Rechnung für Verbrauchskosten Vorlage
Rechnung für Verbrauchskosten als Vorlage: Strom-, Wasser- und Heizkostenanteil an Mieter weiterberechnen, mit Zwischenzählerstand oder Flächenanteil.
Vorlagen nach Branche
- Strom, Zwischenzähler E2, verbrauchte kWh
- Wasser, 18 % Anteil nach Fläche
- Gas für die gemeinsame Heizung, Quartalsanteil
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Strom, Zwischenzähler E2, verbrauchte kWh“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Gas für die gemeinsame Heizung, Quartalsanteil“, ob sie abgeschlossen ist. Bestätigen Sie die tatsächliche Nutzung, erbrachte Zusatzleistungen und den Rückgabe- oder Abschlussnachweis.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Hat ein Gebäude nur einen Versorgungsvertrag, zahlt der Vermieter oder der Betreiber eines Gemeinschaftsbüros die Rechnungen und holt sich den Anteil jedes Mieters zurück. Die Rechnung für Verbrauchskosten tut das zwischen den jährlichen Nebenkostenabrechnungen, Zeitraum für Zeitraum. Glaubwürdig wird sie durch zwei Dinge, die der Mieter prüfen kann: die zugrunde liegende Versorgerrechnung und die Verteilung, entweder über einen Zwischenzähler oder über einen im Vertrag festgelegten Anteil wie die Fläche.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Strom, Zwischenzähler E2, verbrauchte kWh, Wasser, 18 % Anteil nach Fläche, Gas für die gemeinsame Heizung, Quartalsanteil: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Strom, Zwischenzähler E2, verbrauchte kWh
- Nennen Sie Anfangs- und Endstand des Zwischenzählers und den Arbeitspreis aus der Versorgerrechnung desselben Zeitraums.
- Wasser, 18 % Anteil nach Fläche
- Nennen Sie den im Vertrag festgelegten Schlüssel, etwa 18 % der Fläche, und fügen Sie die zugrunde liegende Rechnung bei oder zitieren Sie sie.
- Gas für die gemeinsame Heizung, Quartalsanteil
- Bei gemeinsamer Heizung sagen Sie, welche Quartalsrechnung verteilt wird und ob Heizstunden oder Fläche den Anteil bestimmen.
- Buchung und Zeitraum
- Benennen Sie Räumlichkeit, Gerät oder Leistung mit Kennzeichnung und Menge sowie Beginn und Ende der Nutzung.
- Enthaltene Leistungen und Zusatznutzung
- Vereinbaren Sie den enthaltenen Nutzungsumfang, Transport oder Personal sowie Einheiten und Preise für eine Mehrnutzung.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Verknüpfen Sie jede Weiterberechnung mit der Versorgerrechnung und ihrem Zeitraum, zeigen Sie Zählerstände oder den Verteilungsanteil und berechnen Sie nur, was der Mietvertrag zulässt.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Strom, Zwischenzähler E2, verbrauchte kWh“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Wasser, 18 % Anteil nach Fläche“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Gas für die gemeinsame Heizung, Quartalsanteil“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
3 weitere anzeigen
- Prüfen Sie Umbuchungs- und Stornobedingungen sowie bereits geleistete Zahlungen.
- Benennen Sie, wer Zeitpunkt und Zustand der Rückgabe oder des Abschlusses bestätigt.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Strom, Zwischenzähler E2, verbrauchte kWh | 1.840 × 0,29 € | 533,60 € |
| Wasser, 18 % Anteil nach Fläche | 1 × 212,00 € | 212,00 € |
| Gas für die gemeinsame Heizung, Quartalsanteil | 1 × 386,00 € | 386,00 € |
| Zwischensumme | 1.131,60 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 215,00 € | |
| Gesamt | 1.346,60 € | |
Nettobetrag 1.131,60 €, Umsatzsteuer 215,00 €, zu zahlender Gesamtbetrag 1.346,60 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Darf ich auf weiterberechnete Energiekosten einen Aufschlag nehmen?
Nur wenn der Mietvertrag es erlaubt, und manche Länder begrenzen, was beim Weiterverkauf von Energie verlangt werden darf. Die meisten Vermieter geben die Kosten ohne Aufschlag weiter und vermerken das; das erspart auch Streit bei der Jahresabrechnung.
Welcher Steuersatz gilt für die Weiterberechnung?
Das ist unterschiedlich geregelt: Mal folgt die Weiterberechnung der steuerlichen Behandlung der Miete, mal der der Versorgungsleistung selbst. Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung und stellen Sie den Satz je Rechnung ein.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 1.131,60 € netto 215,00 €, zusammen 1.346,60 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Wie nummeriere ich Rechnungen?
Verwenden Sie je Unternehmen eine lückenlose Folge und nie dieselbe Nummer zweimal. Eine bereits versendete Rechnung wird nicht gelöscht, sondern durch eine Korrektur berichtigt.
Kann ich Logo und Unterschrift einfügen?
Ja. Im Absenderbereich des Editors gibt es Felder für Ihr Firmenlogo und für ein Bild Ihrer Unterschrift oder Ihres Stempels. Zum Hochladen brauchen Sie ein kostenloses Konto; als Mitglied hinterlegen Sie beides in den Einstellungen, dann beginnt jedes neue Dokument damit.
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Lesen Sie zu „Rechnung für Verbrauchskosten Vorlage“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Rechnung schreiben: 10 Angaben, Rechenbeispiel, Checkliste. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.