Proformarechnung für den Kosmetik-Export
Proformarechnung für den Kosmetik-Export: Produkte nach Füllmenge und Charge, Tester, Exportkartons, Mindestabnahme und Haltbarkeit für Distributoren.
Vorlagen nach Branche
- Feuchtigkeitsserum, 30 ml, je Stück
- Tuchmasken, 10er-Box, je Box
- Tester und Verkaufsdisplays
- Exportkartons mit Chargenetiketten
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Ware und Lieferbedingungen festlegen
Beispiel: Legen Sie Menge und Einzelpreis für „Feuchtigkeitsserum, 30 ml, je Stück“ fest, dann Lieferbedingungen, Transport und Versicherung.
Gültigkeit eintragen und senden
Prüfen Sie jede Position bis „Exportkartons mit Chargenetiketten“, tragen Sie Gültigkeitsdatum und Konto für die Vorkasse ein und senden Sie die Proformarechnung.
Nach Zahlung oder Versand abrechnen
Sobald der Käufer zahlt oder die Ware versandt ist, erstellen Sie aus der Proformarechnung die Rechnung. Die Proformarechnung bleibt als angenommenes Angebot unverändert.
Eine Hautpflegemarke schickt einem Distributor im Ausland meist dann eine Proformarechnung, wenn die erste Anfrage ernst wird. Der Distributor legt damit eine Anzahlung an, bereitet die Produktanzeige in seinem Markt vor und plant Regalfläche. Weil Kosmetik Chargennummern und begrenzte Haltbarkeit hat, bepreist die Vorlage jedes Produkt nach Füllmenge, nimmt Tester und Displays auf und lässt Platz für Mindestabnahme und Produktionsdauer.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Feuchtigkeitsserum, 30 ml, je Stück, Tuchmasken, 10er-Box, je Box, Tester und Verkaufsdisplays, Exportkartons mit Chargenetiketten: die Waren oder Leistungen und Mengen, die Sie liefern wollen, zu den Preisen, die Sie berechnen werden.
- Feuchtigkeitsserum, 30 ml, je Stück
- Nennen Sie Füllmenge sowie Rezeptur- oder Produktcode, denn der Distributor registriert das Produkt unter diesem Namen, und bei geänderter Rezeptur wird neu angezeigt.
- Tuchmasken, 10er-Box, je Box
- Geben Sie die Masken je Box und die Boxen je Karton an; Distributoren vergleichen Packungsgrößen zwischen Marken, bevor sie Preise vergleichen.
- Tester und Verkaufsdisplays
- Kennzeichnen Sie Tester als kostenlos oder berechnet und nennen Sie das Verhältnis zu verkäuflichen Einheiten, damit der Käufer sieht, wofür er zahlt.
- Exportkartons mit Chargenetiketten
- Beschreiben Sie die Kartonkennzeichnung und ob Chargennummer und Verfallsdatum auch auf dem Umkarton stehen, nicht nur auf jeder Einheit.
- Lieferbedingungen
- Geben Sie die Lieferbedingungen (etwa einen Incoterm mit benanntem Ort) an, den Transportweg und wer die Ware versichert.
- Gültigkeit und Vorkasse
- Nennen Sie, bis wann die Preise gelten, und bei Vorkasse das Konto, auf das der Käufer zahlt.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie je Produkt Füllmenge und Rezepturcode, die Mindestabnahme, die Restlaufzeit bei Lieferung und welche Registrierung oder Anzeige der Käufer für seinen Markt übernimmt.
Vor dem Versand prüfen
- Stimmen Menge, Einzelpreis und Währung von „Feuchtigkeitsserum, 30 ml, je Stück“ mit der Bestellung des Käufers überein?
- Braucht „Tuchmasken, 10er-Box, je Box“ für die Einfuhrgenehmigung Zolltarifnummer und Ursprungsland in der Beschreibung?
- Kann „Tester und Verkaufsdisplays“ nach Eingang der Vorkasse in der genannten Menge versandt werden?
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- Stimmen Menge, Einzelpreis und Währung von „Exportkartons mit Chargenetiketten“ mit der Bestellung des Käufers überein?
- Prüfen Sie, ob Mengen, Einzelpreise und Währung der Bestellung oder Anfrage des Käufers entsprechen.
- Ergänzen Sie Zolltarifnummer und Ursprungsland in der Beschreibung, wenn der Käufer sie für eine Einfuhrgenehmigung braucht.
- Prüfen Sie Gültigkeitsdatum, Lieferbedingungen und Konto für die Vorkasse sowie den Hinweis, dass es keine Rechnung ist.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 4 Positionen in Euro, ohne aufgeschlagene Steuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Feuchtigkeitsserum, 30 ml, je Stück | 2.000 × 6,80 € | 13.600,00 € |
| Tuchmasken, 10er-Box, je Box | 3.000 × 4,20 € | 12.600,00 € |
| Tester und Verkaufsdisplays | 1 × 380,00 € | 380,00 € |
| Exportkartons mit Chargenetiketten | 1 × 240,00 € | 240,00 € |
| Gesamt | 26.820,00 € | |
Nettobetrag 26.820,00 €, Umsatzsteuer 0,00 €, im Voraus zu zahlen 26.820,00 €.
- Bestellnummer des Käufers: PO-KB-3305.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Proformarechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Proformarechnung: Bedeutung, Vorkasse, Zoll und Vorsteuer
Häufige Fragen
Wie viel Haltbarkeit muss bei der Ankunft noch bleiben?
Fragen Sie den Distributor nach seiner Anforderung, oft ein Anteil der Gesamtlaufzeit, und nennen Sie Herstell- und Verfallsdatum in den Bedingungen. Wer nur eine Restlaufzeit zusagt, die er einhalten kann, vermeidet verweigerte Lieferungen.
Wer übernimmt die Produktregistrierung im Markt des Käufers?
Meist der Distributor, mit Unterlagen von Ihnen, etwa Inhaltsstofflisten und Sicherheitsdaten. Halten Sie in den Bedingungen fest, wer anzeigt und wer zahlt, damit die Proforma nicht wie eine Zusage der Marktzulassung wirkt.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Da nichts aufgeschlagen wird, bleibt der Gesamtbetrag im Rechenbeispiel oben beim Nettobetrag von 26.820,00 €.
Kann man eine Proformarechnung bezahlen und daraus Vorsteuer ziehen?
Der Kunde kann eine Proformarechnung vorab bezahlen, aber sie ist keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes und berechtigt daher nicht zum Vorsteuerabzug. Nach Zahlung oder Lieferung erstellen Sie aus ihr die Rechnung; die Proformarechnung bleibt unverändert.
Kann ich Logo und Unterschrift einfügen?
Ja. Im Absenderbereich des Editors gibt es Felder für Ihr Firmenlogo und für ein Bild Ihrer Unterschrift oder Ihres Stempels. Zum Hochladen brauchen Sie ein kostenloses Konto; als Mitglied hinterlegen Sie beides in den Einstellungen, dann beginnt jedes neue Dokument damit.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Proformarechnung für den Kosmetik-Export“ auch: Proformarechnung: Bedeutung, Vorkasse, Zoll und Vorsteuer und Anzahlungsrechnung: Muster, Umsatzsteuer und Schlussrechnung. Für Angebote in einer anderen Währung: Währungsrechner.