Quittung für Torten auf Bestellung
Quittung für Torten auf Bestellung: Torte, Dekor und Lieferung in eigenen Zeilen, erhaltene Anzahlung, offener Rest und Abholtermin sauber festgehalten.
Vorlagen nach Branche
- Zweistöckige Zitronentorte, 40 Portionen
- Zuckerblüten und Schriftzug
- Lieferung und Aufbau am Veranstaltungsort
- Tortenständer, Leihgebühr, Rückgabe nach der Feier
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Zahlung der Rechnung zuordnen
Beispiel: Gleichen Sie die Zahlung für „Zweistöckige Zitronentorte, 40 Portionen“ mit der beglichenen Rechnung ab: Rechnungsnummer, erhaltener Betrag und offener Rest.
Zahlung erfassen
Tragen Sie Zahlungsdatum, Zahlungsart und erhaltenen Betrag ein und prüfen Sie jede Position, die diese Zahlung abdeckt, bis „Tortenständer, Leihgebühr, Rückgabe nach der Feier“.
Quittung senden
Senden Sie die Quittung an den Kunden und markieren Sie die Rechnung als bezahlt; bleibt ein Rest offen, bleibt auch die Rechnung offen.
Eine Torte nach Wunsch wird in zwei Schritten bezahlt: mit einer Anzahlung, sobald der Termin feststeht, und mit dem Rest bei Abholung oder Lieferung. Geschmack, Größe und Dekor werden einmal vereinbart, das Geld wechselt aber zweimal den Besitzer, daher braucht jeder Schritt eine eigene Quittung. Die Vorlage führt Torte, Dekor, Lieferung und geliehenen Ständer getrennt auf und hält den Termin der Feier, Allergiehinweise und Restbetrag in den Anmerkungen fest.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Zweistöckige Zitronentorte, 40 Portionen, Zuckerblüten und Schriftzug, Lieferung und Aufbau am Veranstaltungsort, Tortenständer, Leihgebühr, Rückgabe nach der Feier: die Positionen, die diese Zahlung abdeckt, so wie sie auf der beglichenen Rechnung stehen.
- Zweistöckige Zitronentorte, 40 Portionen
- Schreiben Sie Geschmack, Etagengrößen und Portionszahl genau wie vereinbart; auf diese Zeile zeigt der Kunde, wenn die Torte anders aussieht.
- Zuckerblüten und Schriftzug
- Halten Sie Dekor und den genauen Schriftzug fest und lassen Sie die Schreibweise bestätigen; Tippfehler in Namen sind die häufigste Reklamation.
- Lieferung und Aufbau am Veranstaltungsort
- Nennen Sie die Adresse des Veranstaltungsorts, die Uhrzeit, zu der die Torte stehen muss, und wer sie annimmt; eine späte Lieferung zur Feier lässt sich kaum wiedergutmachen.
- Tortenständer, Leihgebühr, Rückgabe nach der Feier
- Geben Sie Wert des Ständers, Rückgabefrist und Rückgabeperson an, damit ein fehlender Ständer nach der Feier nicht zum Streit wird.
- Angaben zur Zahlung
- Tragen Sie Zahlungsdatum, Zahlungsart (Überweisung, Karte oder bar) und den tatsächlich erhaltenen Betrag ein.
- Bezug zur Rechnung
- Nennen Sie die Nummer der Rechnung, die diese Zahlung begleicht; bei einer Teilzahlung vermerken Sie den offenen Restbetrag.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Halten Sie den Termin der Feier und die Uhrzeit der Abholung oder Lieferung, Geschmack und Größe, die erhaltene Anzahlung und die Fälligkeit des Rests fest und sagen Sie, ob die Anzahlung bei einer Absage zurückgezahlt wird.
Vor dem Versand prüfen
- Entspricht „Zweistöckige Zitronentorte, 40 Portionen“ der Position auf der Rechnung, die diese Zahlung begleicht?
- Ist das Geld für „Zuckerblüten und Schriftzug“ tatsächlich eingegangen, ganz oder teilweise?
- Steht „Lieferung und Aufbau am Veranstaltungsort“ mit dem erhaltenen Betrag da, und ist ein offener Rest vermerkt?
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- Entspricht „Tortenständer, Leihgebühr, Rückgabe nach der Feier“ der Position auf der Rechnung, die diese Zahlung begleicht?
- Stellen Sie die Quittung erst aus, wenn das Geld tatsächlich eingegangen ist.
- Prüfen Sie, ob der erhaltene Betrag der Rechnung entspricht, und vermerken Sie eine Differenz als Restbetrag oder Überzahlung.
- Nennen Sie die beglichene Rechnungsnummer und führen Sie die Quittungsnummern als eigene Folge.
Rechenbeispiel: die Anzahlung für eine Tauftorte
Die Zahlen sind ein Beispiel. Eine Kundin bestellt für eine Taufe am Samstag eine zweistöckige Zitronentorte mit Zuckerblüten, Lieferung in den Saal und einen geliehenen Ständer. Die Hälfte der Bestellung zahlt sie jetzt, um den Termin zu sichern.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Zweistöckige Zitronentorte, 40 Portionen | 1 × 190,00 € | 190,00 € |
| Zuckerblüten und Schriftzug | 1 × 45,00 € | 45,00 € |
| Lieferung und Aufbau am Veranstaltungsort | 1 × 30,00 € | 30,00 € |
| Tortenständer, Leihgebühr, Rückgabe nach der Feier | 1 × 25,00 € | 25,00 € |
| Rechnungssumme | 290,00 € | |
| Erhalten | 145,00 € | |
| Offener Betrag | 145,00 € | |
Die vier Positionen ergeben 290,00 €. Diese Quittung hält die heute erhaltenen 145,00 € fest, bei der Lieferung sind noch 145,00 € offen. Datum, Uhrzeit und Schriftzug gehören in die Anmerkungen.
Häufige Fehler auf der Quittung für Bestelltorten
- Eine Anzahlung nehmen, ohne aufzuschreiben, ob sie erstattet wird.
- Den genauen Schriftzug weglassen, sodass ein falsch geschriebener Name Aussage gegen Aussage bedeutet.
- Nur das Datum notieren, nicht die Uhrzeit, obwohl die Torte vor den Gästen stehen muss.
- Die Quittung für den Rest ausstellen, ohne die Anzahlung zu nennen, sodass der Kunde doppelt gezahlt zu haben scheint.
- Die bei der Bestellung genannte Allergie nicht festhalten.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Quittung leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens, bei Registrierung Steuernummer oder USt-IdNr.
- Quittungsnummer und Ausstellungsdatum (Tag des Zahlungseingangs)
- Wer gezahlt hat
- Zahlungsart: Überweisung, Karte oder bar
- Wofür gezahlt wurde und die Nummer der beglichenen Rechnung
- Der erhaltene Betrag, enthaltene Umsatzsteuer gesondert
- Bei einer Teilzahlung der offene Restbetrag
- Nach § 368 BGB ist auf Verlangen eine Quittung auszustellen. Soll sie zugleich als Rechnung für den Vorsteuerabzug dienen, genügen bis 250 € brutto die Angaben einer Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Häufige Fragen
Wird die Anzahlung erstattet, wenn die Feier abgesagt wird?
Das legen Sie selbst fest, also drucken Sie die Regel vor der Zahlung auf die Quittung: etwa Erstattung bis zu einer bestimmten Zahl von Tagen vor dem Termin, danach teilweise Einbehalt für bestellte Zutaten. Prüfen Sie zusätzlich die Verbraucherregeln Ihres Landes.
Ändert sich die Zahl der Gäste, gibt es dann eine neue Quittung?
Lassen Sie die Quittung der Anzahlung unverändert und stellen Sie bei der Restzahlung eine neue mit den geänderten Portionen und der neuen Summe aus. Vermerken Sie alte Summe und Änderung in den Anmerkungen, damit man beide Quittungen nachvollziehen kann.
Wie vermerke ich eine Allergie, ohne die Quittung zu überfrachten?
Nehmen Sie eine Zeile in die Anmerkungen auf: die genannte Allergie und was Sie zugesagt haben, etwa keine Nüsse in Boden und Dekor. Können Sie keine nussfreie Küche versprechen, schreiben Sie auch das, damit der Kunde mit allen Fakten entscheidet.
Hält die Quittung fest, wer nach der Abholung verantwortlich ist?
Sie kann die Übergabe festhalten. Vermerken Sie auf der letzten Quittung, dass der Kunde die Torte einwandfrei übernommen hat, und geben Sie den Rat mit, sie im Auto kühl und flach zu transportieren. Das entlastet nicht bei einem Fehler vor der Übergabe, datiert sie aber.
Was steht auf der letzten Quittung nach der Anzahlungsquittung?
Der volle Auftragswert, die bereits erhaltene Anzahlung mit Datum und der jetzt gezahlte Rest. Der Kunde hat dann zwei Quittungen, die zusammen genau den Auftrag ergeben, und kein Betrag wird doppelt gezählt.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Wie wird das Dokument nummeriert?
QuoteBill vergibt für jedes neue Dokument automatisch eine eindeutige Nummer. Als Mitglied stellen Sie in den Einstellungen auf fortlaufende Nummern um, etwa REC-2026-0001: eine Folge je Dokumentart, die jedes Kalenderjahr neu beginnt. Eine selbst eingetippte Nummer bleibt, wie sie ist.
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