Angebot für ERP- und CRM-Einführung
Angebotsvorlage für ERP- und CRM-Einführungen: Workshops, Konfiguration je Modul, Datenübernahme, Anwenderschulungen und Begleitung beim Produktivstart.
Vorlagen nach Branche
- Workshops zur Anforderungsaufnahme und Prozessgestaltung
- Systemkonfiguration, je Modul
- Datenübernahme aus dem Altsystem
- Anwenderschulung, je Termin
- Begleitung beim Produktivstart, je Tag
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Beginnen Sie mit „Workshops zur Anforderungsaufnahme und Prozessgestaltung“, klären Sie die benötigte Menge und die Zuarbeiten des Kunden und vereinbaren Sie für jede Position ein Abnahmekriterium.
Angebot prüfen und freigeben
Stimmen Sie den Abnahmenachweis für „Begleitung beim Produktivstart, je Tag“, alle Positionsmengen, die Ausschlüsse und die Bindefrist mit dem Kunden ab und archivieren Sie die freigegebene Fassung.
Liefern und Abrechnung vorbereiten
Übergeben Sie die vereinbarten Testergebnisse und die Konfigurationsdokumentation und benennen Sie Verantwortliche für offene Punkte. Sobald die vereinbarte Stufe erreicht ist, erstellen Sie die Rechnung mit den tatsächlichen Mengen und den freigegebenen Änderungen.
Die Einführung eines ERP- oder CRM-Systems verändert, wie eine Firma verkauft, einkauft und bucht, und das Softwareabo ist meist der kleinere Teil der Kosten. Den Rest deckt das Angebot des Einführungspartners ab: Workshops, in denen die Abläufe festgelegt werden, die Konfiguration jedes Moduls, die Übernahme der Daten aus dem Altsystem, die Schulung der künftigen Anwender und die Begleitung beim Start. Diese Vorlage bepreist jeden Teil, damit der Kunde sieht, wo der Aufwand liegt.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Workshops zur Anforderungsaufnahme und Prozessgestaltung, Systemkonfiguration, je Modul, Datenübernahme aus dem Altsystem, Anwenderschulung, je Termin, Begleitung beim Produktivstart, je Tag: Geben Sie für jede Position die geplante Menge und den Leistungsumfang an.
- Workshops zur Anforderungsaufnahme und Prozessgestaltung
- Nennen Sie die Abläufe der Workshops, etwa vom Auftrag bis zum Zahlungseingang, und die Entscheidungen, die der Kunde dort treffen muss.
- Systemkonfiguration, je Modul
- Listen Sie die Module auf, etwa Vertrieb, Einkauf und Lager, und was die Standardkonfiguration umfasst; Eigenentwicklung wird gesondert angeboten.
- Datenübernahme aus dem Altsystem
- Nennen Sie die übernommenen Objekte und das Quellformat; die Bereinigung der Altdaten ist Sache des Kunden, sofern nicht angeboten.
- Anwenderschulung, je Termin
- Geben Sie die Teilnehmerzahl je Termin an und ob die Unterlagen in der Sprache des Kunden sind.
- Begleitung beim Produktivstart, je Tag
- Vermerken Sie, ob die Begleitung vor Ort oder per Fernzugriff stattfindet, und die Zeiten eines Begleittags.
- Zielumgebung und Abhängigkeiten
- Halten Sie Zielsysteme, die Zahl der Schnittstellen, das Datenvolumen und die Zuständigkeit für Testzugänge fest.
- Abnahme und Support
- Legen Sie die Abnahmeszenarien, den Prüfzeitraum, die Supportdauer nach der Übergabe und die ausgeschlossenen Arbeiten fest.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Bepreisen Sie die Konfiguration je Modul statt als Gesamtsumme, lassen Sie Softwareabos im Vertrag des Herstellers und nennen Sie die Mitarbeitenden des Kunden, die verfügbar sein müssen.
Vor dem Versand prüfen
- Sagt „Workshops zur Anforderungsaufnahme und Prozessgestaltung“, was enthalten ist und von welcher Menge der Preis ausgeht?
- Versteht der Kunde „Systemkonfiguration, je Modul“ genauso wie Sie, auch das, was nicht enthalten ist?
- Können Sie den Preis für „Datenübernahme aus dem Altsystem“ bis zum letzten Gültigkeitstag halten?
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- Sagt „Anwenderschulung, je Termin“, was enthalten ist und von welcher Menge der Preis ausgeht?
- Versteht der Kunde „Begleitung beim Produktivstart, je Tag“ genauso wie Sie, auch das, was nicht enthalten ist?
- Weisen Sie Gebühren für Fremdsysteme getrennt von den Umsetzungskosten aus.
- Vereinbaren Sie, wer den Wechsel in den Produktivbetrieb verantwortet und welche Wiederherstellung bei einem Fehlschlag enthalten ist.
- Prüfen Sie die Bindefrist des Angebots, den Weg der Kundenfreigabe und die Zahlungsstufen.
Rechenbeispiel: Vertrieb, Einkauf und Lager für einen Großhändler
Die Zahlen sind ein Beispiel mit einem Steuersatz von 19 %. Ein Einführungspartner bietet vier Workshops, die Konfiguration von drei Modulen, eine Übernahme von Kunden, Artikeln und offenen Aufträgen, fünf Schulungstermine und vier Tage Begleitung beim Start an.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Workshops zur Anforderungsaufnahme und Prozessgestaltung | 4 × 1.200,00 € | 4.800,00 € |
| Systemkonfiguration, je Modul | 3 × 3.500,00 € | 10.500,00 € |
| Datenübernahme aus dem Altsystem | 1 × 4.200,00 € | 4.200,00 € |
| Anwenderschulung, je Termin | 5 × 600,00 € | 3.000,00 € |
| Begleitung beim Produktivstart, je Tag | 4 × 900,00 € | 3.600,00 € |
| Zwischensumme | 26.100,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 4.959,00 € | |
| Gesamt | 31.059,00 € | |
Die fünf Positionen ergeben 26.100,00 €; die Umsatzsteuer zu 19 % beträgt 4.959,00 €; die Angebotssumme ist 31.059,00 €. Das Softwareabo ist nicht enthalten; der Kunde zahlt es nach seinem eigenen Vertrag an den Hersteller.
Häufige Fehler bei Angeboten für ERP- und CRM-Einführungen
- Die Konfiguration als Pauschale anbieten, sodass ein weiteres Modul keinen sichtbaren Preis hat.
- Eigenentwicklung in der Konfiguration verstecken.
- Saubere Altdaten annehmen, ohne zu sagen, wer sie bereinigt.
- Die Zeit der Mitarbeitenden des Kunden weglassen, die den Zeitplan mehr bestimmt als alles andere.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich ein Angebot leichter freigeben und ablegen.
- Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. Ihres Unternehmens
- Name und Anschrift des Kunden
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Dokumentnummer
- Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Betrag
- Steuer getrennt vom Nettobetrag ausgewiesen, dazu der Gesamtbetrag
- Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, Bankverbindung oder akzeptierte Zahlungsarten
- § 14 UStG verlangt zusätzlich die Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Zeitpunkt der Lieferung. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus und nimmt stattdessen einen entsprechenden Hinweis auf.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Gehören die Softwarelizenzen in mein Angebot?
Meist nicht. Der Kunde schließt das Abo mit dem Hersteller ab, Ihr Angebot umfasst die Einführung. Verkaufen Sie Lizenzen weiter, führen Sie sie mit Laufzeit und Nutzerzahl in eigenen Zeilen.
Der Kunde wünscht eine Funktion, die der Standard nicht kennt. Wie biete ich sie an?
Lassen Sie sie aus diesem Angebot heraus und bieten Sie sie als eigene Entwicklung mit eigener Schätzung an. Eigenentwicklung in der Konfiguration macht beides schwer steuerbar.
Wie schütze ich den Zeitplan, wenn die Mitarbeitenden des Kunden keine Zeit haben?
Nennen Sie in den Anmerkungen die benötigten Personen und Tage und dass ausgefallene Workshops den Plan verschieben. Zusätzliche Termine wegen Abwesenheit lassen sich dann wie vereinbart berechnen.
Lässt sich das Angebot in Phasen teilen?
Ja. Viele Projekte beginnen mit einem oder zwei Modulen und ergänzen später weitere. Bieten Sie die erste Phase vollständig an und führen Sie spätere Module als Optionen mit eigenem Preis.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Kann ich Logo und Unterschrift einfügen?
Ja. Im Absenderbereich des Editors gibt es Felder für Ihr Firmenlogo und für ein Bild Ihrer Unterschrift oder Ihres Stempels. Zum Hochladen brauchen Sie ein kostenloses Konto; als Mitglied hinterlegen Sie beides in den Einstellungen, dann beginnt jedes neue Dokument damit.
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Lesen Sie zu „Angebot für ERP- und CRM-Einführung“ auch: Angebot schreiben: Aufbau, Beispiel Webdesign und Checkliste und Angebot und Rechnung: Unterschied, Zeitpunkt und Beispiel. Für die Steuer auf Ihre Angebotspreise: MwSt.- und GST-Rechner.