Monatsrechnung für Serviceverträge Vorlage
Monatsrechnung für Wartungs- und Serviceverträge als Vorlage: feste Monatsgebühr, Einsätze außerhalb des Vertrags und Material getrennt ausweisen.
Vorlagen nach Branche
- Servicegebühr für den Monat, Vertrag MS-220
- Notdiensteinsatz außerhalb der Vertragszeiten
- Verbrauchsmaterial bei planmäßigen Besuchen
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Servicegebühr für den Monat, Vertrag MS-220“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Verbrauchsmaterial bei planmäßigen Besuchen“, ob sie abgeschlossen ist. Übergeben Sie Arbeitsnachweis, verbrauchtes Material, offene Punkte und den vereinbarten nächsten Termin.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Alarmüberwachung, Pflanzenpflege im Büro, Druckerservice und Aufzugswartung haben eines gemeinsam: Jeden Monat fällt nach einem Servicevertrag dieselbe Gebühr an, ab und zu kommt etwas hinzu. Diese Vorlage folgt diesem Rhythmus. Die feste Gebühr steht mit Vertragsnummer und Monat in der ersten Zeile; was der Vertrag nicht abdeckt, etwa ein nächtlicher Notdiensteinsatz, folgt darunter mit Datum und Auftragsnummer.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Servicegebühr für den Monat, Vertrag MS-220, Notdiensteinsatz außerhalb der Vertragszeiten, Verbrauchsmaterial bei planmäßigen Besuchen: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Servicegebühr für den Monat, Vertrag MS-220
- Berechnen Sie die Gebühr für den Monat, den sie abdeckt, im Voraus oder nachträglich laut Vertrag, und halten Sie den Wortlaut jeden Monat gleich.
- Notdiensteinsatz außerhalb der Vertragszeiten
- Nennen Sie Datum, Uhrzeit und Auftragsnummer jedes Einsatzes sowie die Klausel, die ihn außerhalb der Monatsgebühr stellt.
- Verbrauchsmaterial bei planmäßigen Besuchen
- Verbrauchsmaterial berechnen Sie nur, wenn der Vertrag es ausnimmt, und zwar nach Art statt als Pauschalbetrag.
- Anlagen und Einsätze
- Halten Sie Anlage oder Bereich, Einsatztage, die Zahl der Einsätze und die Zugangsregelung fest.
- Lohn und verbrauchtes Material
- Weisen Sie Arbeitsstunden, Mengen an Ersatz- und Verbrauchsteilen sowie Arbeiten außerhalb des Wartungsumfangs getrennt aus.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Wiederholen Sie auf jeder Rechnung Vertragsnummer und Monat, lassen Sie die feste Gebühr in einer Zeile und führen Sie Einsätze und Material außerhalb des Vertrags getrennt auf.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Servicegebühr für den Monat, Vertrag MS-220“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Notdiensteinsatz außerhalb der Vertragszeiten“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Verbrauchsmaterial bei planmäßigen Besuchen“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
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- Gleichen Sie zusätzliche Teile und weitere Anfahrten mit den freigegebenen Arbeiten ab.
- Halten Sie den Zustand vor dem Einsatz und die Prüfungen nach der Arbeit fest.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Servicegebühr für den Monat, Vertrag MS-220 | 1 × 640,00 € | 640,00 € |
| Notdiensteinsatz außerhalb der Vertragszeiten | 1 × 95,00 € | 95,00 € |
| Verbrauchsmaterial bei planmäßigen Besuchen | 3 × 18,00 € | 54,00 € |
| Zwischensumme | 789,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 149,91 € | |
| Gesamt | 938,91 € | |
Nettobetrag 789,00 €, Umsatzsteuer 149,91 €, zu zahlender Gesamtbetrag 938,91 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Wie setze ich eine im Vertrag vereinbarte Preisanpassung um?
Wenden Sie sie ab dem im Vertrag genannten Monat an, zeigen Sie die neue Gebühr auf der Rechnung dieses Monats und nennen Sie die Klausel in den Anmerkungen. Eine unerklärte Änderung auf einer wiederkehrenden Rechnung führt meist dazu, dass der Kunde die Zahlung zurückhält.
Darf eine Rechnung mehrere Monate abdecken?
Ja, wenn der Vertrag eine quartalsweise oder jährliche Abrechnung vorsieht. Führen Sie jeden Monat in einer eigenen Zeile auf oder nennen Sie den Zeitraum genau, damit der Kunde die Kosten den richtigen Monaten zuordnen kann.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 789,00 € netto 149,91 €, zusammen 938,91 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Ist diese Vorlage kostenlos?
Ja. Sie können diese Vorlage ohne Konto ausfüllen und drucken oder als PDF speichern, ohne Bezahlschritt und ohne Wasserzeichen im Dokument. Zum Speichern im Konto und für die Excel- und Word-Dateien brauchen Sie ein kostenloses Konto.
Kann ich es dem Kunden per E-Mail schicken?
Ja, über Ihr eigenes E-Mail-Programm. Mit einem kostenlosen Konto bietet das Download-Menü des Editors den Versand per E-Mail an: Ihr E-Mail-Programm öffnet sich mit einer vorbereiteten Nachricht zum Dokument. QuoteBill verschickt selbst nichts; speichern Sie das PDF und hängen Sie es vor dem Senden an.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Monatsrechnung für Serviceverträge Vorlage“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Rechnungsnummer vergeben: fortlaufend, Beispiele, Korrektur. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.