書き出したりせず、人に見られたかもしれないときは「会社設定」ですぐに無効にします。

前もって知っておく上限

1つのキーで送れるリクエストは1分に60件、1日に5,000件で、1つのアカウントがAPIで作れる書類は1日500件です。下書きはすべて、クラウドに保存できる書類の上限に数えられます。APIは書類を作って読むだけで、送ったり、署名したり、変更や削除をしたり、取引残高明細書を作ったりはできず、QuoteBillの書類は税率を1つしか持てません。作られる書類は印刷用の請求書で、登録された電子インボイスではなく、国に合わせて入る税率は確認が必要な出発点で、税務上の助言ではありません。