Proformarechnung für Sammelcontainer
Proformarechnung für Sammelcontainer: die Kartons jeder Fabrik in einer eigenen Zeile, danach Konsolidierung und Seefracht für einen 40-Fuß-Container.
Vorlagen nach Branche
- Küchenartikel von Fabrik A, 420 Kartons
- Gartengeräte von Fabrik B, 260 Kartons
- Sammelladung, Beladung und Ladebericht
- Seefracht, ein 40-Fuß-Container
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Ware und Lieferbedingungen festlegen
Beispiel: Legen Sie Menge und Einzelpreis für „Küchenartikel von Fabrik A, 420 Kartons“ fest, dann Lieferbedingungen, Transport und Versicherung.
Gültigkeit eintragen und senden
Prüfen Sie jede Position bis „Seefracht, ein 40-Fuß-Container“, tragen Sie Gültigkeitsdatum und Konto für die Vorkasse ein und senden Sie die Proformarechnung.
Nach Zahlung oder Versand abrechnen
Sobald der Käufer zahlt oder die Ware versandt ist, erstellen Sie aus der Proformarechnung die Rechnung. Die Proformarechnung bleibt als angenommenes Angebot unverändert.
Wer bei mehreren kleinen Fabriken bestellt, will selten fünf Sendungen. Ein Beschaffungsunternehmen sammelt die Kartons in einem Lager, belädt einen einzigen Container und nennt dem Käufer einen Preis für alles. Die Proforma muss zeigen, wer was geliefert hat, weil der Käufer den Anteil jeder Fabrik prüft, und was Zusammenführung und Fracht hinzufügen. Die Vorlage gibt jeder Quelle vor den gemeinsamen Kosten eine eigene Zeile.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Küchenartikel von Fabrik A, 420 Kartons, Gartengeräte von Fabrik B, 260 Kartons, Sammelladung, Beladung und Ladebericht, Seefracht, ein 40-Fuß-Container: die Waren oder Leistungen und Mengen, die Sie liefern wollen, zu den Preisen, die Sie berechnen werden.
- Küchenartikel von Fabrik A, 420 Kartons
- Nennen Sie Kartonzahl, Stück je Karton und Volumen in Kubikmetern; der Käufer addiert die Fabriken, um zu sehen, ob der Container wirklich voll ist.
- Gartengeräte von Fabrik B, 260 Kartons
- Nennen Sie in der Zeile die Fabrik und den Tag, an dem ihre Ware im Lager eintrifft, denn ein später Lieferant hält den ganzen Container auf.
- Sammelladung, Beladung und Ladebericht
- Sagen Sie, was die Gebühr umfasst, etwa Wareneingang, Prüfung der Kartonmarkierung, Umpacken und Ladebericht, und ob Lagertage über eine feste Zahl hinaus extra kosten.
- Seefracht, ein 40-Fuß-Container
- Geben Sie Containergröße, Verladehafen und den Hafen an, bis zu dem die Fracht gilt, sowie ob der Satz auch bei teilweise leerem Container bleibt.
- Lieferbedingungen
- Geben Sie die Lieferbedingungen (etwa einen Incoterm mit benanntem Ort) an, den Transportweg und wer die Ware versichert.
- Gültigkeit und Vorkasse
- Nennen Sie, bis wann die Preise gelten, und bei Vorkasse das Konto, auf das der Käufer zahlt.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Führen Sie die Ware jeder Fabrik mit Kartonzahl und Volumen in einer eigenen Zeile auf, danach die Konsolidierung und die Seefracht, und nennen Sie den Termin, bis zu dem die Ladung im Lager sein muss.
Vor dem Versand prüfen
- Stimmen Menge, Einzelpreis und Währung von „Küchenartikel von Fabrik A, 420 Kartons“ mit der Bestellung des Käufers überein?
- Braucht „Gartengeräte von Fabrik B, 260 Kartons“ für die Einfuhrgenehmigung Zolltarifnummer und Ursprungsland in der Beschreibung?
- Kann „Sammelladung, Beladung und Ladebericht“ nach Eingang der Vorkasse in der genannten Menge versandt werden?
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- Stimmen Menge, Einzelpreis und Währung von „Seefracht, ein 40-Fuß-Container“ mit der Bestellung des Käufers überein?
- Prüfen Sie, ob Mengen, Einzelpreise und Währung der Bestellung oder Anfrage des Käufers entsprechen.
- Ergänzen Sie Zolltarifnummer und Ursprungsland in der Beschreibung, wenn der Käufer sie für eine Einfuhrgenehmigung braucht.
- Prüfen Sie Gültigkeitsdatum, Lieferbedingungen und Konto für die Vorkasse sowie den Hinweis, dass es keine Rechnung ist.
Rechenbeispiel: ein 40-Fuß-Container aus zwei Fabriken
Die Zahlen sind ein Beispiel. Ein Beschaffungsunternehmen füllt einen 40-Fuß-Container mit 420 Kartons Küchenartikel aus einer Fabrik und 260 Kartons Gartengeräte aus einer anderen und fügt seine Konsolidierungsgebühr und die Seefracht hinzu. Bei der Ausfuhr wird keine Steuer berechnet.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Küchenartikel von Fabrik A, 420 Kartons | 420 × 38,00 € | 15.960,00 € |
| Gartengeräte von Fabrik B, 260 Kartons | 260 × 52,00 € | 13.520,00 € |
| Sammelladung, Beladung und Ladebericht | 1 × 480,00 € | 480,00 € |
| Seefracht, ein 40-Fuß-Container | 1 × 3.100,00 € | 3.100,00 € |
| Gesamt | 33.060,00 € | |
Die vier Positionen ergeben 33.060,00 €, die Proforma lautet also über 33.060,00 €. Der Käufer sieht, was jede Fabrik beiträgt und was er für Zusammenführung und Fracht zahlt, und die folgenden Versandpapiere behalten dieselbe Aufteilung bei.
Häufige Fehler bei einer Proforma für Sammelcontainer
- Alle Fabriken in eine Zeile zusammenfassen, sodass der Käufer nicht einmal den Anteil eines Lieferanten prüfen kann.
- Keinen Annahmeschluss nennen, sodass eine späte Fabrik den ganzen Container aufhält und niemand weiß, wer die Wartezeit zahlt.
- Fracht nur für den vollen Container anbieten und nicht sagen, was bei teilweise leerem Auslaufen gilt.
- Einen Teil der Ware ab Werk, einen anderen ab Hafen bepreisen, ohne den Landtransport als Zeile aufzunehmen.
- Die Kartonzahlen weglassen, sodass der Ladebericht nicht mit der Proforma verglichen werden kann.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Proformarechnung leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer
- Nummer und Datum der Proformarechnung
- Jede Position mit Menge und Einzelpreis; bei Bedarf Zolltarifnummer und Ursprungsland in der Beschreibung
- Lieferbedingungen (etwa ein Incoterm), Transport und Versicherung
- Zahlungsbedingungen und Konto für die Vorkasse
- Gültigkeitsdatum
- Der Hinweis, dass es sich nicht um eine Rechnung handelt
- Eine Proformarechnung ist keine Rechnung im Sinne des § 14 UStG und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Häufige Fragen
Wie zeige ich das Volumen, damit der Käufer sieht, dass der Container voll ist?
Ergänzen Sie Kubikmeter in jeder Fabrikzeile oder in den Anmerkungen, mit einer Summe im Verhältnis zum nutzbaren Containervolumen. Wer sieht, wie viel vom Container genutzt wird, kann die Frachtzeile beurteilen.
Wer trägt die Kosten, wenn die Kartons einer Fabrik zu spät kommen?
Klären Sie es vor der Bestellung und schreiben Sie den Annahmeschluss in die Bedingungen: Entweder wartet der Container und der Käufer zahlt Lagertage, oder er läuft mit der eingetroffenen Ware aus und der Rest folgt getrennt.
Sollte die Ware jeder Fabrik eine eigene Zeile haben?
Ja. Getrennte Zeilen lassen den Käufer Preis und Menge je Fabrik prüfen, und Sie können eine Quelle streichen oder ergänzen, ohne den Rest zu überarbeiten.
Darf der Preis bei manchen Waren ab Werk und bei anderen ab Hafen gelten?
Halten Sie in der ganzen Proforma einen Ausgangspunkt ein. Ist Ware ab Werk bepreist, nehmen Sie den Landtransport bis zu Ihrem Lager als eigene Zeile auf, damit die Summe ein Hafenpreis ist.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Kann ich Logo und Unterschrift einfügen?
Ja. Im Absenderbereich des Editors gibt es Felder für Ihr Firmenlogo und für ein Bild Ihrer Unterschrift oder Ihres Stempels. Zum Hochladen brauchen Sie ein kostenloses Konto; als Mitglied hinterlegen Sie beides in den Einstellungen, dann beginnt jedes neue Dokument damit.
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Lesen Sie zu „Proformarechnung für Sammelcontainer“ auch: Proformarechnung: Bedeutung, Vorkasse, Zoll und Vorsteuer und Anzahlungsrechnung: Muster, Umsatzsteuer und Schlussrechnung. Für Angebote in einer anderen Währung: Währungsrechner.