Rechnungsvorlage für Restaurants
Rechnungsvorlage für Restaurants: Speisen und Getränke für Gruppen, Bankettservice und Essenslieferung. Online ausfüllen oder als Excel- und Word-Datei laden.
Vorlagen nach Branche
- Speisen und Getränke für Gruppen
- Bankettservice
- Essenslieferung
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Speisen und Getränke für Gruppen“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Essenslieferung“, ob sie abgeschlossen ist. Bestätigen Sie die tatsächlichen Betriebszeiten und gelieferten Mengen mit der Ansprechperson vor Ort und halten Sie freigegebene Zusatzleistungen fest.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Im Restaurant wird meist am Tisch bezahlt; eine Rechnung braucht es, wenn ein Unternehmen der Gast ist: ein Teamessen, das der Arbeitgeber übernimmt, eine geschlossene Gesellschaft im Nebenraum oder Essen, das ins Büro geliefert wird. Bezahlt wird dann später per Überweisung, und die Buchhaltung muss sehen, wofür. Die Vorlage trennt Speisen und Getränke für die Gruppe, den Service bei der Veranstaltung und die Lieferung, weil jedes anders berechnet wird: pro Person, pro Stunde und pro Lieferung.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Speisen und Getränke für Gruppen, Bankettservice, Essenslieferung: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Speisen und Getränke für Gruppen
- Berechnen Sie ein festes Menü pro Person oder führen Sie Getränke laut Bon nach Menge auf, und nennen Sie die zugrunde gelegte Personenzahl.
- Bankettservice
- Zählen Sie die Servicestunden einschließlich Auf- und Abbau und nennen Sie den Raum, falls eine Raummiete anfällt.
- Essenslieferung
- Geben Sie Lieferadresse und Uhrzeit an und rechnen Sie je Lieferung oder je Bestellung ab, wie bei der Buchung vereinbart.
- Veranstaltungsdaten und Zeiten
- Halten Sie Datum, Veranstaltungsort, Teilnehmerzahl sowie Aufbau-, Proben-, Betriebs- und Abbauzeiten fest.
- Personal und Ausstattung
- Legen Sie Personenzahl und Stunden, die gestellte Ausstattung und die Zuständigkeit externer Dienstleister fest.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Weisen Sie Personenzahl und Menü, die Stunden des Bankettservice sowie Lieferadressen und Zahl der Lieferungen getrennt aus.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Speisen und Getränke für Gruppen“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Bankettservice“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Essenslieferung“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
3 weitere anzeigen
- Vereinbaren Sie, bis wann Teilnehmerzahl und Ablauf feststehen und wie spätere Änderungen berechnet werden.
- Klären Sie, ob Überstunden, Transport, Auf- und Abbau enthalten sind.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Speisen und Getränke für Gruppen | 2 × 1.500,00 € | 3.000,00 € |
| Bankettservice | 1 × 300,00 € | 300,00 € |
| Essenslieferung | 20 × 450,00 € | 9.000,00 € |
| Zwischensumme | 12.300,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 2.337,00 € | |
| Gesamt | 14.637,00 € | |
Nettobetrag 12.300,00 €, Umsatzsteuer 2.337,00 €, zu zahlender Gesamtbetrag 14.637,00 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
§ 14 UStG verlangt zusätzlich die Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Zeitpunkt der Lieferung.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Es kamen weniger Gäste als gebucht. Welche Zahl rechne ich ab?
Die Zahl, die Ihre Buchungsbedingungen vorsehen. Viele Häuser berechnen die einige Tage vorher bestätigte Personenzahl, auch wenn weniger Gäste kommen. Nennen Sie bestätigte und tatsächliche Zahl in den Anmerkungen, damit die Freigabe den Unterschied nachvollziehen kann.
Wohin gehört ein Bedienungszuschlag?
In eine eigene Zeile, als Servicezuschlag mit Prozentsatz oder Betrag bezeichnet, statt in die Speisenpreise eingerechnet. So kann der Kunde ihn mit der Vereinbarung bei der Buchung vergleichen und nachfragen, ohne das Menü infrage zu stellen.
Ein Unternehmen möchte eine Rechnung für mehrere Essen im Monat. Geht das?
Ja, wenn das Unternehmen zustimmt. Jedes Essen erhält eine eigene Zeile mit Datum und Personenzahl; legen Sie die einzelnen Bewirtungsbelege bei, falls vorhanden, damit jeder Abend der einladenden Person zugeordnet werden kann.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 12.300,00 € netto 2.337,00 €, zusammen 14.637,00 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Kann ich die Vorlage als Excel, Word oder PDF herunterladen?
Ja. Für ein PDF brauchen Sie kein Konto: Vorlage ausfüllen und über Drucken / PDF speichern. Die Excel- und die Word-Datei laden Sie mit einem kostenlosen Konto direkt auf dieser Seite herunter, und in der Excel-Datei bleiben die Formeln erhalten: Wenn Sie eine Menge ändern, werden Steuer und Gesamtbetrag neu berechnet.
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