Kontoauszug für Mieter mehrerer Einheiten Vorlage
Kontoauszug für Vermieter mehrerer Einheiten als Vorlage: Miete, anteilige Nebenkosten und Zahlungen eines Mieters Einheit für Einheit zuordnen.
Vorlagen nach Branche
- Miete Einheit 3 (Laden), laufender Monat
- Miete Einheit 4 (Lager), laufender Monat
- Nebenkosten Einheiten 3 und 4, Quartalsanteil
- Zahlungseingang per Überweisung
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Belege des Zeitraums sammeln
Beispiel: Führen Sie „Miete Einheit 3 (Laden), laufender Monat“ und alle weiteren Rechnungen, Quittungen und Gutschriften des Kunden im Zeitraum auf, die älteste zuerst.
Laufenden Saldo prüfen
Prüfen Sie, ob der Saldo nach jeder Zeile, auch nach „Zahlungseingang per Überweisung“, mit Ihrer Buchhaltung für diesen Kunden übereinstimmt.
Versenden und nachfassen
Senden Sie den Kontoauszug mit offenem Betrag und Zahlungsbedingungen und fassen Sie bei überfälligen Rechnungen nach.
Wer eine Ladenzeile, einen kleinen Gewerbepark oder ein Mehrfamilienhaus besitzt, hat oft Mieter mit mehr als einer Einheit: ein Laden und das Lager dahinter, zwei Büros auf einer Etage. Eine Rechnung je Einheit wird schnell unübersichtlich. Dieser Kontoauszug fasst das ganze Mieterkonto zusammen, kennzeichnet jede Belastung mit ihrer Einheit und zeigt, welche Einheit jede Zahlung ausgeglichen hat, damit Rückstände der einen Einheit nicht hinter Zahlungen für die andere verschwinden.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Miete Einheit 3 (Laden), laufender Monat, Miete Einheit 4 (Lager), laufender Monat, Nebenkosten Einheiten 3 und 4, Quartalsanteil, Zahlungseingang per Überweisung: Führen Sie jede Rechnung, Zahlung und Gutschrift nach Datum mit ihrer Belegnummer auf.
- Miete Einheit 3 (Laden), laufender Monat
- Nennen Sie Einheit und Nutzung wie im Mietvertrag; ein Mieter mit zwei Verträgen zahlt sie womöglich aus verschiedenen Budgets.
- Miete Einheit 4 (Lager), laufender Monat
- Lager und andere Nebeneinheiten haben oft eigenen Vertrag und eigene Fälligkeit; lassen Sie sie als getrennte Belastung sichtbar.
- Nebenkosten Einheiten 3 und 4, Quartalsanteil
- Teilen Sie die Nebenkosten nach dem Anteil jedes Vertrags auf die Einheiten auf, auch wenn der Mieter eine Summe erhält.
- Zahlungseingang per Überweisung
- Halten Sie fest, auf welche Einheit eine Zahlung angerechnet wurde, besonders wenn der Betrag nur zu einer Miete passt.
- Zeitraum und Saldovortrag
- Nennen Sie Auszugsdatum und Zeitraum und übernehmen Sie den Saldo des vorigen Auszugs als Saldovortrag.
- Belastungen und Zahlungen
- Tragen Sie jede Rechnung unter Belastungen und jede Zahlung oder Gutschrift unter Zahlungen und Gutschriften ein, mit dem Betrag des Belegs selbst. „Aus meinen Dokumenten hinzufügen“ übernimmt diese Beträge aus Ihren gespeicherten Belegen für diesen Kunden.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Setzen Sie die Einheitennummer in jede Belastung, trennen Sie Miete und anteilige Nebenkosten und zeigen Sie, auf welche Einheit jede Zahlung angerechnet wurde.
Vor dem Versand prüfen
- Trägt „Miete Einheit 3 (Laden), laufender Monat“ Nummer und Betrag des Belegs, aus dem es stammt?
- Sind alle Zahlungen zu „Miete Einheit 4 (Lager), laufender Monat“ am Tag des Eingangs gebucht?
- Findet der Kunde „Nebenkosten Einheiten 3 und 4, Quartalsanteil“ in seiner eigenen Buchhaltung mit demselben Betrag?
4 weitere anzeigen
- Trägt „Zahlungseingang per Überweisung“ Nummer und Betrag des Belegs, aus dem es stammt?
- Prüfen Sie den Zeitraum des Auszugs, den Saldovortrag und ob jede eingegangene Zahlung aufgeführt ist.
- Führen Sie jede Rechnung einmal mit ihrem Rechnungsbetrag auf und Gutschriften bei den Zahlungen.
- Nennen Sie, wie der offene Betrag zu zahlen ist, und die Nummern überfälliger Rechnungen.
Rechenbeispiel: ein Mieter, zwei Einheiten, ein Kontoauszug
Die Zahlen sind ein Beispiel. Ein Mieter hat eine Ladeneinheit für 1.450 € im Monat und das Lager dahinter für 380 € gemietet und zahlt für beide einen Quartalsanteil an den Nebenkosten. In diesem Monat kam nur die Ladenmiete.
- Belastungen: jede Miete mit ihrer Einheit, danach die auf beide Verträge verteilten Nebenkosten.
- Zahlung: die Überweisung über 1.450 €, laut Verwendungszweck auf Einheit 3 angerechnet.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Miete Einheit 3 (Laden), laufender Monat | 1 × 1.450,00 € | 1.450,00 € |
| Miete Einheit 4 (Lager), laufender Monat | 1 × 380,00 € | 380,00 € |
| Nebenkosten Einheiten 3 und 4, Quartalsanteil | 1 × 210,00 € | 210,00 € |
| Rechnungssumme | 2.040,00 € | |
| Erhalten | 1.450,00 € | |
| Offener Betrag | 590,00 € | |
Die Belastungen ergeben 2.040,00 €; eingegangen sind 1.450,00 €; offen bleiben 590,00 €, vollständig für Einheit 4 und die Nebenkosten.
Häufige Fehler beim Vermieterkontoauszug
- Die Einheitennummer weglassen, sodass der Mieter nicht erkennt, zu welchem Vertrag eine Belastung gehört.
- Eine Zahlung mit der neuesten Belastung verrechnen, obwohl der Mieter eine andere Einheit genannt hat.
- Die Kaution als Mietzahlung zählen.
- Nebenkosten in die Mietzeile mischen, sodass die Jahresabrechnung nicht nachvollziehbar ist.
- Den Kontoauszug ohne den Zeitraum verschicken, den er abdeckt.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich ein Kontoauszug leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens
- Name des Kunden
- Auszugsdatum und Zeitraum
- Saldovortrag
- Jede Rechnung, Zahlung und Gutschrift mit Datum und Nummer
- Laufender Saldo und offener Betrag
Ein Kontoauszug berechnet keine eigene Steuer: Jede Zeile übernimmt eine Rechnung, Zahlung oder Gutschrift mit dem Betrag des Belegs, und der Saldo läuft ab dem Saldovortrag weiter.
Häufige Fragen
Darf ein Kontoauszug zwei getrennte Mietverträge umfassen?
Ja, wenn beide mit demselben Mieter bestehen. Kennzeichnen Sie jede Zeile mit Einheit und Vertrag und halten Sie die Salden leicht trennbar, denn jeder Vertrag kann eigene Kaution, Mietanpassung und Laufzeit haben.
Der Mieter hat eine runde Summe gezahlt. Welche Einheit gleicht sie aus?
Folgen Sie dem Vertrag oder einer Bestimmung des Mieters; ohne sie verrechnen viele Vermieter mit der ältesten Belastung zuerst. Wie auch immer Sie vorgehen, vermerken Sie es, damit Rückstände einer Einheit nicht überraschen.
Gehört die Kaution in den Kontoauszug?
In der Regel nicht als Zahlung auf die Miete. Eine nach dem Vertrag gehaltene Kaution ist eine eigene Verbindlichkeit; nennen Sie sie auf Nachfrage in den Anmerkungen, halten Sie sie aber aus dem laufenden Saldo heraus.
Wie oft sollte ich den Kontoauszug schicken?
Monatlich reicht den meisten Vermietern, und immer nach der jährlichen Nebenkostenabrechnung, damit der Mieter die Korrektur neben den Vorauszahlungen sieht.
Der Mieter bestreitet eine Nebenkostenzeile. Was nun?
Lassen Sie die Zeile stehen, vermerken Sie den Einwand und weisen Sie den unstrittigen Saldo gesondert aus. Die meisten Mietverträge regeln, wie Einwände gegen Nebenkosten erhoben werden; verweisen Sie auf diese Klausel.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Ein Kontoauszug berechnet keine eigene Steuer: Jede Zeile übernimmt eine Rechnung, Zahlung oder Gutschrift mit dem Betrag des Belegs, und der Saldo läuft ab dem Saldovortrag weiter.
Was unterscheidet einen Kontoauszug von einer Rechnung?
Eine Rechnung fordert die Zahlung für einen einzelnen Verkauf. Ein Kontoauszug listet Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften über einen Zeitraum auf und zeigt, was noch offen ist; er ersetzt die Rechnungen nicht.
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