Rechnung für LKW-Transporte
Rechnung für LKW-Transporte: Hauptlauffracht, Standzeit sowie Be- und Entladung. Mengen, Preise und Steuersatz eintragen und als PDF speichern.
Vorlagen nach Branche
- Hauptlauffracht
- Standzeit
- Be- und Entladung
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Hauptlauffracht“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Be- und Entladung“, ob sie abgeschlossen ist. Übergeben Sie Versandangaben, den Ablieferungs- oder Lagernachweis und die vom Kunden bestätigten Mengen.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Eine Frachtrechnung wird mit zwei anderen Papieren abgeglichen: der vor der Fahrt vereinbarten Frachtbestätigung und der unterschriebenen Ablieferquittung. Diese Vorlage folgt dieser Logik mit der vereinbarten Hauptlauffracht, Standzeit über die freie Wartezeit hinaus und Be- oder Entladearbeit durch Fahrer oder Personal. Setzen Sie die Auftrags- oder Sendungsnummer des Verladers auf jede Rechnung; ohne sie lässt sich die Rechnung schwer zuordnen und bleibt oft liegen.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Hauptlauffracht, Standzeit, Be- und Entladung: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Hauptlauffracht
- Nennen Sie Lade- und Entladeort, Lade- und Liefertag und den vereinbarten Satz je Fahrt oder Kilometer; einen Dieselzuschlag führen Sie in eigener Zeile, wenn die Frachtbestätigung ihn vorsieht.
- Standzeit
- Übertragen Sie Ankunfts- und Abfahrtszeiten je Station aus Ihren Aufzeichnungen oder den unterschriebenen Papieren und berechnen Sie nur die Stunden über die freie Wartezeit hinaus.
- Be- und Entladung
- Halten Sie fest, wer die Arbeit erledigt hat, etwa der Fahrer beim Abladen der Paletten von Hand oder angemietetes Personal, und legen Sie den Beleg bei, wenn Sie dafür gezahlt haben.
- Ware und Volumen
- Halten Sie Artikelnummern, Stückzahl, Gewicht oder Volumen, Verpackungseinheiten und Handhabungsvorgaben fest.
- Strecke und Zeitraum
- Legen Sie Start und Ziel, Lager- oder Transportzeitraum, die Verantwortung für das Be- und Entladen und den Ablieferungsnachweis fest.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie Strecke und Entfernung, die freie Wartezeit und den Satz darüber hinaus sowie die Zuständigkeit für das Be- und Entladen.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Hauptlauffracht“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Standzeit“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Be- und Entladung“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
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- Prüfen Sie die Bedingungen für Zuschläge bei Standzeit, erneuter Zustellung, Retouren und Sonderhandling.
- Gleichen Sie Versand-, Eingangs- und Empfangsmengen ab und begründen Sie Abweichungen.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Hauptlauffracht | 12 × 1.200,00 € | 14.400,00 € |
| Standzeit | 6 × 120,00 € | 720,00 € |
| Be- und Entladung | 1 × 1.200,00 € | 1.200,00 € |
| Zwischensumme | 16.320,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 3.100,80 € | |
| Gesamt | 19.420,80 € | |
Nettobetrag 16.320,00 €, Umsatzsteuer 3.100,80 €, zu zahlender Gesamtbetrag 19.420,80 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Welche Nachweise gehören zur Rechnung?
Die unterschriebene Ablieferquittung und, wenn Sie Standzeit berechnen, die bestätigten Ankunfts- und Abfahrtszeiten. Ohne sie erkennen Verlader Standgeld häufig nicht an; lassen Sie sich die Zeiten deshalb vor der Abfahrt an der Rampe bestätigen.
Wie rechne ich eine Tour mit mehreren Abladestellen ab?
Lassen Sie die Hauptlauffracht in einer Zeile und setzen Sie je weiterer Abladestelle einen Zuschlag mit der jeweiligen Lieferadresse an. Die Standzeit lässt sich dann je Station zeigen, so wie die Papiere des Verladers sie erfassen.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 16.320,00 € netto 3.100,80 €, zusammen 19.420,80 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Wie nummeriere ich Rechnungen?
Verwenden Sie je Unternehmen eine lückenlose Folge und nie dieselbe Nummer zweimal. Eine bereits versendete Rechnung wird nicht gelöscht, sondern durch eine Korrektur berichtigt.
Kann ich die Vorlage als Excel, Word oder PDF herunterladen?
Ja. Für ein PDF brauchen Sie kein Konto: Vorlage ausfüllen und über Drucken / PDF speichern. Die Excel- und die Word-Datei laden Sie mit einem kostenlosen Konto direkt auf dieser Seite herunter, und in der Excel-Datei bleiben die Formeln erhalten: Wenn Sie eine Menge ändern, werden Steuer und Gesamtbetrag neu berechnet.
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Lesen Sie zu „Rechnung für LKW-Transporte“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Rechnungsnummer vergeben: fortlaufend, Beispiele, Korrektur. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.