Proformarechnung für den Gebrauchtwagen-Export
Proformarechnung für den Export gebrauchter Fahrzeuge: Fahrgestellnummer und Kilometerstand, Prüfung, RoRo-Seefracht und Ausfuhrpapiere in eigenen Zeilen.
Vorlagen nach Branche
- Gebrauchter SUV, Baujahr 2019, FIN laut Anlage, je Fahrzeug
- Prüfung und Aufbereitung vor dem Export, je Fahrzeug
- RoRo-Seefracht, je Fahrzeug
- Ausfuhrabmeldung und Dokumentenabwicklung
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Ware und Lieferbedingungen festlegen
Beispiel: Legen Sie Menge und Einzelpreis für „Gebrauchter SUV, Baujahr 2019, FIN laut Anlage, je Fahrzeug“ fest, dann Lieferbedingungen, Transport und Versicherung.
Gültigkeit eintragen und senden
Prüfen Sie jede Position bis „Ausfuhrabmeldung und Dokumentenabwicklung“, tragen Sie Gültigkeitsdatum und Konto für die Vorkasse ein und senden Sie die Proformarechnung.
Nach Zahlung oder Versand abrechnen
Sobald der Käufer zahlt oder die Ware versandt ist, erstellen Sie aus der Proformarechnung die Rechnung. Die Proformarechnung bleibt als angenommenes Angebot unverändert.
Ein Käufer im Ausland verlangt vor der Zahlung für ein Gebrauchtfahrzeug oft eine Proformarechnung, und Reederei und Ausfuhrpapiere beziehen sich später auf dasselbe Fahrzeug. Anders als Neuware ist jedes Auto ein Einzelstück; die Proforma kennzeichnet es daher mit Fahrgestellnummer, Baujahr und Kilometerstand. Fahrzeuge, Prüfung, RoRo-Seefracht und Ausfuhrpapiere erhalten je eine eigene Zeile.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Gebrauchter SUV, Baujahr 2019, FIN laut Anlage, je Fahrzeug, Prüfung und Aufbereitung vor dem Export, je Fahrzeug, RoRo-Seefracht, je Fahrzeug, Ausfuhrabmeldung und Dokumentenabwicklung: die Waren oder Leistungen und Mengen, die Sie liefern wollen, zu den Preisen, die Sie berechnen werden.
- Gebrauchter SUV, Baujahr 2019, FIN laut Anlage, je Fahrzeug
- Nennen Sie je Auto Fahrgestellnummer, Baujahr, Kilometerstand und Farbe oder hängen Sie eine Liste an und verweisen Sie hier darauf; Ausfuhrpapiere und Verschiffungsauftrag folgen diesen Angaben genau.
- Prüfung und Aufbereitung vor dem Export, je Fahrzeug
- Sagen Sie, was die Prüfung umfasst und wann sie stattfand; wer nur „geprüft“ liest, kann Sicherheitscheck und große Inspektion nicht unterscheiden.
- RoRo-Seefracht, je Fahrzeug
- Geben Sie an, ob die Fracht je Fahrzeug oder je Kubikmeter gilt und bis zu welchem Hafen der Preis reicht; ein Auto im Container kostet anders als eines auf dem RoRo-Schiff.
- Ausfuhrabmeldung und Dokumentenabwicklung
- Benennen Sie die Papiere, die Sie übernehmen, etwa die Abmeldung für den Export und die Aufbereitung der Zulassungsunterlagen, und was der Käufer zu Hause selbst erledigt.
- Lieferbedingungen
- Geben Sie die Lieferbedingungen (etwa einen Incoterm mit benanntem Ort) an, den Transportweg und wer die Ware versichert.
- Gültigkeit und Vorkasse
- Nennen Sie, bis wann die Preise gelten, und bei Vorkasse das Konto, auf das der Käufer zahlt.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Führen Sie jedes Fahrzeug mit Fahrgestellnummer, Baujahr und Kilometerstand in einer eigenen Zeile oder einer Anlage auf und sagen Sie, ob Prüfung, Transport und Ausfuhrpapiere im Preis enthalten sind.
Vor dem Versand prüfen
- Stimmen Menge, Einzelpreis und Währung von „Gebrauchter SUV, Baujahr 2019, FIN laut Anlage, je Fahrzeug“ mit der Bestellung des Käufers überein?
- Braucht „Prüfung und Aufbereitung vor dem Export, je Fahrzeug“ für die Einfuhrgenehmigung Zolltarifnummer und Ursprungsland in der Beschreibung?
- Kann „RoRo-Seefracht, je Fahrzeug“ nach Eingang der Vorkasse in der genannten Menge versandt werden?
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- Stimmen Menge, Einzelpreis und Währung von „Ausfuhrabmeldung und Dokumentenabwicklung“ mit der Bestellung des Käufers überein?
- Prüfen Sie, ob Mengen, Einzelpreise und Währung der Bestellung oder Anfrage des Käufers entsprechen.
- Ergänzen Sie Zolltarifnummer und Ursprungsland in der Beschreibung, wenn der Käufer sie für eine Einfuhrgenehmigung braucht.
- Prüfen Sie Gültigkeitsdatum, Lieferbedingungen und Konto für die Vorkasse sowie den Hinweis, dass es keine Rechnung ist.
Rechenbeispiel: drei gebrauchte SUV im RoRo-Versand
Die Zahlen sind ein Beispiel. Ein Händler bietet einem Käufer im Ausland drei gebrauchte SUV an; Prüfung und Seefracht werden je Auto gezählt, die Gebühr für die Ausfuhrpapiere nur einmal. Es ist eine Ausfuhr, deshalb wird in diesem Beispiel keine Steuer berechnet.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Gebrauchter SUV, Baujahr 2019, FIN laut Anlage, je Fahrzeug | 3 × 11.800,00 € | 35.400,00 € |
| Prüfung und Aufbereitung vor dem Export, je Fahrzeug | 3 × 450,00 € | 1.350,00 € |
| RoRo-Seefracht, je Fahrzeug | 3 × 1.150,00 € | 3.450,00 € |
| Ausfuhrabmeldung und Dokumentenabwicklung | 1 × 240,00 € | 240,00 € |
| Gesamt | 40.440,00 € | |
Die vier Positionen ergeben 40.440,00 €, die Proforma lautet also über 40.440,00 €. Verlangt der Händler die Zahlung vor der Abmeldung, überweist der Käufer zuerst diesen Betrag; ein getauschtes Auto braucht eine neue Proforma mit der neuen Fahrgestellnummer.
Häufige Fehler bei einer Proforma für Gebrauchtwagen
- Das Auto nur als „SUV, 2019“ beschreiben, ohne Fahrgestellnummer, sodass der Käufer nicht sicher weiß, welches Fahrzeug verkauft wurde.
- Den Kilometerstand aus der Anzeige übernehmen statt den Stand am Prüftag.
- Offenlassen, ob die Fracht je Fahrzeug oder je Container gilt, was die Summe stark verändert.
- „Alle Ausfuhrpapiere“ versprechen, ohne sie zu benennen, und später über Übersetzung oder Bescheinigung streiten.
- Nach der Zahlung das Fahrzeug tauschen, ohne eine neue Proforma auszustellen.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Proformarechnung leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer
- Nummer und Datum der Proformarechnung
- Jede Position mit Menge und Einzelpreis; bei Bedarf Zolltarifnummer und Ursprungsland in der Beschreibung
- Lieferbedingungen (etwa ein Incoterm), Transport und Versicherung
- Zahlungsbedingungen und Konto für die Vorkasse
- Gültigkeitsdatum
- Der Hinweis, dass es sich nicht um eine Rechnung handelt
- Eine Proformarechnung ist keine Rechnung im Sinne des § 14 UStG und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Häufige Fragen
Braucht jedes Auto eine eigene Zeile?
Ja, wenn sich Modell, Baujahr oder Preis unterscheiden. Bei identischen Fahrzeugen genügt eine Zeile mit der Stückzahl, sofern eine Anlage die Fahrgestellnummern aller Autos nennt; der Verschiffungsauftrag braucht diese Liste ohnehin.
Wie beschreibe ich den Zustand eines Gebrauchtwagens?
Nennen Sie den Kilometerstand am Prüftag und bekannte Mängel und sagen Sie, dass das Fahrzeug im geprüften Zustand verkauft wird. So kann der Käufer die Autos Ihrer Liste vergleichen, ohne anzureisen.
Wann muss der Käufer zahlen?
Viele Verkäufer verlangen die Zahlung, bevor sie das Auto für den Export abmelden, weil es danach im Inland schwer zu verkaufen ist. Schreiben Sie Betrag und Zahlungstermin in die Bedingungen der Proforma.
Was, wenn der Käufer nach der Zahlung ein anderes Auto möchte?
Stellen Sie eine neue Proforma mit der neuen Fahrgestellnummer aus und stornieren Sie die alte schriftlich. Ausfuhrpapiere und Buchung bei der Reederei hängen an der Fahrgestellnummer, eine spätere Änderung kostet Zeit.
Gilt der Frachtpreis für den Container oder je Fahrzeug?
RoRo-Reedereien berechnen meist jedes Auto nach seiner Größe, ein Container wird als Ganzes berechnet und fasst nur wenige Fahrzeuge. Sagen Sie, welche Methode Sie angeboten haben, denn die Summen unterscheiden sich.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Kann man eine Proformarechnung bezahlen und daraus Vorsteuer ziehen?
Der Kunde kann eine Proformarechnung vorab bezahlen, aber sie ist keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes und berechtigt daher nicht zum Vorsteuerabzug. Nach Zahlung oder Lieferung erstellen Sie aus ihr die Rechnung; die Proformarechnung bleibt unverändert.
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