Angebot für Catering
Angebot für Catering: Menüvorbereitung, Servicepersonal und Geschirrverleih. Umfang und Gültigkeit eintragen – nach Zusage wird daraus eine Rechnung.
Vorlagen nach Branche
- Menüvorbereitung
- Servicepersonal
- Geschirrverleih
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Beginnen Sie mit „Menüvorbereitung“, klären Sie die benötigte Menge und die Zuarbeiten des Kunden und vereinbaren Sie für jede Position ein Abnahmekriterium.
Angebot prüfen und freigeben
Stimmen Sie den Abnahmenachweis für „Geschirrverleih“, alle Positionsmengen, die Ausschlüsse und die Bindefrist mit dem Kunden ab und archivieren Sie die freigegebene Fassung.
Liefern und Abrechnung vorbereiten
Bestätigen Sie die tatsächlichen Betriebszeiten und gelieferten Mengen mit der Ansprechperson vor Ort und halten Sie freigegebene Zusatzleistungen fest. Sobald die vereinbarte Stufe erreicht ist, erstellen Sie die Rechnung mit den tatsächlichen Mengen und den freigegebenen Änderungen.
Ein Catering-Angebot baut auf einer Zahl auf, die sich sicher ändert: der Gästezahl. Speisen werden pro Kopf vorbereitet, Personal wird stundenweise gebucht und Geschirr nach Gedecken gezählt, also muss ein Gastgeber sehen, was sich verschiebt, wenn eine Woche vorher zwanzig Gäste dazukommen. Die Vorlage kalkuliert Menü, Servicepersonal und Leihgeschirr getrennt und lässt Platz für die garantierte Mindestzahl und den Termin für die endgültige Gästezahl.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Menüvorbereitung, Servicepersonal, Geschirrverleih: Geben Sie für jede Position die geplante Menge und den Leistungsumfang an.
- Menüvorbereitung
- Kalkulieren Sie das Menü pro Gast, nennen Sie die Gänge und wie vegetarische oder allergenfreie Gerichte gezählt werden.
- Servicepersonal
- Geben Sie Zahl und Stunden des Personals vom Aufbau bis zum Abbau an, nicht nur die Servicezeit.
- Geschirrverleih
- Zählen Sie Geschirr pro Gedeck mit einer Reserve und sagen Sie, ob Bruch und Spülen nachträglich berechnet werden.
- Veranstaltungsdaten und Zeiten
- Halten Sie Datum, Veranstaltungsort, Teilnehmerzahl sowie Aufbau-, Proben-, Betriebs- und Abbauzeiten fest.
- Personal und Ausstattung
- Legen Sie Personenzahl und Stunden, die gestellte Ausstattung und die Zuständigkeit externer Dienstleister fest.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Legen Sie Menüs und garantierte Personenzahl, die Servicestunden, die Geschirrmengen sowie Rückgabe und Spülung fest.
Vor dem Versand prüfen
- Sagt „Menüvorbereitung“, was enthalten ist und von welcher Menge der Preis ausgeht?
- Versteht der Kunde „Servicepersonal“ genauso wie Sie, auch das, was nicht enthalten ist?
- Können Sie den Preis für „Geschirrverleih“ bis zum letzten Gültigkeitstag halten?
3 weitere anzeigen
- Vereinbaren Sie, bis wann Teilnehmerzahl und Ablauf feststehen und wie spätere Änderungen berechnet werden.
- Klären Sie, ob Überstunden, Transport, Auf- und Abbau enthalten sind.
- Prüfen Sie die Bindefrist des Angebots, den Weg der Kundenfreigabe und die Zahlungsstufen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Menüvorbereitung | 1 × 450,00 € | 450,00 € |
| Servicepersonal | 6 × 450,00 € | 2.700,00 € |
| Geschirrverleih | 12 × 450,00 € | 5.400,00 € |
| Zwischensumme | 8.550,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 1.624,50 € | |
| Gesamt | 10.174,50 € | |
Angebotener Nettobetrag 8.550,00 €, Umsatzsteuer 1.624,50 €, Angebotssumme 10.174,50 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben ein Angebot enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Was gilt, wenn weniger Gäste als bestätigt kommen?
Berechnet wird meist die garantierte Zahl. Nennen Sie diese Mindestzahl und den Termin für die endgültige Gästezahl im Angebot, damit beide Seiten wissen, welche Zahl gilt.
Gehören Getränke in dasselbe Angebot?
Ja, in eigenen Positionen. Getränkeservice wird oft nach Stunden oder nach Verbrauch berechnet, anders als Speisen pro Gast.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 8.550,00 € netto 1.624,50 €, zusammen 10.174,50 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Wie wird aus einem angenommenen Angebot eine Rechnung?
Öffnen Sie das angenommene Angebot und wandeln Sie es um. Das Original bleibt unverändert, und die Rechnung übernimmt dieselben Positionen, sodass der Kunde beide Dokumente abgleichen kann.
Kann ich Layout und Farbe ändern?
Ja. Im Editor wählen Sie ein anderes Layout und eine Dokumentfarbe für die gedruckte Seite. An den Zahlen ändert das nichts: Positionen und Summen bleiben, und PDF, Word- und Excel-Datei folgen dem gewählten Layout.
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