Angebot für Workflow-Automatisierung
Angebotsvorlage für Workflow-Automatisierung: Workshop zur Prozessaufnahme, Aufbau je Workflow, App-Anbindungen und drei Monate Support getrennt kalkulieren.
Vorlagen nach Branche
- Workshop zur Prozessaufnahme
- Aufbau der Automatisierung, je Workflow
- Einrichtung der Anbindung je App
- Überwachung und Support, je Monat in den ersten drei
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Beginnen Sie mit „Workshop zur Prozessaufnahme“, klären Sie die benötigte Menge und die Zuarbeiten des Kunden und vereinbaren Sie für jede Position ein Abnahmekriterium.
Angebot prüfen und freigeben
Stimmen Sie den Abnahmenachweis für „Überwachung und Support, je Monat in den ersten drei“, alle Positionsmengen, die Ausschlüsse und die Bindefrist mit dem Kunden ab und archivieren Sie die freigegebene Fassung.
Liefern und Abrechnung vorbereiten
Übergeben Sie die vereinbarten Testergebnisse und die Konfigurationsdokumentation und benennen Sie Verantwortliche für offene Punkte. Sobald die vereinbarte Stufe erreicht ist, erstellen Sie die Rechnung mit den tatsächlichen Mengen und den freigegebenen Änderungen.
Kleine Firmen verlieren Stunden damit, Daten zwischen Webformular, Tabelle, Buchhaltungsprogramm und Chat abzuschreiben. Ein Automatisierungsberater verbindet diese Schritte, und die ehrliche Preiseinheit ist der Workflow: ein Auslöser, eine Kette von Aktionen, ein Ergebnis. Diese Vorlage bietet zuerst einen kurzen Workshop zur Prozessaufnahme an, dann jeden Workflow einzeln, die Anbindung jeder beteiligten App und eine Zeit der Überwachung nach dem Start, wenn die meisten Automatisierungen kleine Korrekturen brauchen.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Workshop zur Prozessaufnahme, Aufbau der Automatisierung, je Workflow, Einrichtung der Anbindung je App, Überwachung und Support, je Monat in den ersten drei: Geben Sie für jede Position die geplante Menge und den Leistungsumfang an.
- Workshop zur Prozessaufnahme
- Nennen Sie die Prozesse des Workshops und wer beim Kunden teilnehmen muss.
- Aufbau der Automatisierung, je Workflow
- Beschreiben Sie jeden Workflow in einem Satz vom Auslöser bis zum Ergebnis, damit der Kunde ihn bei der Abnahme abhaken kann.
- Einrichtung der Anbindung je App
- Listen Sie die Apps auf und vermerken Sie, ob der Tarif des Kunden den nötigen Zugriff erlaubt.
- Überwachung und Support, je Monat in den ersten drei
- Beschreiben Sie, was der Support umfasst, etwa fehlgeschlagene Läufe zu beheben, und dass neue Workflows gesondert angeboten werden.
- Zielumgebung und Abhängigkeiten
- Halten Sie Zielsysteme, die Zahl der Schnittstellen, das Datenvolumen und die Zuständigkeit für Testzugänge fest.
- Abnahme und Support
- Legen Sie die Abnahmeszenarien, den Prüfzeitraum, die Supportdauer nach der Übergabe und die ausgeschlossenen Arbeiten fest.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Zählen Sie Workflows nach Auslöser und Ergebnis, listen Sie jede anzubindende App und das Konto, unter dem sie läuft, und lassen Sie das Abo der Plattform aus Ihrem Preis heraus.
Vor dem Versand prüfen
- Sagt „Workshop zur Prozessaufnahme“, was enthalten ist und von welcher Menge der Preis ausgeht?
- Versteht der Kunde „Aufbau der Automatisierung, je Workflow“ genauso wie Sie, auch das, was nicht enthalten ist?
- Können Sie den Preis für „Einrichtung der Anbindung je App“ bis zum letzten Gültigkeitstag halten?
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- Sagt „Überwachung und Support, je Monat in den ersten drei“, was enthalten ist und von welcher Menge der Preis ausgeht?
- Weisen Sie Gebühren für Fremdsysteme getrennt von den Umsetzungskosten aus.
- Vereinbaren Sie, wer den Wechsel in den Produktivbetrieb verantwortet und welche Wiederherstellung bei einem Fehlschlag enthalten ist.
- Prüfen Sie die Bindefrist des Angebots, den Weg der Kundenfreigabe und die Zahlungsstufen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 4 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Workshop zur Prozessaufnahme | 1 × 900,00 € | 900,00 € |
| Aufbau der Automatisierung, je Workflow | 4 × 1.200,00 € | 4.800,00 € |
| Einrichtung der Anbindung je App | 6 × 150,00 € | 900,00 € |
| Überwachung und Support, je Monat in den ersten drei | 3 × 250,00 € | 750,00 € |
| Zwischensumme | 7.350,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 1.396,50 € | |
| Gesamt | 8.746,50 € | |
Angebotener Nettobetrag 7.350,00 €, Umsatzsteuer 1.396,50 €, Angebotssumme 8.746,50 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben ein Angebot enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Eine angebundene App ändert nach dem Start ihre Schnittstelle. Ist die Reparatur enthalten?
Während der Supportzeit ist die Reparatur eines Workflows, den eine äußere Änderung gestört hat, meist enthalten. Danach bieten Sie sie als neue Arbeit oder über einen Wartungsvertrag an.
Gehört die Gebühr der Automatisierungsplattform in mein Angebot?
Nennen Sie den nötigen Tarif in den Anmerkungen, lassen Sie den Kunden die Plattform aber direkt bezahlen. So deckt Ihr Preis nur Ihre Arbeit und ändert sich nicht, wenn die Plattform teurer wird.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 7.350,00 € netto 1.396,50 €, zusammen 8.746,50 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Kann ich die Vorlage als Excel, Word oder PDF herunterladen?
Ja. Für ein PDF brauchen Sie kein Konto: Vorlage ausfüllen und über Drucken / PDF speichern. Die Excel- und die Word-Datei laden Sie mit einem kostenlosen Konto direkt auf dieser Seite herunter, und in der Excel-Datei bleiben die Formeln erhalten: Wenn Sie eine Menge ändern, werden Steuer und Gesamtbetrag neu berechnet.
Wie wird das Dokument nummeriert?
QuoteBill vergibt für jedes neue Dokument automatisch eine eindeutige Nummer. Als Mitglied stellen Sie in den Einstellungen auf fortlaufende Nummern um, etwa QUO-2026-0001: eine Folge je Dokumentart, die jedes Kalenderjahr neu beginnt. Eine selbst eingetippte Nummer bleibt, wie sie ist.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Angebot für Workflow-Automatisierung“ auch: Angebot schreiben: Aufbau, Beispiel Webdesign und Checkliste und Kostenvoranschlag oder Angebot: verbindlich? § 649 BGB. Für die Steuer auf Ihre Angebotspreise: MwSt.- und GST-Rechner.