Kontoauszug für Mietgerätekunden Vorlage
Kontoauszug für Mietgerätekunden als Vorlage: Mietrechnungen mit Vertragsnummer, Schadens- und Reinigungskosten sowie zugeordnete Zahlungen eines Kontokunden.
Vorlagen nach Branche
- Mietrechnung H-2210: Rollgerüst, 2 Wochen
- Mietrechnung H-2231: Minibagger, 5 Tage
- Schadensbelastung: verbogene Gerüststrebe
- Zahlungseingang für H-2210
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Belege des Zeitraums sammeln
Beispiel: Führen Sie „Mietrechnung H-2210: Rollgerüst, 2 Wochen“ und alle weiteren Rechnungen, Quittungen und Gutschriften des Kunden im Zeitraum auf, die älteste zuerst.
Laufenden Saldo prüfen
Prüfen Sie, ob der Saldo nach jeder Zeile, auch nach „Zahlungseingang für H-2210“, mit Ihrer Buchhaltung für diesen Kunden übereinstimmt.
Versenden und nachfassen
Senden Sie den Kontoauszug mit offenem Betrag und Zahlungsbedingungen und fassen Sie bei überfälligen Rechnungen nach.
Bauunternehmen und Wartungsbetriebe mieten selten nur ein Gerät. Im Lauf eines Monats nimmt ein Kontokunde vielleicht Rollgerüst, Minibagger und Bodenschleifer aus demselben Depot, jeweils mit eigenem Mietvertrag, und die bei der Rückgabe festgestellten Schäden werden Wochen später berechnet. Dieser Kontoauszug bündelt die Rechnungen nach Vertragsnummer, damit die Bauleiter des Kunden jede Miete bestätigen können, und zeigt, welche bezahlt sind.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Mietrechnung H-2210: Rollgerüst, 2 Wochen, Mietrechnung H-2231: Minibagger, 5 Tage, Schadensbelastung: verbogene Gerüststrebe, Zahlungseingang für H-2210: Führen Sie jede Rechnung, Zahlung und Gutschrift nach Datum mit ihrer Belegnummer auf.
- Mietrechnung H-2210: Rollgerüst, 2 Wochen
- Nennen Sie Mietvertragsnummer und Baustelle; Kontokunden betreiben oft mehrere Baustellen gleichzeitig.
- Mietrechnung H-2231: Minibagger, 5 Tage
- Eine kurze, gesondert berechnete Miete behält ihre eigene Zeile, auch wenn sie klein ist.
- Schadensbelastung: verbogene Gerüststrebe
- Schadensbelastungen brauchen Rückgabeprotokoll und Fotos; ohne sie werden sie meist bestritten.
- Zahlungseingang für H-2210
- Ordnen Sie jede Zahlung laut Zahlungsavis des Kunden der Mietrechnung zu, die sie ausgleicht.
- Zeitraum und Saldovortrag
- Nennen Sie Auszugsdatum und Zeitraum und übernehmen Sie den Saldo des vorigen Auszugs als Saldovortrag.
- Belastungen und Zahlungen
- Tragen Sie jede Rechnung unter Belastungen und jede Zahlung oder Gutschrift unter Zahlungen und Gutschriften ein, mit dem Betrag des Belegs selbst. „Aus meinen Dokumenten hinzufügen“ übernimmt diese Beträge aus Ihren gespeicherten Belegen für diesen Kunden.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Führen Sie jede Mietrechnung mit Vertragsnummer und Abmeldedatum auf, Schäden und Reinigung in eigenen Zeilen mit Prüfnummer, und ordnen Sie Zahlungen den Rechnungen zu.
Vor dem Versand prüfen
- Trägt „Mietrechnung H-2210: Rollgerüst, 2 Wochen“ Nummer und Betrag des Belegs, aus dem es stammt?
- Sind alle Zahlungen zu „Mietrechnung H-2231: Minibagger, 5 Tage“ am Tag des Eingangs gebucht?
- Findet der Kunde „Schadensbelastung: verbogene Gerüststrebe“ in seiner eigenen Buchhaltung mit demselben Betrag?
4 weitere anzeigen
- Trägt „Zahlungseingang für H-2210“ Nummer und Betrag des Belegs, aus dem es stammt?
- Prüfen Sie den Zeitraum des Auszugs, den Saldovortrag und ob jede eingegangene Zahlung aufgeführt ist.
- Führen Sie jede Rechnung einmal mit ihrem Rechnungsbetrag auf und Gutschriften bei den Zahlungen.
- Nennen Sie, wie der offene Betrag zu zahlen ist, und die Nummern überfälliger Rechnungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Buchungen unten sind erfunden und zeigen, wie der Saldo läuft: 4 Buchungen in Euro über einen Zeitraum von 35 Tagen.
- 33 Tage vor dem Stichtag: Mietrechnung H-2210: Rollgerüst, 2 Wochen, belastet 340,00 €; Saldo 340,00 €
- 21 Tage vor dem Stichtag: Mietrechnung H-2231: Minibagger, 5 Tage, belastet 875,00 €; Saldo 1.215,00 €
- 14 Tage vor dem Stichtag: Schadensbelastung: verbogene Gerüststrebe, belastet 65,00 €; Saldo 1.280,00 €
- 8 Tage vor dem Stichtag: Zahlungseingang für H-2210, gezahlt 340,00 €; Saldo 940,00 €
Offener Saldo am Ende des Zeitraums: 940,00 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich ein Kontoauszug leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens
- Name des Kunden
- Auszugsdatum und Zeitraum
- Saldovortrag
- Jede Rechnung, Zahlung und Gutschrift mit Datum und Nummer
- Laufender Saldo und offener Betrag
Ein Kontoauszug berechnet keine eigene Steuer: Jede Zeile übernimmt eine Rechnung, Zahlung oder Gutschrift mit dem Betrag des Belegs, und der Saldo läuft ab dem Saldovortrag weiter.
Häufige Fragen
Gehören noch vermietete Geräte in den Auszug?
Nur was berechnet ist. Noch draußen befindliche Geräte können mit Mietbeginn in den Anmerkungen stehen, damit der Kunde sieht, dass Kosten auflaufen; zum Saldo gehören sie erst nach der Rechnung.
Der Kunde bestreitet eine Schadensbelastung. Was zeige ich?
Lassen Sie die Belastung stehen und vermerken Sie den Einwand mit der Prüfnummer. Weisen Sie den unstrittigen Saldo gesondert aus, damit der Rest pünktlich bezahlt werden kann.
Wie wird der Saldo auf diesem Beleg berechnet?
Ein Kontoauszug berechnet keine eigene Steuer: Jede Zeile übernimmt eine Rechnung, Zahlung oder Gutschrift mit dem Betrag des Belegs, und der Saldo läuft ab dem Saldovortrag weiter. Im Rechenbeispiel oben enden die Buchungen bei einem Saldo von 940,00 €.
Kann ich sie in einer anderen Sprache oder Währung nutzen?
Ja. Die Dokumentsprache lässt sich auf eine von 33 Sprachen stellen, und mit der Länderauswahl wechseln Währung, Datumsformat und Steuersatz mit.
Kann ich Layout und Farbe ändern?
Ja. Im Editor wählen Sie ein anderes Layout und eine Dokumentfarbe für die gedruckte Seite. An den Zahlen ändert das nichts: Positionen und Summen bleiben, und PDF, Word- und Excel-Datei folgen dem gewählten Layout.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Kontoauszug für Mietgerätekunden Vorlage“ auch: Offene Rechnung: Erinnerung, Teilzahlung, Kontoauszug und Zahlungsziel auf der Rechnung: 14 Tage, 30 Tage, Skonto. Wenn ein Konto überfällig ist, ist der nächste Schritt: Vorlage für Zahlungserinnerungen.