Proformarechnung für Medizinprodukte im Export
Proformarechnung für den Export von Medizinprodukten: Modelle und Zubehörsets, Schulung, Exportverpackung, Gültigkeit und Vorauszahlung für den Import.
Vorlagen nach Branche
- Patientenmonitore, 5 Parameter
- EKG-Kabel- und SpO2-Sensorsets
- Anwender- und Serviceschulung, 2 Tage
- Exportverpackung und Etikettierung
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Ware und Lieferbedingungen festlegen
Beispiel: Legen Sie Menge und Einzelpreis für „Patientenmonitore, 5 Parameter“ fest, dann Lieferbedingungen, Transport und Versicherung.
Gültigkeit eintragen und senden
Prüfen Sie jede Position bis „Exportverpackung und Etikettierung“, tragen Sie Gültigkeitsdatum und Konto für die Vorkasse ein und senden Sie die Proformarechnung.
Nach Zahlung oder Versand abrechnen
Sobald der Käufer zahlt oder die Ware versandt ist, erstellen Sie aus der Proformarechnung die Rechnung. Die Proformarechnung bleibt als angenommenes Angebot unverändert.
Ein Krankenhaus oder Händler im Ausland braucht vor dem Kauf medizinischer Geräte meist eine Proformarechnung: um Mittel freizugeben, eine Einfuhrgenehmigung zu beantragen oder der Behörde zu zeigen, was kommt. Die Angaben müssen deshalb Modell für Modell zur späteren Sendung passen. Die Vorlage führt Geräte, Zubehörsets, die mitgelieferte Schulung und die Exportverpackung in eigenen Positionen und hält die Gültigkeit im Blick, während die Unterlagen des Käufers bearbeitet werden.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Patientenmonitore, 5 Parameter, EKG-Kabel- und SpO2-Sensorsets, Anwender- und Serviceschulung, 2 Tage, Exportverpackung und Etikettierung: die Waren oder Leistungen und Mengen, die Sie liefern wollen, zu den Preisen, die Sie berechnen werden.
- Patientenmonitore, 5 Parameter
- Nennen Sie Modell, Katalognummer und, wenn es für die Zulassung beim Käufer zählt, die Softwareversion; ein späterer Modellwechsel braucht eine neue Proforma.
- EKG-Kabel- und SpO2-Sensorsets
- Führen Sie den Inhalt jedes Sets und die Anzahl je Monitor auf, denn Zubehör wird bei der Einfuhr oft Position für Position geprüft.
- Anwender- und Serviceschulung, 2 Tage
- Sagen Sie, wo die Schulung stattfindet, für wie viele Personen und ob Reisekosten enthalten sind, damit sie nicht als Servicevertrag gilt.
- Exportverpackung und Etikettierung
- Beschreiben Sie die Verpackung, etwa Kartons auf Paletten mit Stoßindikatoren, und wer Etiketten in der Landessprache stellt.
- Lieferbedingungen
- Geben Sie die Lieferbedingungen (etwa einen Incoterm mit benanntem Ort) an, den Transportweg und wer die Ware versichert.
- Gültigkeit und Vorkasse
- Nennen Sie, bis wann die Preise gelten, und bei Vorkasse das Konto, auf das der Käufer zahlt.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie je Gerät Modell und Katalognummer, eine Einfuhrlizenz oder Produktregistrierung, die der Käufer Ihnen genannt hat, das enthaltene Zubehör und die Schulung sowie die Bindefrist des Preises.
Vor dem Versand prüfen
- Stimmen Menge, Einzelpreis und Währung von „Patientenmonitore, 5 Parameter“ mit der Bestellung des Käufers überein?
- Braucht „EKG-Kabel- und SpO2-Sensorsets“ für die Einfuhrgenehmigung Zolltarifnummer und Ursprungsland in der Beschreibung?
- Kann „Anwender- und Serviceschulung, 2 Tage“ nach Eingang der Vorkasse in der genannten Menge versandt werden?
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- Stimmen Menge, Einzelpreis und Währung von „Exportverpackung und Etikettierung“ mit der Bestellung des Käufers überein?
- Prüfen Sie, ob Mengen, Einzelpreise und Währung der Bestellung oder Anfrage des Käufers entsprechen.
- Ergänzen Sie Zolltarifnummer und Ursprungsland in der Beschreibung, wenn der Käufer sie für eine Einfuhrgenehmigung braucht.
- Prüfen Sie Gültigkeitsdatum, Lieferbedingungen und Konto für die Vorkasse sowie den Hinweis, dass es keine Rechnung ist.
Rechenbeispiel: zehn Monitore für eine Klinik im Ausland
Die Zahlen sind ein Beispiel. Ein Händler im Ausland braucht eine Proforma für seine Einfuhrgenehmigung: zehn Monitore, je ein Sensorset, zwei Schulungstage und die Exportverpackung. Es ist eine Ausfuhr, deshalb kommt in diesem Beispiel keine Steuer hinzu.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Patientenmonitore, 5 Parameter | 10 × 1.850,00 € | 18.500,00 € |
| EKG-Kabel- und SpO2-Sensorsets | 10 × 120,00 € | 1.200,00 € |
| Anwender- und Serviceschulung, 2 Tage | 1 × 1.600,00 € | 1.600,00 € |
| Exportverpackung und Etikettierung | 1 × 380,00 € | 380,00 € |
| Gesamt | 21.680,00 € | |
Die vier Positionen ergeben 21.680,00 €, ohne Steuer beträgt die Proforma 21.680,00 €. Zahlt der Käufer die Vorauszahlung, übernimmt die Exportrechnung diese Positionen unverändert, sodass Genehmigung, Zahlung und Sendung dieselben Zahlen zeigen.
Häufige Fehler bei einer Proforma für Medizinprodukte
- Das Gerät nur mit dem Namen der Produktfamilie bezeichnen, obwohl die Genehmigung des Käufers ein bestimmtes Modell nennt.
- Zubehör im Gerätepreis verstecken, sodass die Einfuhrpapiere es nicht Position für Position zuordnen können.
- Die Gültigkeit ablaufen lassen, während die Freigabe noch läuft, und dann ohne neue Proforma zum alten Preis liefern.
- Schulung und verlängerte Garantie in einer Serviceposition bündeln, ohne zu sagen, was jede umfasst.
- Auf der Proforma in einer Währung anbieten und in einer anderen abrechnen.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Proformarechnung leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer
- Nummer und Datum der Proformarechnung
- Jede Position mit Menge und Einzelpreis; bei Bedarf Zolltarifnummer und Ursprungsland in der Beschreibung
- Lieferbedingungen (etwa ein Incoterm), Transport und Versicherung
- Zahlungsbedingungen und Konto für die Vorkasse
- Gültigkeitsdatum
- Der Hinweis, dass es sich nicht um eine Rechnung handelt
- Eine Proformarechnung ist keine Rechnung im Sinne des § 14 UStG und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Häufige Fragen
Kann der Käufer mit dieser Proforma eine Einfuhrgenehmigung beantragen?
Viele tun das, doch was die Behörde akzeptiert, klärt der Käufer vor Ort. Fragen Sie, welche Angaben der Antrag braucht, und schreiben Sie sie so auf die Proforma, wie sie später auf der Exportrechnung stehen.
Was, wenn sich das Modell nach dem Versand der Proforma ändert?
Stellen Sie eine neue Proforma mit neuer Nummer aus und nennen Sie die, die sie ersetzt. Eine Genehmigung oder ein Akkreditiv auf die alten Zahlen passt sonst nicht zur Sendung.
Gehört die Garantie auf die Proforma?
Nennen Sie die Garantiedauer in den Bedingungen, damit die Vergabestelle des Käufers Angebote vergleichen kann; eine verlängerte Garantie kann eine eigene Position mit eigenem Preis sein.
Wird auf einer Export-Proforma Steuer berechnet?
Ausfuhren sind im Land des Verkäufers oft steuerfrei, das hängt aber von Ihren Regeln und dem Ausfuhrnachweis ab. Klären Sie es mit Ihrer Steuerberatung und stellen Sie das Steuerfeld so ein wie auf der späteren Rechnung.
Wie lange sollte die Proforma gelten?
So lange, wie Freigabe und Zahlung beim Käufer dauern, bei Kliniken oft Wochen. Nennen Sie das Datum und, wenn Sie in fremder Währung anbieten, die Kursgrundlage.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Kann ich Layout und Farbe ändern?
Ja. Im Editor wählen Sie ein anderes Layout und eine Dokumentfarbe für die gedruckte Seite. An den Zahlen ändert das nichts: Positionen und Summen bleiben, und PDF, Word- und Excel-Datei folgen dem gewählten Layout.
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Lesen Sie zu „Proformarechnung für Medizinprodukte im Export“ auch: Proformarechnung: Bedeutung, Vorkasse, Zoll und Vorsteuer und Anzahlungsrechnung: Muster, Umsatzsteuer und Schlussrechnung. Für Angebote in einer anderen Währung: Währungsrechner.