Bestellung Veranstaltungstechnik Miete Vorlage
Bestellvorlage für Miettechnik bei Events: Lautsprecher, Mikrofone, Projektor und Technikerstunden für feste Tage, mit Aufbauzeit, Strombedarf, Haftung.
Vorlagen nach Branche
- Aktivlautsprecher mit Stativen, Paar, 2 Tage
- Funk-Handmikrofone, 4er-Set, 2 Tage
- Projektor 5.000 Lumen mit 3-m-Leinwand, 2 Tage
- Veranstaltungstechniker vor Ort, je Stunde
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Mit dem Angebot abgleichen
Beispiel: Übernehmen Sie „Aktivlautsprecher mit Stativen, Paar, 2 Tage“ aus dem Angebot des Lieferanten und übertragen Sie Menge, Einzelpreis und Spezifikation genau.
Freigeben und senden
Bestätigen Sie Liefertermin und Lieferanschrift für jede Position, auch für „Veranstaltungstechniker vor Ort, je Stunde“, unterschreiben Sie die Freigabezeile und senden Sie die Bestellung ab.
Wareneingang und Abgleich
Prüfen Sie die Ware bei Eingang gegen die Bestellung und gleichen Sie die Rechnung des Lieferanten vor der Zahlung mit der Bestellnummer ab.
Wer Veranstaltungstechnik mietet, kauft Zeit, keine Dinge. Die Technik gehört Ihnen vom Liefertermin bis zur Abholung, und die Tage dazwischen sind der Preis: Ein Lautsprecherpaar fürs Wochenende ist nicht dasselbe wie eines für die Woche. Diese Bestellung nennt den Mietzeitraum je Zeile, fügt den Techniker nach Stunden hinzu und hält fest, was der Vermieter für seine Fahrzeugplanung braucht: Aufbauzeit, Ladezone und Strom am Veranstaltungsort.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Aktivlautsprecher mit Stativen, Paar, 2 Tage, Funk-Handmikrofone, 4er-Set, 2 Tage, Projektor 5.000 Lumen mit 3-m-Leinwand, 2 Tage, Veranstaltungstechniker vor Ort, je Stunde: Geben Sie für jede Position Menge, Einheit und vereinbarten Preis so an, wie der Lieferant sie angeboten hat.
- Aktivlautsprecher mit Stativen, Paar, 2 Tage
- Nennen Sie Raumgröße und Gästezahl, damit der Vermieter die Lautsprecher dimensioniert, und fragen Sie, ob Stative, Kabel und Mischpult im Tagespreis enthalten sind.
- Funk-Handmikrofone, 4er-Set, 2 Tage
- Verlangen Sie bei jeder Anlieferung frische Batterien und einen Reservesatz; ein Handmikrofon, das mitten in der Rede ausfällt, ist der Fehler, den das Publikum behält.
- Projektor 5.000 Lumen mit 3-m-Leinwand, 2 Tage
- Wählen Sie die Lumenzahl passend zu Raumlicht und Leinwandgröße und nennen Sie beim Briefing den Ausgang Ihres Laptops, damit die richtigen Adapter eingepackt werden.
- Veranstaltungstechniker vor Ort, je Stunde
- Nennen Sie eine Mindesteinsatzzeit, den Beginn von Aufbau und Soundcheck und einen Überstundensatz; der größte Teil der Stunden fällt vor Einlass an.
- Lieferant und Angebot
- Nennen Sie den Lieferanten und die Nummer des Angebots, das diese Bestellung annimmt, damit sich jeder Preis dem Angebot zuordnen lässt.
- Lieferung
- Geben Sie Liefertermin, Lieferanschrift, Versandart und den Empfänger der Ware an.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie den Mietzeitraum von Anlieferung bis Abholung, den Veranstaltungsort mit Aufbauzeit, die verfügbare Stromversorgung und wer bei Verlust oder Schaden an der Technik haftet.
Vor dem Versand prüfen
- Entspricht „Aktivlautsprecher mit Stativen, Paar, 2 Tage“ dem Angebot des Lieferanten in Ausführung, Menge und Preis?
- Sind Liefertermin und Empfänger für „Funk-Handmikrofone, 4er-Set, 2 Tage“ vereinbart?
- Hat die budgetverantwortliche Person die Ausgabe für „Projektor 5.000 Lumen mit 3-m-Leinwand, 2 Tage“ freigegeben?
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- Entspricht „Veranstaltungstechniker vor Ort, je Stunde“ dem Angebot des Lieferanten in Ausführung, Menge und Preis?
- Prüfen Sie die Angebotsnummer des Lieferanten, Liefertermin und Lieferanschrift sowie, wer die Bestellung freigegeben hat.
- Prüfen Sie, ob Menge, Einheit und Einzelpreis jeder Position dem Angebot des Lieferanten entsprechen.
- Vergeben Sie eine eigene Bestellnummer, damit der Lieferant sie auf Lieferschein und Rechnung angeben kann.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 4 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Aktivlautsprecher mit Stativen, Paar, 2 Tage | 2 × 185,00 € | 370,00 € |
| Funk-Handmikrofone, 4er-Set, 2 Tage | 2 × 120,00 € | 240,00 € |
| Projektor 5.000 Lumen mit 3-m-Leinwand, 2 Tage | 2 × 260,00 € | 520,00 € |
| Veranstaltungstechniker vor Ort, je Stunde | 14 × 38,00 € | 532,00 € |
| Zwischensumme | 1.662,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 315,78 € | |
| Gesamt | 1.977,78 € | |
Bestellwert 1.662,00 €, Umsatzsteuer 315,78 €, Bestellsumme 1.977,78 €.
- Zugrunde liegendes Angebot: Q-AV-2290.
- Liefertermin: 6 Tage nach dem Bestelldatum.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Bestellung leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens als Besteller
- Name und Anschrift des Lieferanten
- Bestellnummer und Bestelldatum
- Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Betrag
- Liefertermin, Lieferanschrift und Versandart
- Zahlungsbedingungen und Gesamtbetrag, Steuer getrennt ausgewiesen
- Wer die Bestellung freigegeben hat
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Häufige Fragen
Zählen Anlieferungs- und Abholtag zur Mietdauer?
Halten Sie es in den Anmerkungen fest. Manche Vermieter zählen jeden Tag, an dem die Technik draußen ist, andere ab der Veranstaltung. Eine Zeile mit Liefer- und Abholfenster verhindert, dass ein Tag zusätzlich berechnet wird.
Wer haftet, wenn die Technik bei der Veranstaltung beschädigt wird?
Vereinbaren Sie es vor der Bestellung. Mietbedingungen machen den Mieter oft ab Anlieferung haftbar, mit einer optionalen Schadenfreistellung. Schreiben Sie, ob Sie sie nehmen und wie hoch der Selbstbehalt ist, damit ein heruntergefallenes Mikrofon keine Überraschung wird.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 1.662,00 € netto 315,78 €, zusammen 1.977,78 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Kann ich Logo und Unterschrift einfügen?
Ja. Im Absenderbereich des Editors gibt es Felder für Ihr Firmenlogo und für ein Bild Ihrer Unterschrift oder Ihres Stempels. Zum Hochladen brauchen Sie ein kostenloses Konto; als Mitglied hinterlegen Sie beides in den Einstellungen, dann beginnt jedes neue Dokument damit.
Wie wird das Dokument nummeriert?
QuoteBill vergibt für jedes neue Dokument automatisch eine eindeutige Nummer. Als Mitglied stellen Sie in den Einstellungen auf fortlaufende Nummern um, etwa PO-2026-0001: eine Folge je Dokumentart, die jedes Kalenderjahr neu beginnt. Eine selbst eingetippte Nummer bleibt, wie sie ist.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Bestellung Veranstaltungstechnik Miete Vorlage“ auch: Rechnungsarten im Überblick: welches Dokument wann? und Angebot schreiben: Aufbau, Beispiel Webdesign und Checkliste. Wenn die Ware ankommt, gleichen Sie sie hiermit ab: Lieferscheinvorlage.