Angebot für Backup und Notfallplan
Angebotsvorlage für Backup und Notfallplan: Softwarelizenzen je Server, externer Speicher je Monat, schriftlicher Notfallplan und getestete Rücksicherung.
Vorlagen nach Branche
- Backup-Software, Lizenz je Server und Jahr
- Sicherungsspeicher extern, je 500 GB und Monat
- Wiederherstellungsplan
- Wiederherstellungstest mit Bericht
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Beginnen Sie mit „Backup-Software, Lizenz je Server und Jahr“, klären Sie die benötigte Menge und die Zuarbeiten des Kunden und vereinbaren Sie für jede Position ein Abnahmekriterium.
Angebot prüfen und freigeben
Stimmen Sie den Abnahmenachweis für „Wiederherstellungstest mit Bericht“, alle Positionsmengen, die Ausschlüsse und die Bindefrist mit dem Kunden ab und archivieren Sie die freigegebene Fassung.
Liefern und Abrechnung vorbereiten
Übergeben Sie die vereinbarten Testergebnisse und die Konfigurationsdokumentation und benennen Sie Verantwortliche für offene Punkte. Sobald die vereinbarte Stufe erreicht ist, erstellen Sie die Rechnung mit den tatsächlichen Mengen und den freigegebenen Änderungen.
Viele kleine Büros glauben, sie hätten Backups, bis zu dem Tag, an dem sie eines brauchen. Ein Angebot für Datensicherung sollte deshalb mehr verkaufen als Software: was kopiert wird, wo die Kopien liegen, wie der Betrieb wieder anläuft und woran man erkennt, dass es funktioniert. Diese Vorlage bepreist Lizenzen und externen Speicher als laufende Kosten, den Wiederherstellungsplan als Dokument und einen Rücksicherungstest, dessen Bericht der Kunde behält.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Backup-Software, Lizenz je Server und Jahr, Sicherungsspeicher extern, je 500 GB und Monat, Wiederherstellungsplan, Wiederherstellungstest mit Bericht: Geben Sie für jede Position die geplante Menge und den Leistungsumfang an.
- Backup-Software, Lizenz je Server und Jahr
- Nennen Sie die erfassten Server oder Rechner und die Lizenzlaufzeit; Laptops aus einem anderen Vertrag sind hier ausgenommen.
- Sicherungsspeicher extern, je 500 GB und Monat
- Geben Sie Speicherblock, Aufbewahrungsdauer und den Ort oder die Region der Kopien an.
- Wiederherstellungsplan
- Beschreiben Sie den Inhalt des Plans: Kontakte, Reihenfolge der Systeme und wo Zugangsdaten sicher liegen.
- Wiederherstellungstest mit Bericht
- Beschreiben Sie den Test: welches System wohin zurückgesichert wird und was der Bericht festhält.
- Zielumgebung und Abhängigkeiten
- Halten Sie Zielsysteme, die Zahl der Schnittstellen, das Datenvolumen und die Zuständigkeit für Testzugänge fest.
- Abnahme und Support
- Legen Sie die Abnahmeszenarien, den Prüfzeitraum, die Supportdauer nach der Übergabe und die ausgeschlossenen Arbeiten fest.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie, was wie oft gesichert wird, trennen Sie Lizenzen und Speicher von Ihrer Arbeit und versprechen Sie eine getestete Wiederherstellung statt einer nie gemessenen Ausfallzeit.
Vor dem Versand prüfen
- Sagt „Backup-Software, Lizenz je Server und Jahr“, was enthalten ist und von welcher Menge der Preis ausgeht?
- Versteht der Kunde „Sicherungsspeicher extern, je 500 GB und Monat“ genauso wie Sie, auch das, was nicht enthalten ist?
- Können Sie den Preis für „Wiederherstellungsplan“ bis zum letzten Gültigkeitstag halten?
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- Sagt „Wiederherstellungstest mit Bericht“, was enthalten ist und von welcher Menge der Preis ausgeht?
- Weisen Sie Gebühren für Fremdsysteme getrennt von den Umsetzungskosten aus.
- Vereinbaren Sie, wer den Wechsel in den Produktivbetrieb verantwortet und welche Wiederherstellung bei einem Fehlschlag enthalten ist.
- Prüfen Sie die Bindefrist des Angebots, den Weg der Kundenfreigabe und die Zahlungsstufen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 4 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Backup-Software, Lizenz je Server und Jahr | 3 × 240,00 € | 720,00 € |
| Sicherungsspeicher extern, je 500 GB und Monat | 12 × 45,00 € | 540,00 € |
| Wiederherstellungsplan | 1 × 900,00 € | 900,00 € |
| Wiederherstellungstest mit Bericht | 1 × 650,00 € | 650,00 € |
| Zwischensumme | 2.810,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 533,90 € | |
| Gesamt | 3.343,90 € | |
Angebotener Nettobetrag 2.810,00 €, Umsatzsteuer 533,90 €, Angebotssumme 3.343,90 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben ein Angebot enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Darf ich zusagen, wie schnell der Betrieb wieder läuft?
Nur eine Zeit, die Sie in einem Test gemessen haben. Halten Sie das Testergebnis im Bericht fest statt eines Ziels im Angebot, und wiederholen Sie den Test nach größeren Änderungen.
Soll der jährliche Rücksicherungstest schon jetzt angeboten werden?
Bieten Sie den ersten Test mit der Einrichtung an und spätere Tests als Option in einer eigenen Zeile. So kann der Kunde sie als wiederkehrende Kosten einplanen.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 2.810,00 € netto 533,90 €, zusammen 3.343,90 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Kann ich die Vorlage als Excel, Word oder PDF herunterladen?
Ja. Für ein PDF brauchen Sie kein Konto: Vorlage ausfüllen und über Drucken / PDF speichern. Die Excel- und die Word-Datei laden Sie mit einem kostenlosen Konto direkt auf dieser Seite herunter, und in der Excel-Datei bleiben die Formeln erhalten: Wenn Sie eine Menge ändern, werden Steuer und Gesamtbetrag neu berechnet.
Kann ich Layout und Farbe ändern?
Ja. Im Editor wählen Sie ein anderes Layout und eine Dokumentfarbe für die gedruckte Seite. An den Zahlen ändert das nichts: Positionen und Summen bleiben, und PDF, Word- und Excel-Datei folgen dem gewählten Layout.
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