Niederländische Online-Rechnungsvorlage
Niederländische Online-Rechnungsvorlage: Transportplanung, Frachtabwicklung und Sendungsverfolgung. Online ausfüllen oder als Excel- und Word-Datei laden.
Vorlagen nach Sprache
- Transportplanung
- Frachtabwicklung
- Sendungsverfolgung
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Transportplanung“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Sendungsverfolgung“, ob sie abgeschlossen ist. Übergeben Sie Versandangaben, den Ablieferungs- oder Lagernachweis und die vom Kunden bestätigten Mengen.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Bei einem Logistikkunden in den Niederlanden geht eine Rechnung auf Niederländisch ohne Umweg in die Bearbeitung. Online factuur template druckt die Beschriftungen auf Niederländisch, startet mit den Niederlanden als Land, zeigt Beträge in Euro und nennt die Steuer btw. Die Musterzeilen beschreiben die Arbeit von Spediteuren, Lagerbetreibern und kleinen Transportunternehmen: Transportplanung, Frachtabwicklung und Sendungsverfolgung für den Kunden.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Transportplanung, Frachtabwicklung, Sendungsverfolgung: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Transportplanung
- Berechnen Sie die Planung je Strecke oder je Planungswoche und nennen Sie die Strecken, etwa „Rotterdam–Venlo, 3 Fahrten“.
- Frachtabwicklung
- Verwenden Sie Paletten, Container oder Tonnen als Einheit und geben Sie Datum und Ort der Abwicklung an.
- Sendungsverfolgung
- Nennen Sie den Verfolgungszeitraum und die Zahl der überwachten Sendungen und ob Statusberichte täglich oder auf Anfrage gingen.
- Ware und Volumen
- Halten Sie Artikelnummern, Stückzahl, Gewicht oder Volumen, Verpackungseinheiten und Handhabungsvorgaben fest.
- Strecke und Zeitraum
- Legen Sie Start und Ziel, Lager- oder Transportzeitraum, die Verantwortung für das Be- und Entladen und den Ablieferungsnachweis fest.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Halten Sie Transportzeiten und Strecken, die Mengen der abgefertigten Ladung und den Zeitraum der Sendungsverfolgung fest.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Transportplanung“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Frachtabwicklung“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Sendungsverfolgung“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
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- Prüfen Sie die Bedingungen für Zuschläge bei Standzeit, erneuter Zustellung, Retouren und Sonderhandling.
- Gleichen Sie Versand-, Eingangs- und Empfangsmengen ab und begründen Sie Abweichungen.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
- Prüfen Sie Dokumentsprache (nl) und Ländereinstellung (NL) sowie die vom Kunden gewünschte Währungs- und Datumsdarstellung.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 21 % VAT.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Transportplanung | 3 × 650,00 € | 1.950,00 € |
| Frachtabwicklung | 6 × 650,00 € | 3.900,00 € |
| Sendungsverfolgung | 6 × 180,00 € | 1.080,00 € |
| Zwischensumme | 6.930,00 € | |
| VAT (21 %) | 1.455,30 € | |
| Gesamt | 8.385,30 € | |
Nettobetrag 6.930,00 €, VAT 1.455,30 €, zu zahlender Gesamtbetrag 8.385,30 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Rechnung leichter freigeben und ablegen.
- Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. Ihres Unternehmens
- Name und Anschrift des Kunden
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Dokumentnummer
- Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Betrag
- Steuer getrennt vom Nettobetrag ausgewiesen, dazu der Gesamtbetrag
- Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, Bankverbindung oder akzeptierte Zahlungsarten
Der VAT beträgt hier 21 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Häufige Fragen
Auf welche Registriernummern achtet ein niederländischer Kunde?
Niederländische Geschäftsrechnungen zeigen meist die KvK-Nummer des Verkäufers aus dem Handelsregister der Handelskammer und seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Hinterlegen Sie beide in den Firmendaten, damit sie auf jeder Rechnung stehen, und prüfen Sie die Liste der niederländischen Steuerverwaltung, falls weitere Angaben nötig sind.
Kann ich einem belgischen Kunden mit dieser Vorlage auf Niederländisch Rechnung stellen?
Ja. Behalten Sie den niederländischen Text, stellen Sie aber Belgien als Land ein, damit die Steuerzeile den belgischen Regeln folgt. Bei einem Geschäftskunden in einem anderen EU-Land prüfen Sie vor der Berechnung der Mehrwertsteuer, ob für Ihre Leistung das Reverse-Charge-Verfahren gilt.
Darf ich Wartezeiten am Terminal berechnen?
Wenn Ihre Bedingungen es erlauben, berechnen Sie Wartezeit über die vereinbarte Freizeit hinaus in einer eigenen Zeile mit Stunden und Terminal. Fehlt eine solche Klausel im Vertrag, sprechen Sie den Kunden an, bevor Sie sie in Rechnung stellen.
Wie wird die VAT auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 21 % VAT auf 6.930,00 € netto 1.455,30 €, zusammen 8.385,30 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Kann ich Layout und Farbe ändern?
Ja. Im Editor wählen Sie ein anderes Layout und eine Dokumentfarbe für die gedruckte Seite. An den Zahlen ändert das nichts: Positionen und Summen bleiben, und PDF, Word- und Excel-Datei folgen dem gewählten Layout.
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