Rechnungsvorlage für Reise und Tourismus
Rechnungsvorlage für Reise und Tourismus: Reisepaket, Hotelbuchungsservice und ortskundige Reiseleitung. Online ausfüllen oder als Excel- und Word-Datei laden.
Vorlagen nach Branche
- Reisepaket
- Hotelbuchungsservice
- Ortskundige Reiseleitung
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Reisepaket“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Ortskundige Reiseleitung“, ob sie abgeschlossen ist. Bestätigen Sie die tatsächliche Nutzung, erbrachte Zusatzleistungen und den Rückgabe- oder Abschlussnachweis.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Reisebüros und Reiseveranstalter rechnen eine Buchung meist in zwei Schritten ab: mit einer Anzahlung, die die Termine sichert, und dem Restbetrag einige Wochen vor der Abreise. Die Vorlage trennt das Reisepaket von der Buchungsgebühr und den Tagen der Reiseleitung; das hilft, wenn eine Gruppe wissen will, was sie dem Büro zahlt und was an Hotels und Reiseleiter geht. Sie passt zu kleinen Veranstaltern, Incoming-Agenturen und freien Reiseleitern, die Privatkunden, Firmen oder Partneragenturen Rechnungen stellen.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Reisepaket, Hotelbuchungsservice, Ortskundige Reiseleitung: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Reisepaket
- Nennen Sie Reise, Termine und Zahl der Reisenden und führen Sie auf, was enthalten ist, etwa Transfers, Frühstück und Eintritte.
- Hotelbuchungsservice
- Berechnen Sie Ihre Buchungsgebühr getrennt vom Hotelpreis und nennen Sie für jeden Aufenthalt die Bestätigungsnummer des Hotels.
- Ortskundige Reiseleitung
- Rechnen Sie je Tag oder Halbtag ab, nennen Sie die Sprache der Führung und ob Verpflegung und Fahrtkosten der Reiseleitung enthalten sind.
- Buchung und Zeitraum
- Benennen Sie Räumlichkeit, Gerät oder Leistung mit Kennzeichnung und Menge sowie Beginn und Ende der Nutzung.
- Enthaltene Leistungen und Zusatznutzung
- Vereinbaren Sie den enthaltenen Nutzungsumfang, Transport oder Personal sowie Einheiten und Preise für eine Mehrnutzung.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Weisen Sie Personenzahl und Reiseverlauf, die Buchungsreferenzen der Unterkunft, die Guide-Tage und die Paketleistungen getrennt aus.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Reisepaket“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Hotelbuchungsservice“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Ortskundige Reiseleitung“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
3 weitere anzeigen
- Prüfen Sie Umbuchungs- und Stornobedingungen sowie bereits geleistete Zahlungen.
- Benennen Sie, wer Zeitpunkt und Zustand der Rückgabe oder des Abschlusses bestätigt.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Reisepaket | 1 × 80,00 € | 80,00 € |
| Hotelbuchungsservice | 3 × 180,00 € | 540,00 € |
| Ortskundige Reiseleitung | 1 × 650,00 € | 650,00 € |
| Zwischensumme | 1.270,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 241,30 € | |
| Gesamt | 1.511,30 € | |
Nettobetrag 1.270,00 €, Umsatzsteuer 241,30 €, zu zahlender Gesamtbetrag 1.511,30 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Wann sollte die Restzahlungsrechnung verschickt werden?
Zu dem Termin, den Ihre Buchungsbedingungen nennen, und so früh, dass das Geld eingeht, bevor Sie selbst Hotels und Reiseleitung bezahlen. Nennen Sie in den Anmerkungen die Anzahlungsrechnung und den erhaltenen Betrag, damit der Kunde sieht, dass beide Rechnungen zusammen die ganze Reise abdecken.
Ein Reisender ist zurückgetreten. Ändere ich die Rechnung?
Nein. Die ausgestellte Rechnung bleibt, wie sie ist; erlauben Ihre Stornobedingungen eine Erstattung, stellen Sie für den erstattungsfähigen Teil eine Gutschrift mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer aus. Nicht erstattbare Kosten bleiben berechnet.
Muss ich Hotelkosten zu dem Preis ausweisen, den ich bezahlt habe?
Das hängt davon ab, wie Sie verkaufen. Als Vermittler, der den Hotelpreis weiterreicht, zeigen Sie ihn unverändert und Ihre Gebühr in einer eigenen Zeile; als Veranstalter mit Pauschalreise ist ein einziger Paketpreis üblich. Wie beides besteuert wird, klären Sie für Ihr Land.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 1.270,00 € netto 241,30 €, zusammen 1.511,30 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Wie nummeriere ich Rechnungen?
Verwenden Sie je Unternehmen eine lückenlose Folge und nie dieselbe Nummer zweimal. Eine bereits versendete Rechnung wird nicht gelöscht, sondern durch eine Korrektur berichtigt.
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