Angebot für einen Website-Wartungsvertrag
Angebotsvorlage für Website-Wartung: monatliche Updates, Sicherungen mit Rücksicherungsprobe, Überwachung, enthaltene Stunden und fester Satz für Mehrarbeit.
Vorlagen nach Branche
- Software- und Plugin-Updates, je Monat
- Tägliche Sicherung mit monatlicher Rücksicherungsprobe
- Verfügbarkeits- und Sicherheitsüberwachung, je Monat
- Inhaltsänderungen, enthaltene Stunden je Monat
- Zusatzstunden über den Vertrag hinaus, je Stunde
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Beginnen Sie mit „Software- und Plugin-Updates, je Monat“, klären Sie die benötigte Menge und die Zuarbeiten des Kunden und vereinbaren Sie für jede Position ein Abnahmekriterium.
Angebot prüfen und freigeben
Stimmen Sie den Abnahmenachweis für „Zusatzstunden über den Vertrag hinaus, je Stunde“, alle Positionsmengen, die Ausschlüsse und die Bindefrist mit dem Kunden ab und archivieren Sie die freigegebene Fassung.
Liefern und Abrechnung vorbereiten
Übergeben Sie Arbeitsnachweis, verbrauchtes Material, offene Punkte und den vereinbarten nächsten Termin. Sobald die vereinbarte Stufe erreicht ist, erstellen Sie die Rechnung mit den tatsächlichen Mengen und den freigegebenen Änderungen.
Nach dem Start einer Website muss jemand die Software aktuell halten, prüfen, ob Sicherungen sich wirklich zurückspielen lassen, bemerken, wenn die Seite ausfällt, und die Öffnungszeiten auf der Kontaktseite ändern. Ein Wartungsvertrag bündelt diese Arbeit in einer Monatsgebühr. Diese Vorlage bietet ein Jahr Vertrag Posten für Posten an, damit der Kunde sieht, was jeder Teil kostet, enthält feste Stunden für Inhaltsänderungen und legt den Satz für Stunden darüber hinaus fest.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Software- und Plugin-Updates, je Monat, Tägliche Sicherung mit monatlicher Rücksicherungsprobe, Verfügbarkeits- und Sicherheitsüberwachung, je Monat, Inhaltsänderungen, enthaltene Stunden je Monat, Zusatzstunden über den Vertrag hinaus, je Stunde: Geben Sie für jede Position die geplante Menge und den Leistungsumfang an.
- Software- und Plugin-Updates, je Monat
- Nennen Sie, wie oft Updates eingespielt werden und ob sie, falls vereinbart, zuerst auf einer Kopie der Seite getestet werden.
- Tägliche Sicherung mit monatlicher Rücksicherungsprobe
- Geben Sie an, wo und wie lange Sicherungen liegen, und melden Sie dem Kunden das Ergebnis der monatlichen Rücksicherungsprobe.
- Verfügbarkeits- und Sicherheitsüberwachung, je Monat
- Nennen Sie, was überwacht wird, etwa Erreichbarkeit und Ablauf des Zertifikats, und wie schnell Sie auf eine Warnung reagieren.
- Inhaltsänderungen, enthaltene Stunden je Monat
- Geben Sie die monatlich enthaltenen Stunden an und ob ungenutzte übertragen werden oder verfallen.
- Zusatzstunden über den Vertrag hinaus, je Stunde
- Nennen Sie den Stundensatz für Arbeiten über den Vertrag hinaus und dass größere Änderungen eigens angeboten werden.
- Anlagen und Einsätze
- Halten Sie Anlage oder Bereich, Einsatztage, die Zahl der Einsätze und die Zugangsregelung fest.
- Lohn und verbrauchtes Material
- Weisen Sie Arbeitsstunden, Mengen an Ersatz- und Verbrauchsteilen sowie Arbeiten außerhalb des Wartungsumfangs getrennt aus.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Listen Sie auf, was die Monatsgebühr umfasst und was nicht, nennen Sie die enthaltenen Stunden für Inhaltsänderungen und bieten Sie Zusatzstunden zum festen Satz an, damit Überschreitungen planbar sind.
Vor dem Versand prüfen
- Sagt „Software- und Plugin-Updates, je Monat“, was enthalten ist und von welcher Menge der Preis ausgeht?
- Versteht der Kunde „Tägliche Sicherung mit monatlicher Rücksicherungsprobe“ genauso wie Sie, auch das, was nicht enthalten ist?
- Können Sie den Preis für „Verfügbarkeits- und Sicherheitsüberwachung, je Monat“ bis zum letzten Gültigkeitstag halten?
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- Sagt „Inhaltsänderungen, enthaltene Stunden je Monat“, was enthalten ist und von welcher Menge der Preis ausgeht?
- Versteht der Kunde „Zusatzstunden über den Vertrag hinaus, je Stunde“ genauso wie Sie, auch das, was nicht enthalten ist?
- Gleichen Sie zusätzliche Teile und weitere Anfahrten mit den freigegebenen Arbeiten ab.
- Halten Sie den Zustand vor dem Einsatz und die Prüfungen nach der Arbeit fest.
- Prüfen Sie die Bindefrist des Angebots, den Weg der Kundenfreigabe und die Zahlungsstufen.
Rechenbeispiel: ein Jahr Pflege einer Firmenwebsite
Die Zahlen sind ein Beispiel mit einem Steuersatz von 19 %. Eine Agentur bietet zwölf Monate Updates, Sicherungen mit monatlicher Rücksicherungsprobe, Überwachung, zwei Stunden Inhaltsänderungen im Monat und vier erwartete Zusatzstunden im Jahr an.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Software- und Plugin-Updates, je Monat | 12 × 60,00 € | 720,00 € |
| Tägliche Sicherung mit monatlicher Rücksicherungsprobe | 12 × 25,00 € | 300,00 € |
| Verfügbarkeits- und Sicherheitsüberwachung, je Monat | 12 × 20,00 € | 240,00 € |
| Inhaltsänderungen, enthaltene Stunden je Monat | 12 × 90,00 € | 1.080,00 € |
| Zusatzstunden über den Vertrag hinaus, je Stunde | 4 × 75,00 € | 300,00 € |
| Zwischensumme | 2.640,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 501,60 € | |
| Gesamt | 3.141,60 € | |
Die fünf Positionen ergeben 2.640,00 €; die Umsatzsteuer zu 19 % beträgt 501,60 €; die Angebotssumme für das Jahr ist 3.141,60 €. Zusatzstunden werden nur berechnet, wenn sie anfallen.
Häufige Fehler bei Angeboten für Website-Wartung
- Unbegrenzte kleine Änderungen versprechen und den Vertrag so zu unbezahlter Projektarbeit machen.
- Sicherungen anlegen, ohne je eine Rücksicherung zu testen.
- Keine Reaktionszeit für Ausfälle nennen.
- Offenlassen, ob ungenutzte Stunden übertragen werden, was zum Jahresende Streit auslöst.
- Das Hosting in die Gebühr mischen, sodass sich kein Preis vergleichen lässt.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich ein Angebot leichter freigeben und ablegen.
- Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. Ihres Unternehmens
- Name und Anschrift des Kunden
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Dokumentnummer
- Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Betrag
- Steuer getrennt vom Nettobetrag ausgewiesen, dazu der Gesamtbetrag
- Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, Bankverbindung oder akzeptierte Zahlungsarten
- § 14 UStG verlangt zusätzlich die Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Zeitpunkt der Lieferung. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus und nimmt stattdessen einen entsprechenden Hinweis auf.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Gehört die Neugestaltung einer Seite zum Vertrag?
Nur wenn sie in die enthaltenen Stunden passt. Ein neues Seitenlayout oder eine neue Funktion ist Projektarbeit; bieten Sie sie gesondert an, damit die Monatsstunden für Routineänderungen bleiben.
Was passiert, wenn ein Update die Seite lahmlegt?
Da Updates zum Vertrag gehören, sollten auch die Rücksicherung aus der letzten Sicherung und die Ursachensuche dazugehören. Vermerken Sie das mit der Reaktionszeit.
Kann der Kunde den Vertrag mitten im Jahr kündigen?
Legen Sie im Angebot eine Kündigungsfrist fest, etwa einen Monat. Ist das Jahr vorausbezahlt, sagen Sie, ob ungenutzte Monate erstattet werden oder der Vertrag bis zum Ende läuft.
Gehört das Hosting in dasselbe Angebot?
Wenn Sie es stellen, gern in eigenen Zeilen. Getrennt kann der Kunde Hostingpreise vergleichen, ohne dass sich die Wartungsgebühr ändert.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Wie wird aus einem angenommenen Angebot eine Rechnung?
Öffnen Sie das angenommene Angebot und wandeln Sie es um. Das Original bleibt unverändert, und die Rechnung übernimmt dieselben Positionen, sodass der Kunde beide Dokumente abgleichen kann.
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