Gutschrift bei SLA-Unterschreitung Vorlage
Gutschrift bei SLA-Unterschreitung als Vorlage: verfehlte Verfügbarkeit oder Reaktionszeiten nach der SLA-Tabelle gutschreiben, bezogen auf die Monatsrechnung.
Vorlagen nach Branche
- Hosting: Verfügbarkeit 99,1 % (Ziel 99,9 %)
- Support: zwei P1-Reaktionen über 1 Stunde
- Backup: monatlicher Wiederherstellungstest ausgefallen
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Rechnung und Grund bestimmen
Beispiel: Suchen Sie für „Hosting: Verfügbarkeit 99,1 % (Ziel 99,9 %)“ die ursprüngliche Rechnung, notieren Sie Nummer und Datum und halten Sie den Grund fest: Rücksendung, Preisminderung oder Stornierung.
Betroffene Positionen mindern
Tragen Sie für jede betroffene Position bis „Backup: monatlicher Wiederherstellungstest ausgefallen“ die gutgeschriebene Menge oder den Betrag ein, damit die Steuer anteilig zurückgeht.
Senden und ausgleichen
Senden Sie die Korrektur an den Kunden, erstatten Sie den Betrag oder verrechnen Sie ihn mit der nächsten Rechnung, und bewahren Sie beide Dokumente zusammen auf.
Ein Service Level Agreement verspricht Zahlen: Stunden an Verfügbarkeit, Minuten bis zur Reaktion, Sicherungen, die sich wiederherstellen lassen. Bleibt ein Monat darunter, gewährt der Vertrag meist statt Schadenersatz eine Servicegutschrift nach einer Tabelle im SLA. Diese Gutschrift hält die Minderung gegenüber der Monatsrechnung fest, je verfehltem Ziel eine Zeile, mit dem gemessenen Wert neben dem zugesagten, damit der Kunde sieht, woher der Betrag kommt.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Hosting: Verfügbarkeit 99,1 % (Ziel 99,9 %), Support: zwei P1-Reaktionen über 1 Stunde, Backup: monatlicher Wiederherstellungstest ausgefallen: nur die geminderten oder stornierten Positionen, mit der gutgeschriebenen Menge oder dem Betrag.
- Hosting: Verfügbarkeit 99,1 % (Ziel 99,9 %)
- Nennen Sie gemessene Verfügbarkeit, Ziel und den Überwachungsbericht, aus dem die Zahl stammt, und lassen Sie angekündigte Wartung weg, wenn das SLA sie ausnimmt.
- Support: zwei P1-Reaktionen über 1 Stunde
- Führen Sie die Tickets, deren Reaktionszeit überschritten wurde, mit Nummer auf; der Kunde gleicht sie mit seinen eigenen Aufzeichnungen ab.
- Backup: monatlicher Wiederherstellungstest ausgefallen
- Ein ausgefallener Test ist nur dann eine Gutschrift, wenn das SLA ihn als gemessene Leistung führt; sonst gehört er in den Servicebericht.
- Ursprüngliche Rechnung
- Nennen Sie Nummer und Datum der korrigierten Rechnung und den Grund: Rücksendung, Preisminderung oder Stornierung.
- Ausgleich
- Geben Sie an, ob der Betrag erstattet oder mit der nächsten Rechnung verrechnet wird.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie den Monat und die verfehlten Service-Level, zeigen Sie, wie die SLA-Tabelle jede Verfehlung in eine Gutschrift umrechnet, und bleiben Sie unter der vereinbarten Obergrenze.
Vor dem Versand prüfen
- Gehört „Hosting: Verfügbarkeit 99,1 % (Ziel 99,9 %)“ zu den korrigierten Positionen, zum Preis der ursprünglichen Rechnung?
- Ist die gutgeschriebene Menge oder der Betrag für „Support: zwei P1-Reaktionen über 1 Stunde“ nicht höher als berechnet?
- Weiß der Kunde, warum „Backup: monatlicher Wiederherstellungstest ausgefallen“ gutgeschrieben wird: Rücksendung, Preisänderung oder Stornierung?
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- Mindern Sie nur die betroffenen Positionen und korrigieren Sie die Umsatzsteuer darauf mit dem Satz der ursprünglichen Rechnung.
- Vergeben Sie eine eigene Nummer, statt die Nummer der ursprünglichen Rechnung zu übernehmen oder zu ändern.
- Klären Sie vor dem Versand mit dem Kunden, ob erstattet oder verrechnet wird.
Rechenbeispiel: ein Monat mit drei verfehlten Service-Leveln
Die Zahlen sind ein Beispiel mit einem Steuersatz von 19 %. Rechnung INV-2026-0931 berechnete 30 Tage Hosting, Support und Backup zu einem Tagessatz je Dienst. Die SLA-Tabelle rechnet jedes verfehlte Ziel in gutgeschriebene Gebührentage um: drei für die Verfügbarkeit, zwei für die Reaktionszeit, einen für den ausgefallenen Wiederherstellungstest.
- Zeilen: die gutgeschriebenen Tage je Dienst zu dessen Tagessatz.
- Steuer: anteilig gutgeschrieben, wie bei jeder Minderung des Entgelts.
- Anmerkungen: Überwachungsbericht, Ticketnummern und ob die Obergrenze griff.
| Position | Gutgeschrieben / berechnet × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Hosting: Verfügbarkeit 99,1 % (Ziel 99,9 %) | 3 / 30 × 80,00 € | 240,00 € |
| Support: zwei P1-Reaktionen über 1 Stunde | 2 / 30 × 60,00 € | 120,00 € |
| Backup: monatlicher Wiederherstellungstest ausgefallen | 1 / 30 × 10,00 € | 10,00 € |
| Gutschrift ohne Steuer | 370,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 70,30 € | |
| Gutschrift gesamt | 440,30 € | |
| Ursprüngliche Rechnung | 5.355,00 € | |
| Restbetrag der Rechnung | 4.914,70 € | |
Die Gutschrift beträgt 370,00 € zuzüglich 70,30 € Steuer, insgesamt 440,30 €. Die ursprüngliche Rechnung lautete über 5.355,00 €; nach dieser Gutschrift schuldet der Kunde 4.914,70 €.
Häufige Fehler bei SLA-Gutschriften
- Mehr gutschreiben, als die Obergrenze im SLA erlaubt.
- Rechnung und Monat weglassen, zu denen die Gutschrift gehört.
- Angekündigte Wartung als Ausfallzeit zählen, obwohl das SLA sie ausnimmt.
- Die Gutschrift ohne den zugrunde liegenden Messbericht ausstellen.
- Geld auszahlen, obwohl das SLA eine Verrechnung mit künftigen Rechnungen vorsieht.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Gutschrift leichter freigeben und ablegen.
- Eine eigene Nummer und das Ausstellungsdatum
- Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung
- Der Grund: Rücksendung, Preisminderung oder Stornierung
- Die korrigierten Positionen mit Menge und Betrag
- Die zurückgenommene Umsatzsteuer und der Gesamtbetrag der Korrektur
- Der Ausgleich: Erstattung oder Verrechnung mit der nächsten Rechnung
- Eine Rechnungskorrektur (Stornorechnung) nennt Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung und den Korrekturbetrag samt Umsatzsteuer. Die Bezeichnung „Gutschrift“ meint umsatzsteuerlich die Abrechnung durch den Leistungsempfänger (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG).
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Häufige Fragen
Ist eine Servicegutschrift dasselbe wie eine Erstattung?
Meist nicht. Die meisten SLAs verrechnen Gutschriften mit der nächsten Rechnung und erklären sie zum wesentlichen Rechtsbehelf des Kunden für den Ausfall. Die Gutschrift hält die Minderung fest; Geld fließt nur zurück, wenn Vertrag oder eine gesonderte Einigung das vorsehen.
Wer berechnet die Verfügbarkeit?
Maßgeblich ist die Methode im SLA: Messzeitraum, Datenquelle der Überwachung und Ausnahmen wie geplante Wartung. Zitieren Sie den Bericht in der Gutschrift, damit beide Seiten mit derselben Zahl arbeiten.
Mindert die Gutschrift auch die Umsatzsteuer?
Die meisten Anbieter behandeln eine Servicegutschrift als Minderung des Entgelts und schreiben die Steuer anteilig gut, wie diese Vorlage. Bezeichnet Ihr Vertrag sie als Schadenersatz, klären Sie die Behandlung mit Ihrer Steuerberatung.
Der Kunde fordert mehr, als wir berechnet haben. Was nun?
Stellen Sie die Gutschrift über den Betrag aus, auf den sich beide Seiten einigen, und vermerken Sie, dass der Rest der Forderung geprüft wird. Fällt die Prüfung zugunsten des Kunden aus, folgt eine zweite Gutschrift.
Gibt es eine Obergrenze für Gutschriften?
Die meisten SLAs begrenzen sie auf einen Anteil der Monatsgebühr des betroffenen Dienstes. Prüfen Sie die Grenze vor der Ausstellung und vermerken Sie, wenn sie angewendet wurde.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Kann ich Layout und Farbe ändern?
Ja. Im Editor wählen Sie ein anderes Layout und eine Dokumentfarbe für die gedruckte Seite. An den Zahlen ändert das nichts: Positionen und Summen bleiben, und PDF, Word- und Excel-Datei folgen dem gewählten Layout.
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