Quittung für die Hallen- und Platzbuchung
Quittung für Platz- und Hallenbuchungen: wöchentliche Termine im Block, Flutlicht und Leihmaterial getrennt, bisher bezahlte Termine und Absageregel.
Vorlagen nach Branche
- Kleinfeldplatz, 8 wöchentliche Stundentermine
- Flutlicht, je gebuchte Stunde
- Leihgebühr für Leibchen und Spielbälle
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Zahlung der Rechnung zuordnen
Beispiel: Gleichen Sie die Zahlung für „Kleinfeldplatz, 8 wöchentliche Stundentermine“ mit der beglichenen Rechnung ab: Rechnungsnummer, erhaltener Betrag und offener Rest.
Zahlung erfassen
Tragen Sie Zahlungsdatum, Zahlungsart und erhaltenen Betrag ein und prüfen Sie jede Position, die diese Zahlung abdeckt, bis „Leihgebühr für Leibchen und Spielbälle“.
Quittung senden
Senden Sie die Quittung an den Kunden und markieren Sie die Rechnung als bezahlt; bleibt ein Rest offen, bleibt auch die Rechnung offen.
Plätze und Hallen werden termingenau vermietet, und Mannschaften buchen meist einen Block von Wochen und zahlen ihn in Teilen. Die Anmeldung muss dann am Eingang mit der Quittung eine Frage beantworten: Ist der Abend schon bezahlt? Block, Flutlicht und Leihmaterial stehen in getrennten Zeilen, die Anmerkungen führen bezahlte und offene Termine, die Absageregel und die buchende Kontaktperson auf.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Kleinfeldplatz, 8 wöchentliche Stundentermine, Flutlicht, je gebuchte Stunde, Leihgebühr für Leibchen und Spielbälle: die Positionen, die diese Zahlung abdeckt, so wie sie auf der beglichenen Rechnung stehen.
- Kleinfeldplatz, 8 wöchentliche Stundentermine
- Nennen Sie Platz oder Halle, Wochentag, Uhrzeit und Terminzahl; ein Block wird am Eingang Termin für Termin geprüft.
- Flutlicht, je gebuchte Stunde
- Berechnen Sie Flutlicht nur für Stunden nach der Dämmerung und sagen Sie das; wer im Sommer bei Tageslicht spielt, soll es nicht zahlen.
- Leihgebühr für Leibchen und Spielbälle
- Zählen Sie die gemieteten Sätze Leibchen und Bälle und notieren Sie, ob sie nach jedem Spiel an der Anmeldung abgegeben werden.
- Angaben zur Zahlung
- Tragen Sie Zahlungsdatum, Zahlungsart (Überweisung, Karte oder bar) und den tatsächlich erhaltenen Betrag ein.
- Bezug zur Rechnung
- Nennen Sie die Nummer der Rechnung, die diese Zahlung begleicht; bei einer Teilzahlung vermerken Sie den offenen Restbetrag.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie Platz oder Halle, Wochentag, Uhrzeit und Terminzahl, weisen Sie Flutlicht und Leihmaterial getrennt von der Miete aus und nennen Sie die Regel für Absage und Ausfall bei Regen.
Vor dem Versand prüfen
- Entspricht „Kleinfeldplatz, 8 wöchentliche Stundentermine“ der Position auf der Rechnung, die diese Zahlung begleicht?
- Ist das Geld für „Flutlicht, je gebuchte Stunde“ tatsächlich eingegangen, ganz oder teilweise?
- Steht „Leihgebühr für Leibchen und Spielbälle“ mit dem erhaltenen Betrag da, und ist ein offener Rest vermerkt?
3 weitere anzeigen
- Stellen Sie die Quittung erst aus, wenn das Geld tatsächlich eingegangen ist.
- Prüfen Sie, ob der erhaltene Betrag der Rechnung entspricht, und vermerken Sie eine Differenz als Restbetrag oder Überzahlung.
- Nennen Sie die beglichene Rechnungsnummer und führen Sie die Quittungsnummern als eigene Folge.
Rechenbeispiel: ein Achtwochenblock einer Kleinfeldmannschaft
Die Zahlen sind ein Beispiel. Eine Mannschaft bucht acht Wochen lang dieselbe Abendstunde auf einem Platz, jedes Mal mit Flutlicht, und leiht einmal Leibchen und Bälle. Die ersten fünf Termine und die Leihgebühr sind bisher bezahlt.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Kleinfeldplatz, 8 wöchentliche Stundentermine | 8 × 40,00 € | 320,00 € |
| Flutlicht, je gebuchte Stunde | 8 × 5,00 € | 40,00 € |
| Leihgebühr für Leibchen und Spielbälle | 1 × 15,00 € | 15,00 € |
| Rechnungssumme | 375,00 € | |
| Erhalten | 240,00 € | |
| Offener Betrag | 135,00 € | |
Die drei Positionen ergeben 375,00 €. Diese Quittung hält die erhaltenen 240,00 € fest, für die letzten drei Termine samt Flutlicht bleiben 135,00 € offen. Die bezahlten Daten stehen in den Anmerkungen.
Häufige Fehler auf der Quittung für Platzbuchungen
- Den Block als eine Pauschale schreiben, sodass niemand erkennt, welche Termine genutzt wurden.
- Flutlicht für Stunden bei Tageslicht berechnen.
- Absage- und Regenregel erst nennen, wenn der erste nasse Abend da ist.
- Den Platz nicht benennen, obwohl die Anlage mehrere gleich aussehende Felder hat.
- Eine rückzahlbare Schlüsselkaution in die Mietsumme mischen.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Quittung leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens, bei Registrierung Steuernummer oder USt-IdNr.
- Quittungsnummer und Ausstellungsdatum (Tag des Zahlungseingangs)
- Wer gezahlt hat
- Zahlungsart: Überweisung, Karte oder bar
- Wofür gezahlt wurde und die Nummer der beglichenen Rechnung
- Der erhaltene Betrag, enthaltene Umsatzsteuer gesondert
- Bei einer Teilzahlung der offene Restbetrag
- Nach § 368 BGB ist auf Verlangen eine Quittung auszustellen. Soll sie zugleich als Rechnung für den Vorsteuerabzug dienen, genügen bis 250 € brutto die Angaben einer Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Häufige Fragen
Wie zeige ich, welche Termine eines Blocks schon bezahlt sind?
Listen Sie in den Anmerkungen die Daten der bezahlten und der noch zu zahlenden Termine auf. So wird die Quittung zur Checkliste der Anmeldung, und die Mannschaft sieht, wie weit der Block ist.
Was geschieht mit einem bezahlten Termin, der wegen Regen ausfällt?
Schreiben Sie Ihre Regel auf die Quittung: auf ein anderes Datum verlegt, in den nächsten Block übernommen oder erstattet. Sagen Sie, wer bis wann entscheidet, dass der Platz unbespielbar ist, damit die Mannschaft es vor der Anreise weiß.
Kann die Quittung auch die Kaution für Schlüssel oder Flutlichtkarte tragen?
Ja, als eigene Zeile mit Betrag und Bedingung für die Rückgabe. Halten Sie sie aus der Mietsumme heraus, damit die Mietbeträge von Quittung zu Quittung vergleichbar bleiben.
Wessen Name steht auf der Quittung, der der Mannschaft oder der des Zahlenden?
Schreiben Sie den Namen, auf den die Buchung läuft, meist Mannschaft oder Verein, und die Kontaktperson, die gezahlt hat. Erstattet eine Schule oder ein Arbeitgeber die Gebühr, suchen sie den Vereinsnamen statt eines Personennamens.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Ist eine Quittung dasselbe wie eine Rechnung?
Nein. Eine Rechnung fordert zur Zahlung auf, eine Quittung bestätigt eine erhaltene Zahlung. Stellen Sie sie nach dem Zahlungseingang aus und nennen Sie die beglichene Rechnungsnummer und einen noch offenen Restbetrag.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Quittung für die Hallen- und Platzbuchung“ auch: Quittung schreiben: Pflichtangaben und Kleinbetragsrechnung und Rechnungsarten im Überblick: welches Dokument wann?. Zum Prüfen von Summe und Steuer: MwSt.- und GST-Rechner.