見積書テンプレート Excel・Word・PDF：段階ごとの使い分け
見積書はExcel・Word・PDFのどれで送るか。金額が動く間はExcel、条件を詰める間はWord、確定したらPDF。塗装工事の見積例（合計136,455円）と1部屋増えたときの再計算、送る前の確認項目をまとめました。
ひと目でわかる
結論：金額が動くうちはExcel、確定したらPDF
見積書は、取引先が承諾するまでに読まれ、質問され、ときには書き直されます。そのため、請求書よりも形式の選び方が大事です。提案が確定したらPDFで送ります。金額がまだ動いているあいだはExcelのファイルを手元に置き、文面や作業の範囲、条件を詰めている段階ならWordが便利です。
QuoteBillでは、1通の見積書を入力すれば、そこからExcel、Word、PDFの3形式を作れます。取引先、明細、有効期限、備考は、どのファイルでも同じ内容になります。
数字はExcelで、文面はWordで
Excelのファイル（.xlsx）は計算式ごと保存されます。明細の行ごとに「数量×単価−値引き」を通貨の桁にそろえて丸め、小計はその合計、消費税は税率を入れたセルを掛けて出し、総額も式で決まります。打ち合わせの電話中に数量を変えれば合計がその場で動くので、「もう1部屋増やしたらいくら？」という質問にすぐ答えられます。
Wordのファイル（.docx）も見た目は同じで、ロゴや色、宛先と差出人、明細表、合計までが書き換えられる文章になっています。品目の説明を言い換えたり、「備考」に対象外の作業や条件を書き足したりできます。ただしWordの合計欄は計算式を持たない固定の値なので、単価や数量を変えたときは電卓で出し直すか、Excel側で直します。
PDF：取引先が読む版
PDFにするには、エディターの「印刷／PDF」から開く印刷画面で、保存先にPDFを選びます。作成はブラウザが受け持つので、送る前にファイルを開いて全ページに目を通します。PDFはExcelやWordのファイルより不用意に書き換わりにくいため、取引先に送る版にも、何を提案したかの記録として残す版にも向いています。
ファイル名に見積番号と有効期限を入れておくと、取引先から承諾の返事が届いたときに、どの版の話なのかをすぐに見つけられます。
計算例：塗装工事の見積書と1回の変更
説明用の見積書です。室内の塗装が3部屋×28,000円＝84,000円、壁の補修が4時間×5,500円＝22,000円、材料が1式19,000円から5％値引きして18,050円。小計は124,050円で、税率を10％とした例では消費税が12,405円、合計は136,455円です。
取引先から4部屋目の依頼がありました。Excelで3を4に変えると、塗装は112,000円、小計は152,050円、消費税は15,205円、合計は167,255円になります。この版は新しい有効期限を入れてPDFで送り、最初の版も、何を提案したかが分かるように残しておきます。どの金額も説明のための数字で、相場や推奨の価格を示すものではありません。
見積書を送る前のチェックリスト
エディターで見積書を開き、プレビューが約束した内容と同じかを見比べます。まず次の点を確かめます。
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承諾のあとと、QuoteBillがしないこと
取引先が承諾したら、保存した見積書を開いて「請求書を作成」を選びます。QuoteBillは別の請求書の下書きを作り、元の見積書はそのまま残します。規模の大きな仕事なら、次の段階として電子契約を作れます。監査ログ付きの簡易な電子署名で、取引先はどの端末からでも署名できます。それで足りるかどうかは契約と国によって異なり、署名済みの契約書から請求書を作ることもできます。
見積書をアカウントに保存したり、Word版やExcel版を受け取ったりするには、無料のアカウントでログインします。ログインしていなくても、テンプレートに入力して印刷したりPDFで保存したりでき、書類はこのブラウザにだけ残ります。QuoteBillが見積書を代わりに送ったり、取引先の承諾を取り付けたりすることはありません。税額の計算は入力の手助けであって、税務の助言ではありません。
どこから始めるか
まずは無料見積書作成ツールか塗装工事見積書のページを開いてアカウントなしでそのまま入力するか、ログインしてページ下部の「無料で見積書を作成」を押します。提案が固まったら、Excel、Word、PDFから選びます。記載項目は「見積書の書き方」、承諾後の流れは「見積書から請求書を作る方法」のガイドで説明しています。
よくある質問
見積書はExcelのまま送ってもよいですか?
送れますが、数式の入ったファイルは、受け取った側の操作で数字が変わってしまうことがあります。条件を詰めている途中の共有はExcel、正式な提示はPDFにすると、何を提案したかがはっきり残ります。
金額を変えたら、前の版の見積書はどうすればよいですか?
消さずに残します。新しい版には新しい有効期限を入れてPDFで送り、ファイル名の見積番号と有効期限で版を見分けます。
見積書の有効期限は、どう決めればよいですか?
その金額を守れる最後の日にします。材料費などが動きやすい仕事なら短めにし、期限を過ぎてから承諾の連絡が来たら、金額を確かめたうえで新しい有効期限の版を出し直します。
承諾をもらったら、請求書は一から作り直しですか?
作り直す必要はありません。保存した見積書で「請求書を作成」を選ぶと、取引先と明細を引き継いだ請求書の下書きができ、元の見積書は残ります。番号と日付は、請求書として確かめ直してください。
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