Rechnung für Webhosting
Rechnungsvorlage für Webhosting: Hosting-Monate, Domainverlängerung, SSL-Zertifikat und Postfächer, jeweils mit Leistungszeitraum und Domain.
Vorlagen nach Branche
- Hosting-Paket mit Betreuung, je Monat
- Domainverlängerung, ein Jahr
- SSL-Zertifikat mit Einrichtung
- E-Mail-Postfach, je Postfach und Jahr
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Hosting-Paket mit Betreuung, je Monat“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „E-Mail-Postfach, je Postfach und Jahr“, ob sie abgeschlossen ist. Übergeben Sie die vereinbarten Testergebnisse und die Konfigurationsdokumentation und benennen Sie Verantwortliche für offene Punkte.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Agenturen, die Websites bauen, führen Hosting, Domain und Postfächer oft über eigene Verträge und berechnen sie dem Kunden einmal im Jahr. Dabei passieren leicht Fehler, denn jeder Posten hat ein eigenes Verlängerungsdatum, und manches wird vom Registrar nur durchgereicht. Diese Vorlage führt jeden Dienst mit seinem Zeitraum in einer eigenen Zeile, damit der Kunde sieht, was wann verlängert wird und was ein Umzug bedeuten würde.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Hosting-Paket mit Betreuung, je Monat, Domainverlängerung, ein Jahr, SSL-Zertifikat mit Einrichtung, E-Mail-Postfach, je Postfach und Jahr: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Hosting-Paket mit Betreuung, je Monat
- Tragen Sie Anzahl und Zeitraum der Monate ein; wird ein Jahr im Voraus berechnet, schreiben Sie das dazu.
- Domainverlängerung, ein Jahr
- Nennen Sie Domain und neues Ablaufdatum; der Kunde braucht beides, falls er die Domain je umzieht.
- SSL-Zertifikat mit Einrichtung
- Vermerken Sie, ob es ein kostenpflichtiges Zertifikat ist oder ein kostenloses, das Sie eingerichtet haben.
- E-Mail-Postfach, je Postfach und Jahr
- Listen Sie die Postfächer mit Adresse auf und berechnen Sie nur die am Rechnungsdatum aktiven.
- Zielumgebung und Abhängigkeiten
- Halten Sie Zielsysteme, die Zahl der Schnittstellen, das Datenvolumen und die Zuständigkeit für Testzugänge fest.
- Abnahme und Support
- Legen Sie die Abnahmeszenarien, den Prüfzeitraum, die Supportdauer nach der Übergabe und die ausgeschlossenen Arbeiten fest.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie für jede Position den Leistungszeitraum, bei Verlängerungen die Domain und ob der Posten sich automatisch verlängert oder endet.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Hosting-Paket mit Betreuung, je Monat“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Domainverlängerung, ein Jahr“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „SSL-Zertifikat mit Einrichtung“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
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- Steht bei „E-Mail-Postfach, je Postfach und Jahr“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Weisen Sie Gebühren für Fremdsysteme getrennt von den Umsetzungskosten aus.
- Vereinbaren Sie, wer den Wechsel in den Produktivbetrieb verantwortet und welche Wiederherstellung bei einem Fehlschlag enthalten ist.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 4 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Hosting-Paket mit Betreuung, je Monat | 12 × 25,00 € | 300,00 € |
| Domainverlängerung, ein Jahr | 1 × 18,00 € | 18,00 € |
| SSL-Zertifikat mit Einrichtung | 1 × 60,00 € | 60,00 € |
| E-Mail-Postfach, je Postfach und Jahr | 5 × 24,00 € | 120,00 € |
| Zwischensumme | 498,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 94,62 € | |
| Gesamt | 592,62 € | |
Nettobetrag 498,00 €, Umsatzsteuer 94,62 €, zu zahlender Gesamtbetrag 592,62 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Der Kunde zieht mitten im Jahr zu einem anderen Anbieter. Erstatte ich die restlichen Monate?
Das hängt von der Vereinbarung ab. Sind vorausbezahlte Monate erstattungsfähig, stellen Sie eine Gutschrift aus; sonst vermerken Sie, dass der Dienst bis zum Ende des bezahlten Zeitraums läuft.
Darf ich auf den Domainpreis des Registrars einen Aufschlag nehmen?
Wenn die Vereinbarung es erlaubt, ja, aber berechnen Sie je Domain einen klaren Preis. Kunden vergleichen Verlängerungen mit öffentlichen Preisen; nennen Sie also die enthaltene Betreuung.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 498,00 € netto 94,62 €, zusammen 592,62 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Kann ich sie in einer anderen Sprache oder Währung nutzen?
Ja. Die Dokumentsprache lässt sich auf eine von 33 Sprachen stellen, und mit der Länderauswahl wechseln Währung, Datumsformat und Steuersatz mit.
Kann ich Layout und Farbe ändern?
Ja. Im Editor wählen Sie ein anderes Layout und eine Dokumentfarbe für die gedruckte Seite. An den Zahlen ändert das nichts: Positionen und Summen bleiben, und PDF, Word- und Excel-Datei folgen dem gewählten Layout.
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