Rechnung für mobile Bar und Barkeeper
Rechnung für mobile Bar und Barkeeper: Stunden inklusive Aufbau, Bartheke, Getränkepaket je Gast, Gläser und Eis, mit Ausschankzeit und Genehmigungshinweis.
Vorlagen nach Branche
- Barkeeper, je Stunde inklusive Aufbau
- Leihgebühr für die Bartheke
- Getränkepaket, je Gast
- Gläserverleih und Spülservice
- Eis und Garnituren
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Barkeeper, je Stunde inklusive Aufbau“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Eis und Garnituren“, ob sie abgeschlossen ist. Bestätigen Sie die tatsächlichen Betriebszeiten und gelieferten Mengen mit der Ansprechperson vor Ort und halten Sie freigegebene Zusatzleistungen fest.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Eine Rechnung für eine mobile Bar muss zeigen, wofür der Gastgeber bezahlt hat: Barkeeper für eine Anzahl Stunden, die Bar selbst und entweder ein Getränkepaket je Gast oder Getränke nach Verbrauch. Auf- und Abbau kosten Zeit, die die Gäste nie sehen, und der Gläserverleih wird leicht vergessen. Die Vorlage führt Personal, Barmiete, Paket, Gläser und Verbrauchsmaterial getrennt und lässt die Anmerkungen für Ausschankzeit, Gästezahl und die Zuständigkeit für Genehmigungen.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Barkeeper, je Stunde inklusive Aufbau, Leihgebühr für die Bartheke, Getränkepaket, je Gast, Gläserverleih und Spülservice, Eis und Garnituren: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Barkeeper, je Stunde inklusive Aufbau
- Zählen Sie die Stunden jedes Barkeepers von der Ankunft bis zum Abbau, nicht nur die Ausschankzeit, und nennen Sie die Zahl der Kräfte.
- Leihgebühr für die Bartheke
- Nennen Sie die Theke und ob Branding oder Beleuchtung in der Miete enthalten sind.
- Getränkepaket, je Gast
- Berechnen Sie das Paket je Gast für die endgültig bestätigte Zahl und nennen Sie, welche Getränke und Stunden es umfasst.
- Gläserverleih und Spülservice
- Geben Sie die Zahl der gestellten Gläser an und ob Bruch zu einem genannten Preis berechnet wird.
- Eis und Garnituren
- Eis, Obst und Garnituren sind Verbrauchsmaterial; berechnen Sie sie wie vereinbart, pauschal oder zum Einkaufspreis.
- Veranstaltungsdaten und Zeiten
- Halten Sie Datum, Veranstaltungsort, Teilnehmerzahl sowie Aufbau-, Proben-, Betriebs- und Abbauzeiten fest.
- Personal und Ausstattung
- Legen Sie Personenzahl und Stunden, die gestellte Ausstattung und die Zuständigkeit externer Dienstleister fest.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Trennen Sie Personalstunden, Barmiete und Getränkepaket, nennen Sie Gästezahl und Ausschankzeit des Pakets und vermerken Sie, wer sich um eine nötige Genehmigung kümmert.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Barkeeper, je Stunde inklusive Aufbau“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Leihgebühr für die Bartheke“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Getränkepaket, je Gast“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
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- Steht bei „Gläserverleih und Spülservice“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Eis und Garnituren“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Vereinbaren Sie, bis wann Teilnehmerzahl und Ablauf feststehen und wie spätere Änderungen berechnet werden.
- Klären Sie, ob Überstunden, Transport, Auf- und Abbau enthalten sind.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 5 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Barkeeper, je Stunde inklusive Aufbau | 10 × 35,00 € | 350,00 € |
| Leihgebühr für die Bartheke | 1 × 320,00 € | 320,00 € |
| Getränkepaket, je Gast | 80 × 14,00 € | 1.120,00 € |
| Gläserverleih und Spülservice | 1 × 160,00 € | 160,00 € |
| Eis und Garnituren | 1 × 85,00 € | 85,00 € |
| Zwischensumme | 2.035,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 386,65 € | |
| Gesamt | 2.421,65 € | |
Nettobetrag 2.035,00 €, Umsatzsteuer 386,65 €, zu zahlender Gesamtbetrag 2.421,65 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Wer ist für die Ausschankgenehmigung zuständig?
Die Regeln für Ausschank oder Verkauf von Alkohol bei Veranstaltungen unterscheiden sich je nach Ort und danach, ob Getränke verkauft oder inklusive sind. Vereinbaren Sie schriftlich, wer eine Genehmigung prüft und hält, und vermerken Sie es auf der Rechnung.
Wie berechne ich Getränke nach Verbrauch statt als Paket?
Erfassen Sie Anfangs- und Endbestand je Produkt, berechnen Sie die verbrauchten Flaschen oder Ausschankmengen zu den vereinbarten Preisen und legen Sie die Bestandsliste bei, damit der Gastgeber sie prüfen kann.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 2.035,00 € netto 386,65 €, zusammen 2.421,65 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Kann ich sie in einer anderen Sprache oder Währung nutzen?
Ja. Die Dokumentsprache lässt sich auf eine von 33 Sprachen stellen, und mit der Länderauswahl wechseln Währung, Datumsformat und Steuersatz mit.
Kann ich Logo und Unterschrift einfügen?
Ja. Im Absenderbereich des Editors gibt es Felder für Ihr Firmenlogo und für ein Bild Ihrer Unterschrift oder Ihres Stempels. Zum Hochladen brauchen Sie ein kostenloses Konto; als Mitglied hinterlegen Sie beides in den Einstellungen, dann beginnt jedes neue Dokument damit.
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Lesen Sie zu „Rechnung für mobile Bar und Barkeeper“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Rechnung schreiben: 10 Angaben, Rechenbeispiel, Checkliste. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.