Rechnung für Psychotherapie
Rechnung für Psychotherapie: Einzelsitzung, Diagnostik und schriftlicher Bericht. Mengen, Preise und Steuersatz eintragen und als PDF speichern.
Vorlagen nach Branche
- Einzelsitzung
- Diagnostik
- Schriftlicher Bericht
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Einzelsitzung“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Schriftlicher Bericht“, ob sie abgeschlossen ist. Bestätigen Sie erbrachte Leistungen und Mengen mit dem Kunden und bewahren Sie den Übergabenachweis auf.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Eine Rechnung für Psychotherapie muss als Zahlungsbeleg taugen, ohne mehr über den Klienten zu sagen als nötig. Sie nennt die Leistung, das Datum und die Dauer jeder Sitzung, nicht deren Inhalt. Diagnostik und Berichte kosten Zeit außerhalb der Sitzung und stehen in eigenen Zeilen; das zählt, wenn eine Versicherung oder eine zuweisende Stelle einen Teil zahlt und genau wissen will, wofür.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Einzelsitzung, Diagnostik, Schriftlicher Bericht: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Einzelsitzung
- Nennen Sie Datum und Dauer jeder Sitzung, etwa 50 Minuten, und beschreiben Sie neutral, zum Beispiel Einzelsitzung, ohne klinische Einzelheiten.
- Diagnostik
- Berechnen Sie die Zeit für Durchführung und Auswertung und benennen Sie das Verfahren nur so weit, wie der Kostenträger es verlangt; Ergebnisse gehören in den Bericht.
- Schriftlicher Bericht
- Vermerken Sie, wer den Bericht angefordert hat, Abgabedatum und Zeitaufwand und an wen er berechnet wird, falls nicht an den Klienten.
- Annahme und Leistung
- Halten Sie die Auftragsnummer, das Leistungsdatum, die Menge und den vereinbarten Leistungsumfang fest.
- Zusatzleistungen und Übergabe
- Weisen Sie freigegebene Zusatzleistungen, verwendetes Material und den Zeitpunkt von Fertigstellung oder Übergabe getrennt aus.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Halten Sie Zahl und Dauer der Sitzungen, die Ausfallregelung und den Bedarf eines Berichts für eine Versicherung oder eine Behörde fest.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Einzelsitzung“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Diagnostik“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Schriftlicher Bericht“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
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- Gleichen Sie den gebuchten Umfang mit den tatsächlich erbrachten Zusatzleistungen ab.
- Prüfen Sie, ob im Paket enthaltene Leistungen nicht zusätzlich berechnet wurden.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Einzelsitzung | 5 × 1.200,00 € | 6.000,00 € |
| Diagnostik | 1 × 1.500,00 € | 1.500,00 € |
| Schriftlicher Bericht | 8 × 1.500,00 € | 12.000,00 € |
| Zwischensumme | 19.500,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 3.705,00 € | |
| Gesamt | 23.205,00 € | |
Nettobetrag 19.500,00 €, Umsatzsteuer 3.705,00 €, zu zahlender Gesamtbetrag 23.205,00 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Wie erscheint eine kurzfristige Absage auf der Rechnung?
Als eigene Zeile mit Datum und Ausfallhonorar, sachlich bezeichnet als kurzfristige Absage nach der vereinbarten Regelung. Die Sitzungszeilen bleiben den Sitzungen vorbehalten, die stattgefunden haben, damit der Kostenträger beides unterscheiden kann.
Kann eine Rechnung einen ganzen Monat mit Sitzungen umfassen?
Ja. Führen Sie jede Sitzung als Zeile mit Datum auf oder eine Zeile mit der Zahl der Sitzungen und den Daten in der Beschreibung. Eine Monatsrechnung ist für Klienten, die bei einer Versicherung einreichen, oft praktisch, solange jedes Datum sichtbar ist.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 19.500,00 € netto 3.705,00 €, zusammen 23.205,00 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Kann ich Layout und Farbe ändern?
Ja. Im Editor wählen Sie ein anderes Layout und eine Dokumentfarbe für die gedruckte Seite. An den Zahlen ändert das nichts: Positionen und Summen bleiben, und PDF, Word- und Excel-Datei folgen dem gewählten Layout.
Kann ich es dem Kunden per E-Mail schicken?
Ja, über Ihr eigenes E-Mail-Programm. Mit einem kostenlosen Konto bietet das Download-Menü des Editors den Versand per E-Mail an: Ihr E-Mail-Programm öffnet sich mit einer vorbereiteten Nachricht zum Dokument. QuoteBill verschickt selbst nichts; speichern Sie das PDF und hängen Sie es vor dem Senden an.
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Lesen Sie zu „Rechnung für Psychotherapie“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Zahlungsziel auf der Rechnung: 14 Tage, 30 Tage, Skonto. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.